Как предотвратить воровство в компании

Согласно статистике, каждый год компании теряют 5-10% прибыли по причине воровства. К сожалению, есть сотрудники, которые недобросовестно относятся к своему работодателю и способны совершить кражу. Это негативно влияет на репутацию компании и демотивируют сотрудников. Рассказываем о том, как заметить и предотвратить воровство.

Почему в компании воруют

Махинации примерно 80% персонала зависят от предоставленной возможности в компании и от того, как на это реагирует руководство. Неверное распределение зон ответственности, слабый учёт, низкий уровень контроля, неразвитая коммуникация сотрудников и начальства — это и многое другое провоцирует недобросовестных работников на различные авантюры.

Но проблемы и слабые места организации — не единственные причины совершения краж, зачастую они вызваны личными обстоятельствами:

• Сотрудник считает, что его труд не оплачивается в должной мере, поэтому может воровать в целях повышения своего дохода до необходимого уровня.
• У работника присутствует желание отомстить начальству за несправедливые решения, например такие, как несвоевременная выплата зарплат и премий, плохие условия труда, неоднократное перекладывание задач, плохое отношение и т. д.
• Долги, кредиты, займы — повод для поиска дополнительных доходов. Человек в состоянии отчаяния может пойти на любые риски, не думая о последствиях.
• Клептомания. Существуют сотрудники, потенциально склонные к воровству, им всегда будет присуща неконтролируемая тяга присвоить что-то себе.

Какие кражи бывают в компаниях

Для эффективной борьбы с воровством необходимо определиться, с чем именно предстоит иметь дело. Рассмотрим, какие махинации используют мошенники.

• Хищение продукции

Сотрудники используют ресурсы компании, не находящиеся под запретом, в собственных целях. Обычно это происходит на этапе приёмки, расфасовки и выкладки товара.

• Мелкие кражи

Вещи, отсутствие которых довольно трудно сразу обнаружить — приманка для воров. Такие пропажи обычно не сильно заметны для компаний, поэтому риск быть пойманным — минимальный.

• Закупки по завышенной цене

Данная схема мошенничества используется довольно часто. Менеджер по закупке находит нужный инвентарь, и компания закупает его по завышенной цене. Полученная разница делится между менеджером и поставщиком.

• Бухгалтерские махинации

Часто руководители, не желая вникать в цифры и разбираться с документами, полностью доверяют все процессы бухгалтерам, не осознавая, что кто-то из них может воспользоваться своим доступом к средствам компании. Перечисление денег со счёта фирмы на счета подставных фирм или людей, присвоение чужой зарплаты, сговор с коллегами — эти и многие другие хитрости используют недобросовестные бухгалтеры.

• Кража информации

Кража баз клиентов и данных, содержащих коммерческую тайну — большая проблема для компании, так как это выставляет её в невыгодном положении с точки зрения конкуренции. Обычный сценарий: сотрудник увольняется и забирает базы клиентов, чтобы пользоваться ими на новой работе.

Меры по предотвращению воровства

Выявить, что в организации есть воры, можно по нескольким индикаторам: прибыль оказывается ниже ожидаемой, увеличиваются текущие расходы компании, значительно снижается продуктивность работы одного или нескольких сотрудников, растёт негативное напряжение в коллективе и т. д. Чтобы защитить свой бизнес, нужно соблюдать несколько правил:

Начните с себя. Часто руководство рассчитывает на порядочность сотрудников, при этом само может присваивать имущество и финансы компании. Также важно соблюдать договоренности, своевременно выплачивать обещанную зарплату, проводить инвентаризацию и вести автоматизированный учёт.

• Пример: от поставщика пришёл груз с излишком, выявленные расхождения направили руководителю, но он не уведомил об этом поставщика. Такой подход даёт негативный сигнал работникам.

Не закрывайте глаза на мелкие кражи. Не важно, какой ущерб наносится компании, нельзя оставлять воров безнаказанными. Они и их коллеги понимают, что за преступление не нужно нести ответственность и снова позволяют себе это. Сотрудники должны понимать, что любое воровство недопустимо.

• Пример: в компании сначала пропал калькулятор, а потом исчез ноутбук в момент увольнения сотрудника. Когда воруют канцелярию или какую-то мелочь, это может быть незаметно, но есть вероятность, что в дальнейшем будут пропадать более значимые вещи.

Проверяйте сотрудников перед наймом. Преступные наклонности можно выявить ещё на этапе проверки потенциального сотрудника. Можно найти информацию о криминальном прошлом, определить отношение к наркотикам и азартным увлечениям. Также помогут отзывы с прошлых мест работы.

• Пример: в компанию пришёл новый сотрудник. Как оказалось позже, он увёл клиентскую базу с прошлого места работы. Только после обзвона прошлых работодателей стало ясно, что он недобросовестный сотрудник. Все отзывались о нём негативно, так как при увольнении он всегда что-то забирал.

Улучшайте систему контроля. Около 70% краж происходят из-за слабой системы контроля. Поэтому нужно устанавливать видеонаблюдение и вводить необходимые системы, которые помогут бороться с утечками данных. Важно уведомить об этом сотрудников, чтобы у них не было желания воровать.

Введите автоматизированный учёт. Бумажный учёт подвержен большему риску мошенничества. Для контроля над всеми средствами компании нужно ввести учётную систему, помогающую контролировать любое движение денег и имущества.

• Пример: Собственник компании вёл учёт на бумажном носителе, поэтому информация была не структурирована, данные могли теряться. Собственник не составлял управленческий баланс, а значит не видел и не контролировал имущество в компании.

Разделяйте процессы между сотрудниками. Важно чётко разграничивать бизнес-процессы внутри компании. Должны быть разделены и исполнительские и контрольные функции.

• Пример: В организации бухгалтер делал поддельные счета и отправлял деньги на фирму своему родственнику, а в отчёт собственнику включал данные о приходе товара на склад. Это стало возможным, так как на одном сотруднике замкнулись две функции: контроль и исполнение.

В заключение хотелось бы отметить, что компаниям нужно уделять должное внимание в сторону сотрудников и всячески проверять их. Если не позаботиться об этом и не обезопасить свой бизнес, то можно потерять приличную сумму денег или вовсе уйти в минус. И помните, что воруют там, где можно воровать. И тут прежде всего вопрос к предпринимателю — сколько сил, внимания и денег вложено в систему внутреннего контроля, чтобы обезопасить бизнес.

Статья впервые опубликована на портале РБК Pro.