Главная задача управленческого финансового учёта — обеспечить собственника и руководителей качественной информацией для принятия бизнес-решений.
В свою очередь управленческая отчётность будет качественной тогда, когда она отражает цели бизнеса в конкретных показателях и базируется на достоверных данных.
Иногда к нам обращаются компании, которые пытались внедрить управленческий учёт в течение нескольких лет. Да, мы не оговорилась, именно нескольких лет. Пытались, но так и не дошли до регулярной финансовой отчётности. При этом стоимость таких незавершённых проектов уже давно перевалила за несколько миллионов.
Причины этому всегда — комбинация факторов, о которые спотыкается проект. Но риски внедрения можно минимизировать или свести к нулю, чтобы проект был успешным. Главное — быть подготовленными. То есть знать об этих рисках и заранее предусмотреть мероприятия по их снижению.
Рассмотрим ТОП-7 рисков, которые мы выделяем.
Это основной риск. Никто кроме собственника не сможет правильно задать цели и мотивировать команду.
Как минимизировать риск:
— вместе с консультантами по постановке управленческого учёта определить образ результата,
— участвовать в ежемесячных отчётных встречах и контролировать ход проекта.
Серьёзный риск. Сопротивление сотрудников и особенно бухгалтерской и финансовой службы может свести все усилия консультантов по настройке учёта на нет.
Сотрудников можно понять — в их «родные» процессы внедряются, говорят что делать, перестраивают привычную работу.
Сопротивление может нарастать по нескольким причинам.
Как минимизировать риск:
— чётко ставить цели проекта, объяснять, зачем нужны данные учёта,
— проводить стартовую kick-off-встречу, чтобы настроить общее понимание,
— контролировать ход проекта на регулярных встречах.
Проект изменений, такой как постановка управленческого учёта, предполагает внедрение новых рабочих инструментов, программ, регламентов. На всё это нужно время — вникнуть, разобраться, выполнить свою часть задач в рамках проекта. Если сотрудник итак загружен, ему не до этого, он просто физически не успевает.
Как минимизировать риск: высвободить время ключевых сотрудников, которые должны активно участвовать в проекте. Если не получается передать часть постоянного функционала другим сотрудникам компании, то взять дополнительную единицу, чтобы разгрузить участника проекта.
В таком случае сотрудники могут прямо саботировать проект. Например, отчитываться, что изучили функции новой программы, а по факту не проходить обучение.
Такое часто случается с сотрудниками нефинансовых подразделений. Например: переходим на 1С:Управление торговлей, а отдел закупа всегда работал в Excel, и ничего вносить в 1С:УТ не хочет.
Между тем, для обеспечения достоверности учёта очень важно, чтобы время между совершением операции и занесением в программу было минимальным. Это позволяет критически снизить количество ошибок. Поэтому нужно, чтобы сотрудники на местах сами фиксировали свои операции.
То есть: учёт материалов на складе подтверждает служба логистики или склада; за документы на списание отвечает мастер участка или начальник смены.
Как минимизировать риск:
— снова проговорить цели — как учёт позволит улучшить эффективность компании и достичь нужных показателей,
— объяснить, как работает качественный учёт, его принципы, чем будет полезен конкретно руководителям и сотрудникам на местах,
— на старте проекта чётко распределить роли внутри проектной команды, показать, кто и почему важен, чтобы проект «взлетел»,
— быть готовыми к тому, что с какими-то сотрудниками, возможно, придётся расстаться, если они будут «тормозить» проект.
Как минимизировать риск:
— заменить сотрудника,
— если же сотрудник ценный, с огромным опытом, но перейти на работу в ПО для него большая проблема в силу каких-либо причин, то нанимать помощника — оператора 1С.
У проекта должен быть лидер, который будет двигать его внутри компании, держать в тонусе — контролировать ход выполнения задач, поторапливать коллег, решать организационные и коммуникационные вопросы.
Лидером проекта может быть сам собственник компании, руководитель, финансовый директор или один из специалистов.
Главное, чтобы он был заинтересованным, авторитетным и активным. Иначе все задачи в рамках проекта внутри компании будут тормозиться или вообще саботироваться. Перекликается с первым и вторым пунктами.
Как минимизировать риск: выбирать на эту роль человека не по принципу его должности, а по управленческим и soft-навыкам. Если подходящего человека внутри компании нет, то нанять внешнего менеджера проекта.
