На примерах наших клиентов мы часто видим, что собственники и руководители компаний не обладают всей полнотой информации о своём бизнесе. Когда бизнес растёт, а вместе с тем растёт количество финансовых операций, обязательно наступает момент, когда отдельные направления и процессы начинают жить собственной жизнью и могут выйти из под контроля. Становится понятно, что без управленческого учёта эту «машину ведёт водитель с завязанными глазами». О последствиях такой езды не трудно догадаться.
Крупная оптовая компания, с огромным количеством поставщиков и покупателей.
Руководители компании не понимают, кому должны они, кто должен им и в каком размере. Потому что отгрузки и оплаты заносятся в учётную программу не системно. Условия работы с поставщиками сложные, с применением бонусов и суперкомов, и они не фиксируются в полной мере. Реальный размер кредиторки и дебиторки не ясен. Что приводит компанию к рискам неплатежеспособности, потере денег в виде просроченной дебиторки.
Навести порядок в учёте задолженностей. Выстроить управленческий учёт.
Катализатором, чтобы «развязать глаза» послужила неприятная ситуация с одним из поставщиков. По условиям договора, полагался бонус за объём закупки. Он рассчитывался автоматически при каждом заказе, как взаимозачёт. Но оказалось, что бухгалтерия не обладала информацией об условиях договора и этих бонусах — и сумму задолженности перед поставщиком на размер этого бонуса не уменьшала. В итоге, на бумаге компания была должна больше, чем фактически. У поставщика сменился коммерческий директор и начал наводить порядок со своей стороны — запросил акт сверки. По сверке наша компания-клиент оказалась должна — ту самую сумму бонусов. Комдир поставщика, не будь дураком, признал долг за нашим клиентом по сверке от его же бухгалтерии, и потребовал погасить многомиллионную задолженность. Хорошо, что в ситуацию вовремя включились руководители — они подняли условия договора, связались с предыдущим комдиром, восстановили картину и ситуацию удалось решить. Но «датчик» неполадок в системе сработал.
1. Провели масштабную сверку с контрагентами — порядка 5-ти тысячами компаний, поставщиками и покупателями нашего клиента.
Для этого, первое — это распределили контрагентов по типам покупатель, поставщик, прочее. Второе — определили ответственных за каждую группу контрагентов. Третье — определили уже конкретно в группе конкретного человека, который будет запрашивать акт сверки у поставщика, либо у покупателя.
Это была совместная работа. Мы договорились, что сверкой с покупателями занимается сам клиент. Ответственным за этот процесс стал коммерческий директор. Мы дали алгоритм сверки — по какому списку приоритетности и в какие сроки продавцы запрашивают сверки у своих контактных лиц, как бухгалтерия заносит полученные сведения. На себя мы взяли сверку с поставщиками.
В ходе сверки вернули больше 2 млн ₽ дебиторки.
2. Для того, чтобы видеть оперативно ход сверки и иметь статус на нужную дату мы автоматизировали этот процесс в 1С:Бухгалтерия. Вскоре после запуска проекта отпала необходимость сводить таблицы статусов вручную — теперь реестры строятся прямо из 1С в пару кликов.
3. Навели порядок в занесении данных в учётную программу «Управление торговлей».
Как было раньше? Сверки проходили формально. Акты просто подписывались, считай, не глядя. Главное — никакие изменения в учётную программу не заносились.
Мы выстроили систему — при получении акта сверки, мы сверялись с нашими базами, и если первичных документов не хватало, то мы запрашивали документы у контрагента. Таким образом привели все расчёты в порядок. Учитывая количество контрагентов и накопленный бардак, этот процесс занял 10 месяцев.
4. Прописали и внедрили жёсткий регламент по работе с первичной документацией.
Исполнение регламента обязательно как для отдела продаж, так и для бухгалтерии. Установили KPI за своевременное предоставление и разнесение документов, а также, зеркально, штрафы за нарушение дисциплины документооборота.
Говорим сразу — уговоры сотрудников в таких вопросах не работают, проверено на практике многократно. Чтобы был порядок в кредиторке и дебиторке, нужно вводить систему штрафов за конкретное непредоставление / не своевременное предоставление документов и проведение сверок. И одновременно систему поощрений за ответственную работу.
Чтобы получить алгоритм наведения порядка в своём учёте — обратитесь к нам +7 (343) 288-28-55
ЧТО ДАЛЬШЕ
После глобальной приборки, на базе, теперь уже, достоверных данных мы выстроили систему управленческого учёта: методологию, формы, правила для финансовой службы; удобные понятные отчёты для собственника и руководителей.
Собственник стал видеть реальное состояние своего бизнеса, в частности размер обязательств по поставщикам и объём дебиторки по покупателям и их динамику. Теперь он застрахован от внезапного кризиса неплатежеспособности.
Полностью исчез риск заплатить поставщикам лишних денег, просто потому что в документах напутали, где-то что-то не учли.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
