Внедрение управленческого учёта — о каких правилах стоит помнить, какая отчётность будет работать

Просмотров: 202
08.07.2022
Ирина Екимовских
Автор статьи Ирина Екимовских Директор

Управленческий учёт — это вся бизнес-аналитика компании. В отчётности аккумулируются важные показатели, которые позволяют видеть финансы прозрачно и принимать решения с опорой на цифры.

Внедрение учёта, как и любой сложный проект, требует основательного подхода. Начинается оно с понимания целей и анализа бизнеса. Важно, чтобы собственники и руководители компании понимали, в чём задача и ценность учёта для них.

Что важно знать при внедрении управленки

Ключевыми являются три управленческих отчёта: Баланс, Отчёт о движении денежных средств (ОДДС) и Отчёт о доходах и расходах (ОДР). По итогам проекта они все должны быть внедрены. А по необходимости дополнены системой оперативной отчётности.

Если у вас есть только один или два из основных отчётов, то вы не управляете капиталом, вложенным в бизнес.

Только три отчёта, составленные на одну дату и по одним правилам, позволяют делать выводы и принимать решения, которые будут защищать капитал.

 

Каждая финансово-хозяйственная операция, которая связана с движением капитала, обязательно фиксируется в управленческом учёте. При этом все три формы отчётности связаны между собой. Так мы можем контролировать капитал.

Например, если к вам поступила выручка от продажи, это отражается на Балансе — увеличился расчётный счёт, уменьшилась дебиторская задолженность. Или перемещение материала со склада в цех. Важно всё в отчётности зафиксировать.

Об этом нам говорит принцип двойной записи, который изобрёл ещё много веков назад итальянский математик Лука Пачоли.

 

В этой схеме показано, что любая операция, связанная с движением капитала, отражается на разных показателях. Когда мы получаем на склад товар, с деньгами ничего не происходит, но увеличиваются активы на 100 рублей и увеличиваются обязательства перед поставщиками.

То есть, чтобы формировать управленческий учёт в компании, вам нужно:

  • иметь три формы отчёта (Баланс, ОДР и ОДДС);
  • они все должны быть связаны между собой.

Для этого бизнесу нужно единое место, где будут фиксироваться доходы, расходы, имущества, обязательства и пр. — т.е. одна информационная система, из которой мы можем получать разные отчёты.

 

Это базовые принципы учёта, которые напрямую влияют на эффективность управления бизнесом. Но только около 10% компаний МСБ имеют три ключевых отчёта.

Какие ошибки допускаются при внедрении управленки

  1. Нет финансовой стратегии бизнеса. Вы хотите внедрить управленческий учёт, но не понимаете, что это, зачем и какие требования нужны к учёту, а также как он работает.
  2. Не занимаетесь методологией, а сразу переходите на стадию автоматизации. В итоге каждый раз отчёты формируются по-разному.
  3. Начинаете автоматизировать отдельные отчёты — по марже, продаже, складу, сделкам. И всё это делается в разных системах или по-разному.
  4. Параллельное ведение учёта. Это когда есть бухгалтерский учёт, и те же операции, которые вносят в бухучёт, вносятся ещё куда-то. Мы придерживаемся принципа однократного ввода информации для построения эффективной системы учёта — при наименьших усилиях нужно получать максимальный результат.
  5. Проектом постановки управленческого учёта занимаются только бухгалтеры. Или только специалисты 1С. И те, и другие не могут знать, какой результат нужен от управленческого учёта и какие инструменты нужны собственнику, чтобы защищать капитал. Внедрение управленки — это командная работа.
  6. Нет мотивации персонала на формирование учёта. И нет правил, как заносить информацию в систему.
  7. Руководство не работает с данными финучёта.

Как происходит грамотное внедрение управленческого учёта

Разберём на нашем примере, как мы внедряем управленку в компаниях.

На первом этапе мы формируем команду проекта — туда входят гендиректор или собственник, бухгалтерия, программисты, финансисты. В этот момент мы распределяем роли, формируем требования для управленческого учёта (что собственник хочет от управленки), анализируем учётные процессы, формируем план работ. Этот этап длится 2-4 недели в зависимости от размера компании.

 

На втором этапе формируется основа — мы отвечаем на вопрос, на что будет опираться методология управленческого учёта. Здесь три блока для работы — налоговый, финансовый и основные справочники. Анализируем налоговую структуру и оцениваем её эффективность, прописываем процессы, которые происходят в компании. Отмечаем, какие у компании есть направления и что будет точкой учёта.

 

На третьем этапе мы определяем методологию учёта. То есть, каких принципов будет придерживаться компания при работе с информацией. Вам нужно заранее определиться, что для вас расходы и доходы, как вы проводите переоценку имущества, списываете убытки и пр. Эти вопросы могут сильно влиять на финансовый результат.

На четвёртом этапе мы выбираем подходящую программу для учёта, формируем к ней требования, смотрим, какая аналитика нужна для управленки и настраиваем программу.

На пятом этапе — регламентация. После того, как мы настроим ИТ-архитектуру, завели справочники, надо прописать, на каком основании, кто и когда будет вносить информацию в систему, кто всё это будет проверять и когда должен закрываться отчётный период.

Подробнее об этапах постановки здесь.

 

Наконец, мы рекомендуем руководителю продумать систему мотивации персонала — зачем люди будут вносить документы в систему, запрашивать нужную информацию у отделов и делать это своевременно.

 

Когда управленческая отчётность будет работать

Ну и наконец, важно понимать, когда управленческий учёт будет работать. Если:

  • вы анализируете отчётность ежемесячно не менее 6 месяцев подряд;
  • вы анализируете отчётность в динамике месяц к месяцу, год к году, план к факту — в идеале нужно анализировать данные за 2-3 периода. Цифры работают в динамике;
  • управленческая отчётность в действительности является инструментом для принятия решений;
  • в мотивации персонала есть показатели, указанные в управленческой отчётности;
  • все топ-менеджеры компании пользуются одной отчётностью.

Контролируйте и сохраняйте ваш капитал с помощью управленческого учёта. Эксперты АЦ «Основа Капитал» помогут вам внедрить управленку — через 3-6 месяцев в зависимости от размера компании у вас будет вся необходимая информация для принятия эффективных управленческих решений. Оставьте заявку, чтобы начать проект.

Поделитесь статьей
Читайте другие статьи
08.08.2022
Уменьшать или не уменьшать. Минфин напомнил, как налоговики должны доказывать, что компания незаконно уменьшила налоговую базу
08.08.2022
Списал — не значит, что забыл. Чем грозит неправильное оформление недостачи товарно-материальных ценностей?
01.08.2022
Реконструкция или капитальный ремонт? Компания из Челябинска оспорила штраф в 8 млн ₽
20.07.2022
Обзор судебной практики Верховного Суда — подборка по налоговым делам за 2022 год
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.