Если по ходу проекта постановки учёта внедряется новое ПО, то крайне важно, чтобы все работающие с ним сотрудники научились им пользоваться. Знали, что такое справочники, какие в системе предусмотрены документы, как они отражаются, как проводить операции.
В противном случае из-за постоянных ошибок в заведении первичных данных, качественную отчётность вы никогда не получите. Когда из месяца в месяц отчётности доверия нет, ею очень быстро перестают пользоваться. В итоге происходит откат всё к тем же Excel-файлам.
Наша практика показывает, что инструкций и видео-уроков для самостоятельного изучения — недостаточно. Сотрудники должны пройти полноценное обучение.
Мы рекомендуем проводить обучение отдельным курсом от специализированной обучающей компании (например, от 1С-франчайзи). Курс должен включать теорию, отработку практики на домашних заданиях и обязательное тестирование на усвоение материала.
Как минимизировать риск: заложить обязательное обучение в бюджет проекта. Сотрудник должен предоставить лидеру проекта сертификат о прохождении обучения.
Постановка учёта — командная работа. И в команду проекта входят как консалтеры, так и сотрудники самой компании-клиента.
На нашей стороне — экспертиза, технология внедрения учёта, анализ финансового состояния компании, выбор ПО и рекомендации по отстройке оптимальных бизнес-процессов, методология учёта. На стороне команды клиента — проведение необходимых процедур, работа с первичными данными.
Например, чтобы у нас была корректная точка отсчёта, с которой мы будем сравнивать всю дальнейшую динамику показателей компании, мы включаем в план работ инвентаризацию всех активов. Саму инвентаризацию должны провести сотрудники компании.
Или мы обнаруживаем отрицательные остатки на складах в действующей программе учёта. Тогда разобраться, как так получилось, где ошибка в заведении информации и как на самом деле обстоят дела с отгруженной продукцией — должны сотрудники компании. Иначе невозможно будет закрыть месяц в программе.
Если такие задачи не выполняются своевременно, сроки проекта могут существенно растягиваться.
Как минимизировать риск:
— предусмотреть мотивацию для команды за выполнение задач проекта,
— контролировать ход выполнения задач с регулярностью не менее одного раза в неделю.
С базой, или учётной системой, работает множество специалистов компании. Каждый выполняет свои задачи. Но также должен быть и один ответственный, который проверяет корректность всех операций перед закрытием периода. В частности: взаиморасчёты, движение товаров, остатки на счетах.
Если этого не делать, может «не пойти» Баланс и денежный поток по Отчёту о движении денег, может получиться неверный Отчёт о доходах и расходах.
Примеры ошибок в системе, которые повлияют на отражение финансового результата: забыли отразить возврат товара; не проведена сумма реализации; остатки денег на счетах показывают отрицательное сальдо; деньги в пути не закрываются.
Кроме того, нужно иметь в виду, что любая запущенная система приводит к рискам хищения.
Как минимизировать риск:
— обеспечить общий контроль по всему циклу хозяйственных операций. Владельцем базы будет тот же, кто предоставляет управленческую отчётность собственнику. Именно он подтверждает достоверность отчётности. Это может быть финансовый директор или финансовый менеджер, экономист. При отсутствии финансовой службы — главный бухгалтер.
— внедрить регламент закрытия периода и ежемесячно подтверждать достоверность данных по контрольным точкам учёта.
Бывает, что процессы сложные, и компания не хочет или не может их поменять. Иногда, какие-то бизнес-процессы нужно полностью пересмотреть и оптимизировать. Но привычка работать по-старому сильна.
Какие сложности могут встречаться в процессах:
При этом финансовый учёт — это не изолированная функция, а отражение бизнес-процессов компании. Он не может быть просто надстройкой. Чтобы получился качественный учёт, нужны и оптимальные бизнес-процессы.
Как минимизировать риск: запуская проект, понимать, что изменения коснутся всех процессов компании, а не только работы финансово-бухгалтерской службы.
Итак, чтобы успешно внедрить управленческий учёт и получать качественную финансовую отчётность, важно грамотно реализовать проект. В частности — определить цели и дорожную карту, собрать и мотивировать команду, выбрать лидера проекта, контролировать его ход и заранее предусмотреть риски.
Чтобы узнать больше и настроить грамотный управленческий учёт в вашем бизнесе, оставляйте заявку.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
