Качественные управленческие решения в бизнесе опираются на цифры и показатели в динамике. Как организовать финансовый учёт и управлять строительным проектом с помощью данных, разберёмся в статье.
Только все три отчёта в комплексе дают полную картину финансового положения компании. Задача бухгалтера или финансового директора — обеспечить процессы, чтобы данные заносились в единую информационную систему, откуда эти отчёты должны получаться автоматически.
Отчёт о движении денежных средств (ДДС) — любимый отчёт собственников, который позволяет тщательно записывать каждый платёж. Кажется, что таким образом можно контролировать всё, что связано с движением денег. На самом деле, в этом отчёте не отражаются доходы и расходы периода и не контролируются финансовые модели.
Компании записывают в табличках по учёту денег все платежи с точностью до рубля и пытаются разбивать их по проекту. А когда собирают баланс, то компания оказывается с отрицательным капиталом (разрывом баланса). Почему так происходит? Если сумма обязательств превышает имущество компании, значит, компания не контролировала самое главное — доходы и расходы периода — и могла уходить в убыток либо выплачивать слишком высокие дивиденды, что вызывает разрыв баланса. Поэтому важно контролировать как движение денег, так и доходы и расходы.
Отчёт о доходах и расходах (ОДР / P&L / Отчёт о финансовых результатах). Отчёт очень важен в строительстве для контроля по объектам: что построили и сколько на это потратили. В нём отображаются выполненные объёмы работ, потраченные материалы, расходы на заработную плату, прочие доходы и расходы.
Баланс. В предыдущих двух отчётах вне зоны внимания остаются перемещения имущества.
Например, закупили материалы, отвезли на склад, а потом перераспределили их на другой объект. Если не составлять баланс, это невозможно увидеть, особенно когда компания растёт на 200–500 млн ₽ в год.
В деятельности компании есть короткие операции. Например, получили предоплату от покупателя. Что в этот момент происходит с отчётностью: одновременно увеличивается сумма денег на расчётном счёте и растёт кредиторская задолженность перед покупателем. В доходах и расходах ничего не меняется. Другой пример: сделали первый этап работ и израсходовали на нём материалы — записываем их в расходы, соответственно уменьшается прибыль.
Любой рубль, который попал в контур компании, записывается. Перемещение денег внутри компании фиксируется на счетах.
Чтобы разобраться, как эффективно управлять финансами строительной компании, участвуйте в семинаре-практикуме Ирины Екимовских «Деньги в бизнесе. Стройка» 31 октября – 1 ноября. Подробности и билеты.
В финансовом учёте строительной организации важно, чтобы отчётность выполняла не только информационную и аналитическую, но и контрольную функции, обеспечивалась система двойной записи, чтобы контролировать деньги, вложенные в бизнес. Сейчас это возможно реализовать только в 1С, и то неидеально.
У 1С есть порядка 6-7 продуктов, в наших проектах мы остановились на 1С:УНФ. Эта программа достаточно легко внедряется и не требует больших ресурсов на поддержание. В ней могут работать и инженеры ПТО, и снабжение, и прорабы, и технадзор. Все могут получать из системы необходимые данные.
Карточку объекта строительства в системе создаёт сметный отдел, заполняет информацию о названии объекта, графике строительства, участниках.
Смету эта программа рассчитать не умеет, её нужно внести. Можно загрузить файл из ГрандСметы или MS Project. Выгрузку из Excel мы дописываем, если нужно. Заполняем подэтапы, виды работ, ресурсы. Заносятся данные, какие и сколько материалов используется и расценки, чтобы сформировать отчёт план-факт.
Смет может быть несколько, в систему обычно заносят только итоговую. Чтобы её можно было взять в работу, должен быть отдельный документ об утверждении сметы. К смете можно применить коэффициенты и добавить разные виды затрат к разделам, например коммерческие расходы, непредвиденные расходы, резерв.
