Трудовых книжек больше не будет: их заменит электронный документооборот

Кто должен осуществить переход на электронные трудовые книжки?

Абсолютно ВСЕ! Это касается и крупных корпораций, и субъектов малого предпринимательства, и индивидуальных предпринимателей.

Какие документы будут регулировать новые правила ведения трудовых книжек?

• Законопроект 748684-7 О внесении изменений в ТК в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в Трудовой кодекс будет внесена новая статья – ст. 66.1)
• Законопроект 748744-7 О внесении изменений в закон от 1 апреля1996 года № 27 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Как будут выглядеть электронные трудовые книжки с 2020 года?

«Электронные трудовые книжки» — это просто рабочее название проекта Министерства труда. На самом деле, отдельного носителя или программного обеспечения никто не выпустит, сведения о трудовой деятельности и стаже будут собираться на базе информационных систем Пенсионного Фонда в виде персонифицированной отчетности.

Нужно ли будет приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение, оборудование?

НЕТ. Никакого дополнительного ПО для сдачи персонифицированной отчетности, содержащей сведения о трудовой деятельности и стаже, не потребуется. Сегодня работодатели, штат которых насчитывает более 25 сотрудников, уже обязаны сдавать отчетность со сведениями о трудовой деятельности в электронном виде. С будущего года этот процесс, выстроенный по аналогичному сценарию, станет обязательным для всех.

Нужно ли будет заключать соглашение об обмене электронными документами с Пенсионным Фондом?

Нет, работодатель уже обязан предоставлять эту информацию в рамках Федерального Закона.

Какую информацию придется передавать в Пенсионный Фонд? Придется ли переносить из трудовой книжки в базу данных всю информацию о трудовой деятельности?

Всю информацию о трудовой деятельности работника заносить в базу данных не нужно. Обязательно нужно будет предоставить следующие данные:

1. Сведения о самом работодателе (Страхователе): наименование, сведения об изменении наименования, регистрационный номер;

2. Сведения о работнике: ФИО, паспортные данные, страховой номер;

3. Сведения о выполняемой работе и периодах работы:

• прием на работу с указанием структурного подразделения
• трудовая функция
• переводы на другую постоянную работу
• увольнения, их основания и причины
• реквизиты документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

4. Информация о подаче заявления о сохранении или отказе от бумажной трудовой книжки (ст. 66 и 66.1. ТК РФ).

В какие сроки будут проводиться изменения и что для этого должен сделать работодатель?

В 2019 году для перехода на электронную трудовую книжку ничего делать не нужно. В 2020 году до 30 июня работодатели будут обязаны уведомить всех работников (включая совместителей) об изменениях в трудовом законодательстве, а работники должны будут сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. После этого до конца 2020 года работодатель должен будет проанализировать все свои внутренние локальные нормативные акты и при необходимости внести в них изменения.

Например, необходимо будет найти в Правилах внутреннего распорядка пункты, в которых упоминается термин «трудовая книжка», и внести дополнительный термин — «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».

Как подготовиться к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде?

• Изменить кадровые документы, где прописан порядок работы с трудовыми книжками;
• Проверить бумажные трудовые книжки;
• Обеспечить техническую возможность передачи информации в ПФР;
• Уведомить сотрудников о новых правилах;
• Разработать форму заявления, которое будут подавать сотрудники;
• Составить список сотрудников, сведения о которых будут подаваться в Пенсионный фонд.

Как уведомить работников об изменениях в трудовом законодательстве?

Работодателю необходимо разработать внутренний локальный нормативный акт, в котором прописываются следующие тезисы:

• Сведения о работнике, выполняемой работе, переводах и увольнении работодатель передает в ПФР.
• Бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о трудовой деятельности.
• Сотруднику необходимо выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный вариант) и написать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года.

Обратите внимание, что работодатель обязан уведомить работника об изменении в трудовом законодательстве до 30 июня 2020 года, а работник имеет право написать заявление до 31.12.2020 г.

Как работник будет получать сведения о своей трудовой деятельности, если он выберет «электронный» вариант?

Сотрудник может запросить эти данные у работодателя, ПФР, МФЦ или посмотреть необходимую информацию в личном кабинете на сервисе «Госуслуги».

Как должно выглядеть уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки

Образец заявления на электронную трудовую книжку

А если сотрудник не напишет заявления и не сделает выбор в пользу бумажного или электронного варианта трудовой книжки?

Если работник не напишет заявление, то работодатель по умолчанию продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

Какие будут формы отчетности?

Формы сдачи отчетности, еще не утверждены, ждем января 2020 года.