Торговая компания работала в устаревшей учётной системе, а существующей управленческой отчётности не хватало прозрачности. Рассказываем как внедрили новую программу и добились достоверности учёта.
Основное направление компании — торговля автозапчастями из Китая. Также у неё есть небольшое собственное производство. Основной объём продаж составляет опт, b2b.
У компании уже были выстроены бизнес-процессы, а управленческий учёт вёлся в 1С:УПП. Проблема была в том, что 1С перестала поддерживать это ПО, программа устарела, не обновлялась, и с неё было пора переходить.
Задачи, которые стояли перед нами в проекте:
1. Запустили проект и определили шаги
Мы использовали методику Scrum и работали спринтами. Каждую неделю мы проводили встречи, благодаря чему клиент был включён в каждый из этапов работы, а ход проекта было легко контролировать. На старте определили сроки этапов и последовательность действий.
2. Проанализировали процессы компании
Мы пообщались с исполнительным директором, собственником и представителями каждого подразделения, проанализировали базу. В ходе интервью определяли, кто за какой показатель отвечает и как организованы хозяйственные операции.
Рядом с каждым действием в процессе указали документ, регламентирующий его, ответственного сотрудника, срок выполнения, особенности, результат. Это была большая и кропотливая работа. В итоге мы получили подробную карту бизнес-процессов компании.
3. Выбрали программу и утвердили дорожную карту внедрения
Карта процессов помогла решить, в какую программу лучше переходить: Комплексную, УНФ или другую. 1С:КА позволяет вести бухгалтерский и управленческий учёт в одной программе, поэтому выбор был сделан в её пользу.
Дорожная карта по внедрению 1С:КА уже была отработана нами на нескольких проектах, и в этот раз тоже привела к успеху. В карте обозначены основные вехи, работы на месяц. В пределах этого месяца мы ставили небольшие задачи с короткими сроками.
4. Настроили методологию управленческого учёта
Мы усовершенствовали формы управленческой отчётности — Отчёт о движении денежных средств, Отчёт о доходах и расходах (P&L), Управленческий баланс. В частности, пересмотрели статьи поступлений и выплат в ДДС, статьи доходов и расходов в P&L, выделили центры финансовой ответственности (ЦФО) — структурные подразделения компании, определили правила распределения расходов, скорректировали справочник номенклатур и так далее.
5. Начали дублировать управленческий учёт в двух программах
Через два месяца совместной работы сотрудники компании начали дублировать управленческий учёт в старой базе 1С:УПП и в 1С:КА. Это был переходный период, необходимый, чтобы сотрудники на практике научились вносить данные по своему блоку в новую программу. Мы написали инструкции и проводили встречи по видеосвязи, чтобы отработать корректное занесение операций в систему.
6. Перешли полностью в новую базу
К началу четвёртого месяца компания полностью перешла в 1С:КА и отказалась от 1С:УПП. Перенос данных по продажам на маркетплейсах и заказам с сайта в новую программу сделали с помощью программной доработки.
В компании уже был неплохо организован управленческий учёт. Вместе мы донастроили процессы и осуществили переход в новую систему, чтобы получать достоверную и удобную отчётность в короткий срок. На успех проекта повлияли три ключевых фактора:
1. Отсутствие саботажа со стороны сотрудников
Сотрудники компании уже работали в программе и были готовы освоить функционал новой базы. С их стороны не было сопротивления изменениям, поэтому внедрение прошло быстро.
2. Лидер проекта на стороне клиента
Изменениями руководил исполнительный директор. Он лучше знает особенности компании, поэтому общался с сотрудниками и был связующим звеном между нами и собственниками бизнеса.
3. Штатный программист
У компании есть свой программист, который помогал технически реализовать переход в новую систему. Например, настраивал выгрузку данных из программы.
Обе поставленные клиентом задачи были успешно решены. Компания отказались от УПП и перешла в 1С:КА. Теперь в Комплексную заносится вся информация, в ней считается себестоимость. База закрывается в соответствии с регламентом закрытия месяца, и все данные в отчётах корректные, понятные и прозрачные. Первичные бухгалтерские документы заносят сотрудники компании, а бухгалтерский и управленческий учёт ведут наши специалисты.
Отчёты пока формируют в Excel на основе данных, выгруженных из 1С. Следующий шаг — это автоматизация отчётности с выгрузкой на дашборды в Power BI.
Чтобы настроить управленческий учёт в вашем бизнесе, оставляйте заявку.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
