Как учесть компенсацию, если сотрудник использует личное авто

Компания должна учесть в расходах компенсацию за использование личного авто для служебных поездок — это необходимо при определении налоговой базы по налогу на прибыль. О компенсациях напоминает Минфин РФ в письме от №03-03-06/1/83838.

В компенсации сразу учитывается возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля — бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ.

При этом важно соблюдать критерии 252 НК РФ (Расходы. Группировка расходов). В статье 252 НК РФ указано, что расходами признаются затраты, которые:

• экономически оправданы;
• документально подтверждены;
• произведены ради деятельности, которая направлена на получение дохода.

На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, которые связаны с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Например, если менеджер по продажам приезжает на встречи на своем авто, ему можно сохранять чеки за бензин, чтобы компания могла учесть это в расходах.

Будьте внимательны — бесконечно огромные суммы признать расходами невозможно. В законодательстве РФ установлены нормы расходов на выплату компенсаций за использование личных легковых автомобилей на работе.

Размер компенсации, который можно учесть в расходах компании, зависит от объёма двигателя.

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 №92 прописаны следующие нормы:

• легковые автомобили с рабочим объёмом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 ₽ / месяц;
• свыше 2000 куб. см — 1500 ₽ / месяц;
• мотоциклы — 600 ₽ / месяц.

То есть, максимум, который компания может учесть в расходах для расчёта налоговой базы по налогу на прибыль — 1500 ₽ в месяц с автомобиля. Такие расходы относятся к категории «Прочие».