Аналитический этап перед внедрением управленческого учёта

Разработка технического задания

на внедрение управленческого учёта

Аналитический этап

Мы часто сталкивались с тем, что собственник не всегда готов сразу сформулировать свои потребности. Может говорить одно, а на самом деле требуется другое. Просто потому что для него самого не все процессы в компании прозрачны. А за одну встречу, пусть она длится час-полтора, нельзя понять все особенности компании, нельзя понять, что реально собственнику нужно

Иван Ямов, руководитель отдела управленческого учёта

Основная цель аналитического этапа — как раз понять реальные проблемы и задачи руководителя, которые он, может быть, даже пока не артикулирует сам. И как следствие — сделать предсказуемыми и действительно нужными результаты будущего проекта по постановке управленческого учёта. Другими словами — разобраться в текущей ситуации, сверить интерпретацию и понимание задач, определить будущий результат.

Что мы делаем на аналитическом этапе?

Проводим интервью с собственниками, руководителями, ключевыми сотрудниками

Коммерческим директором, директором по производству, главбухом, специалистами по логистике, по складу и другими в зависимости от специфики бизнеса. Собираем все потребности на основе подробного опросника. Смотрим, какова ситуация сейчас, какие данные нужны пользователям на местах, чтобы оперативно принимать решения.

По итогам интервью составляем перечень необходимых управленческих отчётов и финансовых показателей для контроля и анализа

Разбираем требования к управленческой отчётности

Знакомимся с бизнес-процессами компании и технологическими особенностями операционной деятельности

Составляем карту основных учётных процессов, которые с ними связаны. Выявляем, в каких процессах возникают проблемы.

Анализируем налоговую структуру - оцениваем эффективность и риски

Разбираемся, как распределяются финансовые потоки.

Описываем оргструктуру компании

На её основе формируем финансовую структуру — определяем фактические центры прибыли и затрат.

Проводим аудит текущей IT-архитектуры — какое ПО, кем и как используется

Собираем все источники информации, все базы данных, все таблицы: кто, куда, какие данные заводит. Проверяем систему на предмет двойного ввода данных, потери данных, «лишних» информационных баз.

Выделяем ключевые недостатки существующей информационной системы, и возможности их исправления

Фиксируем проблемы, которые возникают при использовании ПО.

Определяем задачи и требования к учётной системе, итоговый состав управленческих отчётов

Составляем дорожную карту по настройке управленческого учёта с пошаговым алгоритмом дальнейших действий, объёмом и стоимостью работ по постановке и автоматизации

Irina Ekimovskih · Контроль доходности бизнеса

Irina Ekimovskih · Политика кредитования покупателей

Оставьте заявку — мы перезвоним

Что в результате?

По итогам аналитического этапа и собственник, и мы начинаем видеть предметную картину, оформленную в виде отчёта. В отчёте:

Схема бизнес-процессов с указанием на ней узлов, где возникает сбой / ошибка

Схема налоговой структуры

Схема организационной структуры

Схема финансовой структуры с выделением центров ответственности и указанием их видов

Схема IT-архитектуры — наше предложение по организации единой информационной системы учёта, выбору и интеграции ПО с оценкой объёма и стоимости автоматизации и доработок

Свод требований к управленческой отчётности

Паспорт проекта по постановке управленческого учёта

Дорожная карта с конкретными этапами, видами работ с указанием продолжительности и стоимости каждого этапа

Что мы делаем — это как раз описание всех учётных процессов. То есть разговаривая с ключевыми сотрудниками в компании, мы спрашиваем «А как процесс у вас работает или как он должен работать?». Дальше мы берём по процессу один-два документа. Смотрим как они двигаются на самом деле и отмечаем «красными флажками» те места, где или процесс работает не так, как считают сотрудники, или он работает правильно, но генерит определенные риски для достоверности управленческого учёта, например, потерю и искажение информации. Затем делаем чек-лист тех проблемных моментов, которые мы выявили. Обычно, это в пределах 5-7-10 позиций.

Пример анализа и визуализации бизнес-процесса

Самое главное — в результате аналитического этапа все стороны получают ясность задач, времени, стоимости проекта и план действий.

После того, как цели постановки управленческого учёта и его связь с финансовым результатом бизнеса опрозрачены, гораздо проще приступать к следующему этапу — разработке метолодогии учёта, на котором мы уже детализируем финансовую структуру, разработаем учётную политику, правила ведения учёта, формы отчётов, справочники и инструкции для пользователей. Аналитический этап в 10 дней становится фундаментом дальнейшего проекта.

Пример анализа IT-структуры с фиксированием проблем