Подписывать документы организации КЭП сотрудника можно ещё год

1 сентября должен был вступить в силу новый порядок подписания электронных документов сотрудниками организации — с квалифицированной электронной подписью (КЭП) физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД) от руководителя организации. Но срок перехода продлили на год: изменения начнут действовать 1 сентября 2024 года. Делимся опытом, как организациям работать сейчас и подготовиться к переходу.

Как работать с ЭЦП в переходный период

С 1 сентября 2023 года по 1 сентября 2024 года действует переходный период. Новые ЭЦП сотрудников с сертификатом организации уже не выдают, но пользоваться старыми ещё можно. Если у вас есть действующая ЭЦП сотрудника, вы можете подписывать документы по старым правилам.

Мы рекомендуем организациям подготовиться к переходу заранее и в течение этого года выпустить электронные подписи физлиц и машиночитаемые доверенности. Если вы уже выпустили КЭП и МЧД, следует пользоваться ими.

Как работать с ЭЦП с 1 сентября 2024 года

Согласно Федеральному закону от 4 августа 2023 года № 457-ФЗ, электронные подписи сотрудников с сертификатом юрлица перестанут действовать 1 сентября 2024 года. С этого момента документы нужно будет подписывать квалифицированной электронной подписью физического лица и прикреплять доверенность от организации в машиночитаемом формате.

Доверенность нужна, если документы подписывает не директор компании, а сотрудник, например бухгалтер. Она подтверждает полномочия работника, так как в подписи физлица нет данных о его связи с организацией.

Трудности перехода

По нашему опыту, новые правила усложнили подписание документов. Раньше компания через оператора ЭДО получала электронные подписи и для директора, и для сотрудников. Выпуск сертификата занимал 5–7 минут, а пользоваться им можно было 1–1,5 года.

Сейчас этот процесс состоит из нескольких этапов.

1. Каждому сотруднику нужно выпустить сертификат физлица. Это можно сделать через портал «Госуслуги», МФЦ, оператора ЭДО или ФНС.
2. Организация должна выпустить доверенность на имя сотрудника в машиночитаемом формате и направить её в налоговую инспекцию.

Особенно много работы прибавилось у бухгалтеров на аутсорсинге. Им нужно до 1 сентября следующего года выпустить сертификат физлица и получить доверенности от каждой компании, с которой они работают. По новым правилам бухгалтер подписывает документы своей электронной подписью и прикрепляет доверенность компании.

Мы начали переход на ЭЦП физлиц и доверенности в августе, и столкнулись с тем, что большинство сервисов документооборота не позволяют отправить машиночитаемую доверенность в налоговую инспекцию. Нам удалось это сделать только в сервисе «Контур.Экстерн», а до этого приходилось относить доверенность на бумаге в ФНС.

Вероятно, неготовность сервисов к работе по новым правилам стала основной причиной переноса сроков. Но для бизнеса это хорошая новость, так как у компаний есть год, чтобы разобраться в новых процессах и наладить документооборот.