«Скучный» пересчет материальных ценностей позволит вам сохранить деньги и избавит от неприятных неожиданностей.
Помните сцену инвентаризации в «Служебном романе»? Во время волнующей интимной беседы Людмилы Прокопьевны и ее секретаря Верочки о смене имиджа в кабинет заходят люди в халатах и начинают перепись «материальных ценностей». «Какая бесцеремонность! Саранча!» — реагируют на их действия директор и секретарь и обиженно удаляются в зал заседаний.
С тех пор прошло не одно десятилетие, сменился государственный строй и принципы ведения экономики, а отношение к инвентаризации осталось прежним. Даже перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризацию проводит хорошо, если каждая вторая компания, и чаще всего делает это формально, «для галочки». Учёт ведется не точно, инвентаризацией зачастую занимаются материально-ответственные люди, которые менее всего заинтересованы в представлении объективной картины.
В результате собственнику компании рано или поздно предстоит столкнуться с очень неприятными открытиями. Например, владелец компании может обнаружить, что на предприятии куда-то «исчезли» несколько миллионов рублей. Или, решив продать какой-то актив и уже почти договорившись о сделке, он внезапно узнает, что по факту актива уже давно не существует или он находится в таком плачевном состоянии, что представляет из себя неликвид.
Как же избежать этих ситуаций и грамотно проводить инвентаризацию? Делимся нашими рекомендациями, которые мы сформировали на практике, участвуя в инвентаризациях в разных компаниях.
Перед инвентаризацией:
1. Соберите хорошую инвентаризационную комиссию. В неё должны входить, как минимум, четыре человека из разных отделов компании:
2. Организуйте подготовку специалистов, которые включены в инвентаризационную комиссию. Они должны знать:
3. Предоставьте комиссии по инвентаризации все необходимые инструменты для измерения. Заранее продумайте, какие ТМЦ придется измерять, если необходимо, включите в состав комиссии профильного специалиста, который поможет измерить нестандартные группы ТМЦ (например -маркшейдера для того, чтобы измерить щебень).
4. Перед инвентаризацией необходимо промаркировать каждый элемент ТМЦ. Для этого на отдельные элементы наносят инвентаризационный номер (разметку, бирку и т.д.), а при невозможности это сделать – идентифицируют место хранения ТМЦ (например, идентифицируется коробка с определенными деталями).
Во время инвентаризации:
1. Отмечайте в ведомости всё, что фактически имеется в наличии, даже если этого нет в учёте или есть в большем количестве или виде, чем по ведомости.
2. Обращайте внимание не только на наименование и количество, но и на качество самого ТМЦ: соответствует ли его внешний вид нормативному, можно ли использовать ТМЦ в производстве или выставить на продажу.
3. Сверьте ТМЦ с информацией, указанной в учетной ведомости (распечатывается из 1С или другой учётной программы, в ней указывается номенклатура, количество, единицы измерения).
4. Проверьте, в надлежащем ли месте хранится ТМЦ. Позволяет ли оно сохранять ТМЦ в состоянии, пригодном для использования или продажи?
5. Произведите все необходимые обмеры и подсчёты.
6. Все расхождения по количеству и составу ТМЦ зафиксируйте в ведомости, бланке инвентаризации, дополняя эти данные краткими пояснениями материально-ответственного лица.
Идеальное место для хранения. Какое оно?
1. Все лежит на своих местах, в абсолютном порядке, в соответствии с реестром.
2. К любому ТМЦ имеется доступ (можно взять и рассмотреть).
3. Доступ к месту хранения (складу) имеет ограниченная группа лиц и оно защищено от постороннего проникновения. Это должно контролировать руководство и/или служба безопасности.
4. Место хранения позволяет сохранить ТМЦ в пригодном для использования виде.
5. Место хранения достаточно освещено.
Не скроем, инвентаризация – довольно затратное мероприятие: на её проведение приходится выделять специалистов, тратить деньги и время. Однако эта процедура в результате позволяет сэкономить в несколько раз больше затраченных на неё средств.
Например, масштабная инвентаризация одного из наших клиентов, работающего в строительной отрасли, показала, что за счёт неправильного списания материалов и расхождения фактического положения дел и документов компания потеряла 14 млн руб. Таких потерь можно было избежать за счёт регулярной инвентаризации и контроля работы сотрудников.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
