Малый и средний бизнес мало использует в работе возможности финансового менеджмента. Это одна из причин, почему многие компании неэффективны. Но есть истории, когда внедрение только одного инструмента — кредитного комитета — полностью изменило бизнес. Рассказываем — как собственник настроил управление дебиторской задолженностью и забыл о кассовых разрывах.
Компания по производству и продаже комплектующих для кровли.
Основной канал продаж компании — дилерская сеть по всей стране в пределах СНГ, порядка 1000 покупателей. 20% покупателей обеспечивают основной оборот и приобретают продукцию на склад. Чтобы сохранить лояльность заказчиков, компания предоставляет партнёрам отсрочку платежа.
В 2018 году дошло до того, что сумма дебиторской задолженности превысила месячный оборот. Продавцам важно было оформить отгрузку, потому что они получили комиссии именно за отгруженный, а не оплаченный товар. А так как бизнес сезонный, нужно успевать за строительный сезон сделать максимально возможные продажи.
Руководству стало понятно, что есть угроза кассового разрыва — придётся кредитоваться или урезать программы развития, снова оставив деньги в оборотном капитале. Тогда финансовый директор разработала систему, которая решила проблему. В компании внедрили кредитный комитет.
Первое с чего началась работа — это обсуждение, кто и на каком этапе определяет, давать товар в кредит или нет. Затем на основе обсуждений разработали внутренний нормативный документ — правила предоставления отсрочки.
В документе — Положении о кредитной политике — прописали все параметры рассмотрения заявок на получение отсрочки платежа за товар от клиента, а также условия, по которым они предоставляются. Там же были определены центры ответственности — кто отвечает за рассмотрение заявок, предоставление отсрочки и контроль возврата дебиторки.
Затем постепенно компания начала внедрять новые правила работы с отсрочками и дебиторской задолженностью.
По какому принципу стали предоставлять отсрочки:
1. Основные сотрудники, которые взаимодействовали с клиентами напрямую, — региональные торговые представители. Клиенты могут через них прислать заявку на необходимость предоставления товарного кредита. У каждого представителя есть перечень документов, которые надо запросить у покупателя.
2.Для клиентов разработали форму обращения, где нужно раскрыть причины и необходимость, почему важно получить отсрочку. Эту форму контрагент отправляет вместе с документами, необходимыми для кредитного комитета — учредительные документы, подтверждение полномочий и другие. Если раньше отсрочка была инициативой торгового представителя, то теперь покупатель должен сам доказать, зачем и почему нужна отсрочка.
3.Компания установила ограничения по сумме и сроку. Многих это дисциплинировало, в том числе и сотрудников. Если раньше они продавали с отсрочкой платежа неограниченные объёмы товара, то теперь не предоставляют покупателю больше, чем тот сможет продать за месяц.
4.Получив заявку торгового представителя, к изучению документов и финансового положения заявителя приступает финансовый контролёр компании. Задача — оценить благонадёжность клиента и подготовить заключение для рассмотрения на кредитном комитете. Контролёр смотрит баланс, соответствие условиям кредитной политики компании, проверяет контрагента в специализированных сервисах. Цель — понимание, платежеспособен ли клиент и может ли своевременно рассчитаться за товар.
Что оценивает контролёр:
Анализ покупателя занимает от 10 до 30 минут. Скорость зависит от того, на какую сумму и какой срок оформляется отсрочка.
5.При рассмотрении заявки на отсрочку в расчёт принимаются взаимоотношения с клиентом за предшествующие полгода — среднемесячные закупки, согласно которым клиенты разбиты на категории А и B. Также влияет сезон — в низкий сезон, когда выручка падает, а постоянные расходы сохраняются, размеры и длительность отсрочек сокращаются.
Кредитный комитет собирается один раз в неделю. Бывают ситуации, когда решение нужно принять срочно, и тогда руководство проводит внеочередное собрание. В него входит руководство компании, которое принимает окончательное решение по отсрочкам: генеральный директор, финансовый, коммерческий директора.
В кредитной политике также прописан инструмент — гарантийное письмо. Бывает, когда стандартных условий по кредитам недостаточно. Клиент просит в письме предоставить отсрочку на определённые сумму и срок, и прилагает поручительство (недвижимость, автомобили). К такому инструменту можно прибегать не чаще раза в квартал.
Смотрите запись вебинара «Чтобы не было дебитрки: что должны делать ваши РОП, юрист и финансист»
Если раньше в сезон задолженность иногда превышала оборот, то сейчас даже в сезон дебиторка снизилась в три раза. В самые пиковые месяцы она не превышает полумесячного оборота.
У компании освободилось достаточно много денег из оборота, которые они направили на развитие производства и маркетинг. Ежегодная головная боль по кассовым разрывам и нехватке оборотных средств полностью ушла. Руководство уверено, что даже в пик сезона может изъять из оборота часть денег и их компании хватит. Вместе со снижением дебиторской задолженности увеличились продажи, и продолжают расти.
«Мы не боимся, что нужно будет привлекать заёмные средства. Финансово компания обезопасила себя на 100 %», — отметил директор.
Примечательно, что никто из действующих клиентов не отказался от работы по новой системе. Многие понимают, что отсрочка платежа — это вклад в их бизнес.
Очень часто проблема нехватки денег, кассовых разрывов, неплатежеспособности компании связаны с разбалансированностью активов и источников капитала. Когда дебиторка и склад слишком большие, возникает кассовый разрыв и предприниматель начинает искать заёмные средства.
Финансово грамотные компании, как в этом кейсе, планируют деятельность на год вперёд и определяют для себя безопасный размер дебиторской задолженности, который не введёт предприятие в ситуацию кассового разрыва. Они разрабатывают кредитную политику и вводят норматив дебиторской задолженности и склада.
Считается, что расчёт рейтинга, анализ клиента и решение о выдаче денег — это прерогатива банка. Но когда компания отгружает в отсрочку, она тоже выступает кредитором. Поэтому на первый план должен выходить вопрос — какова ваша политика кредитования покупателя.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
