«Знаем как правильно, но не знаем как организовать». Почему грамотные управленцы из большой корпорации не смогли настроить учёт в собственном бизнесе

Но бывают и другие ситуации. Собственники бизнеса прекрасно знают о важности управленческого учёта, умеют с ним работать, активно его налаживают, но не смотря на все усилия на выходе получают абсолютно бесполезные отчёты с кучей ошибок. Именно в такой ситуации оказались герои нашего кейса — два бывших топ-менеджера, которые открыли сеть кофеен и на собственном опыте осознали, что правила игры в больших корпорациях и малом бизнесе сильно различаются. Но нам удалось найти решение их проблемы и способы наладить грамотный управленческий учёт.

КЛИЕНТ

Сеть кофеен, которую несколько лет назад запустили два топ-менеджера, работавшие в российских филиалах известных транснациональных корпораций. Сейчас сеть насчитывает полтора десятка точек, в планах увеличение выручки и уверенное присутствие на федеральном рынке.

Владельцы компании накопили огромный опыт управленческой работы, поэтому свой бизнес они организовывали «по уму» и очень системно. Собственно, системность, качество и улыбка являются главными ценностями сети. И это приносит свои плоды: все процессы, связанные с производством, логистикой, взаимодействием с клиентами и партнёрами, маркетингом выстроены отлично. В каждой точке поддерживается высокий уровень обслуживания благодаря чёткому регламенту, системе видеоконтроля, обучению сотрудников. Собственники были уверены, что и финансовый учёт, ценность которого они прекрасно понимают, получится  выстроить так же качественно и системно, однако в этой сфере все пять лет добиться высоких результатов не удалось, и они обратились к нам.

ПРОБЛЕМА

Несмотря на то, что собственники использовали хорошее ПО для учёта, грамотно ставили задачи бухгалтерам и прекрасно знали, какие именно данные им нужны для аналитики и принятия решений, им не удалось добиться качественного финансового менеджмента. Данные в систему CRM по-прежнему загружаются с ошибками, неточные финансовые отчёты и ложатся на стол владельцев с большим опозданием, что тормозит развитие бизнеса. Главное: иметь в штате специалистов необходимого уровня — главного бухгалтера, финансового менеджера для управления учётными процессами — каких нанимают крупные компании, пока возможности нет.

ЗАДАЧИ

Клиент поставил перед нами следующие задачи:

• Отладить подготовку управленческой отчётности в соответствии с требованиями владельцев — оперативно, без ошибок и со всеми необходимыми данными, чтобы иметь возможность быстро принимать решения.
• Рулярно анализировать налоговую нагрузку и риски и предлагать возможность их законной оптимизации за счёт изменения структуры компании и подбора оптимального налогового режима.
• Отладить работу так, чтобы специалисты финансовой службы выполняли свои задачи проактивно: искали способы улучшить бизнес-процессы, а не просто выполняли работу по одному сценарию.

Почему так происходит?

Анализ ситуации показал, что для решения этих задач на рынке нет нужных людей. Большие корпорации располагают средствами, чтобы нанять в штат дорогостоящих финансистов, которые знают о важности системы учёта и могут её выстроить. У малого бизнеса нет ресурсов для найма большого количества финансовых звёзд, кроме того, он до сих пор не сформировал массовый запрос на специалистов с такими знаниями, потому что систему управленческого учёта на небольших предприятиях создают очень немногие собственники. В результате найти нужных специалистов практически невозможно: бухгалтеры могут вести стандартную бухгалтерскую отчётность и готовить документы для налоговой, но не готовы развиваться в сфере финансового менеджмента и работать проактивно. Владельцы сети перепробовали все варианты формирования финансовой службы. Они нанимали бухгалтера в штат, ожидая, что ознакомившись с внутренней кухней компании, он сможет наладить качественный учёт. Когда выяснилось, что доступные им бухгалтеры не готовы разговаривать с ними на одном языке, они попробовали работать с аутсорсерами, но это тоже оказалось нерезультативным. Ни один специалист не смог выстроить работу так, чтобы на местах правильно и без искажений заносили данные в систему CRM, в результате, информация выгружалась в 1С с ошибками, и с теми же ошибками попадала в финансовые отчёты, которые готовились с опозданием и не содержали нужных данных. В итоге они обратились к нам.

Что мы предложили?

Сейчас начался первый этап работы с компанией, во время которого изучаются процессы в компании: от процесса закупа товаров до процесса продажи стаканчика кофе. Изучаем порядок формирования платежного календаря, что позволит расставить приоритеты по обязательствам компании.

Наши эксперты разрабатывают методологию по управленческому учёту. Они анализируют процессы в CRM-системе, разбираются в ее настройках для корректного формирования отчета по маржинальной прибыли, отчёта о доходах и расходах и баланса.

Результат нашей работы мы видим так: работающая финансовая учетная система станет для собственников одним из инструментов на пути достижения грандиозных целей: планомерного и эффективного развития. При этом не потребуется привлекать дорогостоящих специалистов, учет будет обеспечен сотрудниками нашего аутсорсингового центра.