Списал — не значит, что забыл. Чем грозит неправильное оформление недостачи товарно-материальных ценностей?

Компания получила пени, штраф и доначисление НДС за неправильное оформление недостачи. С решением налоговой они не согласились и подали в суд. Однако суды приняли сторону ФНС — инспекция посчитала выбытие имущества как безвозмездную реализацию.

Суд округа в Постановлении по делу № А55-13173/2021 указал, что недостача должна быть оформлена по результатам инвентаризации по правилам, указанным в:

• ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»,
• пп. 26-28 Положениях по бухучёту, утверждёнными Приказом Минфина от 29.07.1998 г. № 34н,
• Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждёнными Приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49.

В документах, где оформляется списание недостач ценностей, надо указать какой-либо из вариантов:

1. Решения следственных или судебных органов, которые подтверждают, что виновных лиц нет.
2. Отказ от взыскания ущерба с виновных лиц.
3. Заключение о факте порчи ценностей, которое получили от отдела технического контроля или специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Бухгалтер вправе внести изменения в бухучёт для приведения в соответствие фактических и учётных данных только после того, как руководитель выпустит приказ по результатам инвентаризации.

В этом деле компания показала приказы, где были утверждены итоги инвентаризации — недостачи списать за счёт расходов предприятия, излишки оприходовать. Но при этом компания документально не подтвердила, что имущество выбыло из-за событий, не зависящих от её воли — хищение, порча, бой, стихийное бедствие, уничтожение некачественной продукции.

Довод фирмы о том, что это была пересортица, документально не подтверждён и не соответствует его бухучёту. Пересортицу нужно оформлять по определённым правилам. О допущенной пересортице материально ответственные лица должны предоставлять подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В итоге суд принял сторону налоговой, потому что:

• Учёт пересортицы нужно оформлять через зачёт материально-производственных запасов одного наименования с разными номенклатурными номерами.
• Компания не представила объяснения комиссии, почему была допущена пересортица. Не было и решения руководителя о проведении зачёта недостач излишками.
• Какие-либо исправления в документы бухучёта в связи с пересортицей не вносились, зачёты излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы, документально не подтверждены.
• Фактически недостачи учитывались в качестве расходов.

Суд округа поддержал вывод нижестоящих судов, что налоговые последствия списания имущества наступили в результате событий, которые полностью зависели от воли компании.

Имущество не могло пропасть по независящим от компании причинам (территория была охраняемой, оснащена системой видеонаблюдения и т.д.). Поэтому налоговая и оценила это как безвозмездную реализацию в целях налогообложения.