Как настроить учет запасов и прекратить воровство сотрудников?

Хотим поделиться с вами нашими кейсами, успешными историями, показать «внутреннюю кухню» того, как специалисты АЦ «Основа Капитал» нашли решение проблем, задач предпринимателей.

Собственник заметил воровство материально-производственных запасов (далее запасы) со стороны сотрудников. Клиент – строительная организация, растет количество проектов, растет и выручка.При этом расходы на материалы растут быстрее, маржинальность проектов стала падать. Материалы закупаются на центральный склад и развозятся на объекты. При этом учет материалов не велся в полной мере: собственник не знает, сколько и какие запасы находятся у него на складе в данный момент, а какие уже переданы на объекты прорабам. Этим пользовались сотрудники, забирая «все, что не прикручено» домой. Но за руку никого поймать не удавалось.

Строительная компания.

Снизить затраты на материалы и повысить маржинальность. Для этого необходимо ввести материальную ответственность прорабов и разработать методику учета материалов.

Что предприняли:

1. Провели 3 рабочих совещания с командой, на которых составляли планы и подводили итоги.

2. Подготовили договоры материальной ответственности со всеми прорабами.

3. Инициировали и помогли организовать масштабную инвентаризацию, задействовав сотрудников компании.

4. Ввели 9 дополнительных складов и закрепили материально-ответственных лиц.

5. Разработали систему учета материалов и документооборот с точными сроками: оприходование осуществляется на центральный склад, оттуда главный кладовщик по требованию материально-ответственных лиц передает материалов на склады объектов. В конце каждого месяца прорабы отчитываются по расходу материалов и подтверждают остаток. Все операции по приему и отпуску теперь осуществляются через программу 1С. Кладовщику настроили специальное рабочее место в 1С.

6. Внедрили новую форму отчета для собственника по остаткам материалов на объектах.

Результат:

Потери по недостачам сокращены на 50%. У прорабов нет возможности увести материалы «домой». Материальные расходы на объектах снизились. Но немаловажно и то, что клиент тратит меньше своего времени, нервов и эмоций на контроль и поиск виноватых. Собственнику спокойнее, когда он знает, что движение материалов учтено и не только он один за все в ответе.

Кто нашел решение: Вершинина Елизавета, бухгалтер по первичной документации АЦ “Основа Капитал”. Елизавета закончила магистратуру по направлению «Финансы» в УрФУ. Опыт работы в Основа.Капитал 1 год.

Поделитесь статьей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.