Одно из семи золотых правил составления финансовой отчётности и планирования — меньше деталей.
Это значит, например, что не нужно раскладывать статью «канцтовары» на карандаши и линейки, если эта статья расходов для вас несущественна.
Представьте, если все подобные статьи расшиты до таких деталей. Для финансового анализа это не играет роли, а только размывает фокус. Отчётность выходит загромождённой и тяжёлой для восприятия.
А должна быть — понятной и читаемой, содержащей важные цифры и показатели.
В идеале, отчётность для руководителя должна быть краткой. Один отчёт = одна страница. Посмотрел — и сразу понял всю суть. Ценность информации, которая «размазана» по большому количеству расшифровок, т. е. страниц — теряется.
От самого по себе количества аналитик в учётной системе и цифр в отчётах учёт полезнее не станет.
Чтобы определить, стоит ли раскладывать подробнее какую-то статью, стоит учитывать признак существенности. То есть, детализация должна быть обоснованной.
Полезно задать себе два вопроса:
Если на первый вопрос ответ утвердительный, а на второй «никто не знает» — делать такую детализацию не стоит.
В работе мы сталкивались с программой, где были десятки аналитик — и в них не было смысла. Никто не мог ответить на вопрос, зачем они нужны и какие выводы из них можно сделать.
Например, одна компания разбила статью расходов на связь — телефонная связь по каждому провайдеру, интернет… Это не давало собственнику ничего, кроме дополнительных цифр.
Вот если значение по какой-то статье существенное и влияет на принятие решений — тогда детализировать её стоит.
Детализировать статьи в учёте — это значит не просто их перечислить, а ещё и зашить в программу.
А программа не допускает неточности. Придумал конкретную статью — изволь заносить туда только конкретное наименование. А что если предусмотрел не всё?
Тут то и появляется статья «Прочее».
В чём подвох этой статьи? Например, при смене сотрудников меняются подходы к ведению учёта. Или изменяется зашитый ранее перечень статей расходов. Думать над тем, что и куда отнести, некогда. Вносить изменения в программу — нужно заново договориться о списке статей и привлечь программиста — это долго и может быть затратно.
Поэтому часто идут по пути наименьшего сопротивления — не знаешь, куда отнести, записывай в «Прочее». В итоге получаем пустые детализированные статьи в отчёте и огромные суммы по строке «Прочее».
В нашей практике была строительная компания, у которой были подробно расписаны материалы на основные и вспомогательные. Вспомогательные поделили на 20 разных статей, плюс отдельно — категория «Прочее».
На вспомогательных статьях числились копейки, а на статье «Прочее» — все суммы, которые должны были быть разбиты на те самые 20 статей. Чрезмерная аналитика только запутала сотрудников — при малейшем сбое оператор не понимал, что делать, и относил все материалы в «Прочее».
Внедрять управленческий учёт правильно с верхнего уровня — сначала разобраться в целях и задачах собственника. Исходя из этого определить, какие показатели и почему нужны для принятия управленческих решений.
Затем прописать методологию — учётные принципы, формы отчётности, как зашить бизнес-процессы в учётную систему.
Только после этого уходить в детализацию. Детализация без продуманного верхнего уровня не имеет смысла.
Необходимо прописать иерархию — группы статей. Рекомендуем закладывать группировки по простому логическому смыслу.
Например: себестоимость (всё, что входит в формирование стоимости единицы продукта / услуги) — это группа производственных расходов; административные — и далее расшифровываем по сути применения (содержание помещений, персонал, связь и т. д.).
Допустим, нас интересует детализация рентабельности продаж. Мы должны понять, что влияет на этот показатель. А влияют на него две составляющие:
В себестоимость товаров могут быть включены дополнительные расходы — и если они влияют на рентабельность, их тоже нужно детализировать. Так, всё что связано с обслуживанием продаж на маркетплейсах, должно быть выделено в отдельную статью. Но дальше детализация расходов по маркетплейсам до отделов уже не имеет смысла.
Итого, когда собственники и руководители компаний просят нас детализировать учёт, мы задаём вопрос — зачем вам это и какие управленческие решения вы планируете принимать на основе этих данных. Если ответа на вопрос нет, мы создаём общую статью с возможностью детализировать потом, когда появится необходимость.
Если вы сомневаетесь в целесообразности детализации в вашей отчётности и хотите в целом оценить качество учёта, записывайтесь на консультацию РАЗБОР УЧЁТА от наших финансовых экспертов.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
