Командная работа и готовность к изменениям — рассказываем, что нужно для успешного внедрения управленческого учёта в бизнесе

Просмотров: 94
20.04.2021
Елена Зимина
Автор статьи Елена Зимина Руководитель направления аутсорсинга управленческого учёта

Когда собственник приходит с запросом внедрения управленческого учёта, но подразумевает некую внешнюю надстройку и не планирует погружаться в процесс — это вряд ли сработает. Потому что постановка учёта — всегда командная работа и настрой «давайте делать вместе» подходит лучше. Объясняем, почему это важно и что ещё нужно от руководителя и сотрудников.

Постановка управленческого учёта (УУ) требует много сил, энергии, времени. И не только от нас, но и от руководителя компании. Его вовлечённость в процесс очень важна: надо быть готовым к изменениям, принимать волевые решения, работать над своими установками и установками своей команды.

Зачем — определяет собственник

Руководитель должен в первую очередь сформулировать — зачем ему управленческий учёт и что он хочет получить в итоге. Потому что УУ — это история не про «красивые» отчёты, а про эффективность бизнеса. Ещё до того, как приступить к настройке процессов, мы спрашиваем: какие показатели хочет видеть в отчётах глава компании, какая аналитика нужна.

Бывают ситуации, когда сложно сформулировать, что конкретно нужно. Тогда важно понять, в чём ключевая проблема бизнеса — где та боль, из-за которой клиент пришёл к нам. Например, у компании возник кассовый разрыв и надо понять причину. Иногда собственник уверен, что всё в порядке, но при детальном разборе становится ясно, что это не так.

Пример из практики. Владелец компании, которая занимается производством и оптовой торговлей не забирал прибыль из бизнеса в виде дивидендов, а вкладывал деньги в дело. Собственник был уверен — это на пользу компании.

Но мы собрали управленческую отчётность за три года и поняли — прибыль, по сути, уходит в дебиторскую задолженность, она осела в оборотном капитале.

Что мы сделали:

  • Составили финансовый план и зафиксировали сумму дебиторки, которая должна быть на конец года.
  • Рассчитали размер дивидендов, которые необходимо выплачивать из бизнеса.
  • Ввели систему резервов.
  •  Начали вести ежемесячную управленческую отчётность
  • Предложили ввести систему мотивации для сотрудников отдела продаж для сокращения дебиторки.

Как результат — собственник понял, что выплачивать дивиденды выгодно. Попутно компании удалось сократить оборачиваемость товарных остатков на 43%, увеличить рентабельность по чистой прибыли на  4%, увеличить выручку на 20% и самое главное — владелец компании впервые за всю историю стал получать дивиденды.

В проекте всегда должен участвовать носитель боли / задачи, иначе можно не докопаться до сути. Универсального решения нет, потому что нет универсальных проблем, а каждый бизнес уникален.

Открытость и готовность к изменениям

Но чтобы добиться таких результатов как в примере выше, важно не только сформулировать проблемы и задачи, нужно быть готовыми внедрять изменения в работе компании по итогам финансового анализа.

Управленческая отчётность — только верхушка айсберга, она является отражением производственного процесса, продаж, инвестиционной деятельности. Поэтому качественный учёт базируется на отлаженных бизнес-процессах. Если же в компании наблюдается хаос и никто ничего менять не собирается, то работать УУ не будет.

Ещё один важный момент — как сотрудники будут воспринимать изменения. Когда руководитель недостаточно убедителен в том, что компании нужно меняться и внедрять УУ, подчинённые могут сопротивляться и тормозить процессы. Поэтому разъяснить команде важность внедрения учёта просто необходимо.

Ещё один пример. К нам обратился собственник компании — поставщик комплектующих для производства пластиковых окон и входных групп. Оборот достиг полутора миллиардов, но большую часть продаж обеспечивают небольшие заказчики и контролировать процессы сложно. Собственник не видел картину бизнеса целиком: например, в программе учёта отражались только товары. Этого явно недостаточно для принятия решений.

Предприниматель пришёл с запросом на изменения — у него горели глаза, и он активно включился в работу по постановке управленческого учёта. Дал нам большое интервью, где рассказал о своих болях и потребностях.

Что мы сделали: в компании была бухгалтерия и финансовая служба. Работали они независимо друг от друга — бухгалтеры вели отдельный учёт и не вмешивались в работу финансистов. А мы вошли в проект, объединили их, изменили базу первого ввода — бухгалтер те же самые документы начал вводить в другую программу. Что ещё важно — финансисты и бухгалтеры перестали работать сами по себе, а начали взаимодействовать и контролировать друг друга.

Перестройка процессов потребовала усилий, но это того стоило — собственник, наконец начал получать достоверную отчётность с точными цифрами.

Наш подход

Конечно, успех внедрения учётной системы зависит не только от горящих глаз управленца. Но и от того, кто внедряет УУ. Со своей стороны мы:

  1. Задаём правила игры: помогаем осознать пользу изменений, объясняем, какие проблемы решит настройка УУ, разрабатываем правила и регламенты, помогаем мотивировать сотрудников.
  2. Проводим аналитическую работу, показываем слабые места в бизнесе и рассказываем, что можно с этим сделать.
  3. Определяем ключевые показатели бизнеса и объясняем, от чего они зависят, как меняются. Например, если в компании мало продаж, управленческая отчётность может дать ответ на вопрос — почему.
  4.  На всех этапах мы помогаем руководителю справиться с возникающими трудностями, отвечаем на все запросы.

Мы придерживаемся правила — управленческий учёт должен быть настроен индивидуально под потребности компании и владельца, чтобы решать задачи и помогать развивать бизнес.

Запишитесь на Разбор учёта, чтобы обсудить ваши задачи с нашими экспертами.
Поделитесь статьей
Читайте другие истории успеха
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.