Сценарий планирования на первом этапе включает определение сроков реализации проекта и бюджета. Далее задаются периоды конкретных видов работ, они отображаются на диаграмме Ганта. Сценариев планирования в процессе работы может быть несколько: заходили в проект с одним сроком и объёмом работ в месяц, поняли, что не укладываетесь — скорректировали. Этот документ больше в стройке не используется нигде, он нужен финансистам для формирования отчёта план-факт.
График производства работ. После утверждения стадии планирования у нас появляется внутренний план производства работ, который также делает инженер ПТО. Внутренний план производства работ похож на сценарий планирования, но более детальный.
После утверждения плана работ появляется разделительная ведомость, где указано, какие работы отдают подрядчику, что делают сами.
После того как разделительную ведомость сделали, заключаются договоры с подрядчиком на конкретные работы. Если по смете себестоимость, например, 36 750 ₽, а с подрядчиком договорились на 30 000, не нужно делать другую смету, можно использовать понижающий коэффициент 10%.
Задание на строительные работы — это документ, по которому конкретная бригада будет делать определённые работы в определённый срок. Задание делает директор по строительству, когда планирует бригады на участках.
В конце месяца происходит внутренняя приёмка работ собственных и от подрядчика. По собственным работам выполненные объёмы в форме м-29 выставляет прораб либо ответственный за производство работ. Он указывает, какие материалы израсходовали. Автоматически подтягиваются материалы из сметы, можно добавить или убрать позиции вручную. Далее эти материалы принимает технадзор. Когда все работы выполнены, оформляют акты КС-2 и КС-3.
После того как утвердили сценарий планирования, можно сделать план потребности в материалах. Этот документ формируется прямо в графике производства работ. Видно, когда какой материал надо заказать. При создании заказа надо проставить позиции и выбрать поставщика, и отобразится стоимость.
Накладную заполняет на объекте отдел снабжения. При перемещении со склада на склад при инвентаризации проводят списание и оприходование.
Необязательно формировать и смотреть отчёты в 1С, мы выводим их в Excel или Power BI.
Кроме трёх основных отчётов, в системе есть и другие полезные метрики. В верхнеуровневом отчёте отображается выручка, себестоимость, коммерческие и управленческие расходы по всей компании, некоторые расчётные показатели. Можно детализировать их до конкретного проекта.
Во всех договорах с заказчиками и поставщиками указывается график платежей. Эти данные сводятся в отчёт, который называется Платёжный календарь. По нему видно, когда компания планирует получить деньги или заплатить. Можно сформировать платёжное поручение, перенести или отменить событие. Платёжный календарь прогнозирует кассовый разрывы исходя из всех графиков поступлений и платежей.
Динамика выполнения работ отображается в таблице и на диаграмме Ганта. Отчёт показывает объёмы работ план-факт, есть ли отклонения от плана.
Ещё один отчёт — обеспеченность стройплощадки. Он показывает, сколько материалов снабжение должно было заказать по плану и сколько заказало в действительности. Здесь смотрим, сколько компания фактически тратит на материалы и отклонение план-факта по объекту.
Финансовый учёт — это отражение процессов компании. Чем лучше отлажены процессы, тем они ближе к финансовому учёту. Постепенно компания движется к тому, чтобы в систему вносили более корректные данные, значит мы на пути к цели контролировать каждый вложенный рубль.
Система отчётности на базе 1С хороша тем, что можно распределить учётные записи между участниками процесса, которые должны вносить данные. К тому же это единственная информационная система, которая поддерживает баланс активов.
Подойдёт ли такая конфигурация для компании, зависит от её размера и от задач. В самом движке 1С довольно много ограничений. Торговые компании мы автоматизируем на 1С:Управление торговлей либо на 1С:Комплексная автоматизация. Для стройки рекомендуем блок 1С:УНФ, потому что он написан наиболее близко к практике.
Чтобы настроить визуальную отчётность в Power BI, оставляйте заявку.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
