Внимание к деталям — как мы провели комплексную проверку деятельности компании и выявили причины убытков

3. Проверка товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Здесь мы разделили работу на несколько направлений: проверка остатков и движения ТМЦ. В части остатков процедуры очень схожи с теми, что мы проводим обычно в рамках аудита.

• Проверка позиций без движения. Здесь важно определить возможные неликвидные ТМЦ. Возможно, какая-то позиция не характерна для предприятия и не участвует в производственном процессе, но почему-то была закуплена (а может, и не закуплена — это устанавливается в том числе через инвентаризацию). Это очень полезная информация для клиента, чтобы понять реальную картину в части оборотных средств.
• Проверка поступлений. В части поступления товаров тоже нужен анализ, и здесь процедур больше, потому что нужно предусмотреть большое количество ситуаций. В первую очередь мы делаем анализ покупных цен, чтобы найти возможные фирмы-прокладки, которые продают товар по ценам выше рынка по непонятным причинам. Также есть вероятность мнимой поставки, когда товар на деле не привезли. Такие позиции мы выносили в список на проведение инвентаризации.

Данный процесс нуждался в автоматизации, т.к. номенклатурных позиций у производственного предприятия всегда множество и ручная проверка заняла бы довольно много времени. Для этого мы создали отдельную таблицу, основанную на выгрузках из учётной программы, в которой отображается стоимость единицы закупа и контрагент-поставщик. В таблице настроили условным форматированием автоматическое выделение позиций, которые сильно (например, на 10-15%) отличаются от средней стоимости покупки. Всё, что отличается от средней стоимости покупки, проверялось отдельно.

4. Следующий этап проверки — отношения с контрагентами.

Проверка проводилась по параметрам, схожими с проверкой проявления должной осмотрительности в целях минимизации рисков в части налоговых вычетов по НДС. Конечно, всех поставщиков проверить невозможно, но можно взять 20 крупнейших и тех, кто попал в выборку, где были скачки стоимости. На что мы обращали внимание:

• Наличие сайта. У компании должен быть сайт с фотографией производственных мощностей или какое-то минимальное подтверждение того, что компания действительно работает.
• Количество сотрудников. Обычно это тоже открытые данные, где можно посмотреть среднесписочную численность. Если видно большие поставки, а в компании всего один сотрудник, это тоже повод указать информацию в отчёте. Клиент самостоятельно сделает выводы и примет меры.
• Соответствие ОКВЭДа. Этот параметр также входит в перечень должной осмотрительности, здесь мы отклонений не обнаружили.
• Ещё нужно проверить контрагентов, у которых предприятие является монопокупателем. Если, например, компания приобретает товар выше рыночной стоимости, то это ещё один повод для внесения в отчёт.

5. Проверка списания товарных запасов.

Этот этап потребовал вникнуть в бизнес-процессы клиента, потому что точки возможного ослабленного контроля выявляются как раз в ходе детального изучения процессов компании.

Затем мы перешли к большому блоку — проверка соблюдения норм списания запасов на производство продукции. У каждого производственного предприятия должны быть установлены нормы по списанию. Что мы сделали в этом направлении:

• Установили, были ли вообще у предприятия нормы по списанию. Оказалось, что они были, но не для всех единиц готовой продукции — это достаточно сильный минус для внутреннего контроля.
• Проверили фактическое списание запасов сырья. И увидели отклонение — списание запасов было завышено. Материалы списывались по нормам, а не по фактическому расходу.

Для проверки калькуляций (норм) был привлечен технический специалист. По некоторым позициям излишне заложенный расход составлял 100%.

Например, технический специалист обратил наше внимание на то, что для изготовления одной единицы оборудования нужен один кристалл, а у предприятия в норме прописано два. Были пояснения, что часть отбраковывается. Далее было истребовано письменное пояснение по выбраковке и получен ответ, что документы по выбраковке не оформляются, выбракованные кристаллы частично складируются, частично помещаются в твердые коммунальные отходы, хотя для отходов данного класса опасности установлены специальные правила утилизации. Затем была проведена внезапная инвентаризация, которая выявила незначительное количество кристаллов с очень старыми датами производства (90-е годы). Т.е. выбракованные кристаллы 2020-2021 годов помещались в ТКО, а совсем старые хранились. Претензионной работы с поставщиками кристаллов также не велось.

Технический специалист отметил, что в оборудовании используются драгоценные металлы. Наша проверка показала, что их учёт просто не ведётся. Руководство пояснило: «Их там мало». Но отдельный учёт движения драгоценных металлов в любом процентном содержании предусмотрен законодательством. И в учётной политике предприятия он тоже указан.

6. Инвентаризация.

В рамках проверки мы провели инвентаризацию и обнаружили, что на предприятии в течение трёх лет не оприходовали излишки и не списывали недостачи. Хотя обязательную инвентаризацию, казалось бы, ежегодно проводили, и по отчётам всё было в порядке.

Кроме этого, места хранения не были организованы должным образом — они были прямо на улице. Контроля за материальными ценностями не было, потому что никто за это не отвечал. То есть, оприходование запасов, списание и контроль запасов на предприятии вылилось в злоупотребление должностными обязанностями.

7. Контрольно-пропускная система.

Обязательным элементом проверки была контрольно-пропускная система. К ней тоже были вопросы. Охраной предприятия и контролем за ввозом и вывозом продукции занималась подрядная организация. Проверка показала, что система выстроена с недостаточным контролем. Например, весовой контроль производили только с металлоломом, а в остальных ситуациях его просто не было. То есть, с предприятия могли вывезти оборудование, детали, и никто этого бы не заметил.

8. Контроль качества.

Этим этапом проверки занимался приглашённый технический специалист, который по пунктам анализировал работу отдела контроля качества продукции на предприятии. Он выяснил, знают ли сотрудники стандарты качества, соответствуют ли требованиям условия производства и пр. Главный вывод — знаний персонала в части контроля качества продукции на предприятии было недостаточно.

И именно поэтому у предприятия очень мало сторонних заказчиков.

Результат

Мы проанализировали бизнес-процессы предприятия, бухгалтерскую отчётность и обнаружили много несостыковок в части расходов:

• отсутствие надлежащего внутреннего контроля — завышенное списание запасов,
• прямое невыполнение регламентов предприятия по учёту драгметаллов,
• слабый контроль исполнения законодательства в части переработки опасных отходов,
• ненадлежащий контроль за вывозом ТМЦ с предприятия и т.д.

Гипотеза о завышении расходов подтвердилась — предприятие может приносить прибыль, если будет контролировать списание запасов, наладит соблюдение регламентов в части учёта, усилит контроль вывоза продукции и пр. Все замечания мы оформили в отчёт и направили клиенту, который уже самостоятельно сделал выводы и принял меры.

В частности, руководитель предприятия был уволен и нанят новый топ-менеджмент, который на основании отчёта занимается устранением недостатков.

Весть о прошедшей проверке облетела все предприятия холдинга. И в нескольких других предприятиях руководители уволились по собственному желанию, не дожидаясь аналогичных проверок.