Сколько хранить документы в компании?

В процессе деятельности любая организация неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых и гражданско-правовых отношений.

Данные требования законодательства обусловлены не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью организаций (индивидуальных предпринимателей).

Действующее законодательство предъявляет различные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также устанавливает требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Так, при формировании внутреннего регламента о порядке документооборота и сроках хранения документов в архивах организации необходимо ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:

• в отношении документов бухгалтерского учета и отчетности следует учитывать нормы Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
• по документам налогового учета – нормы НК РФ
• по документам по кадровому учету — нормы Федерального закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Документы бухгалтерского учета и отчетность

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Срок хранения годовых бухгалтерских балансов и отчетов, приложений к балансу, пояснительных записок, бюджетной отчетности установлен как постоянный. Соответственно, бухгалтерская отчетность должна храниться в течение всего срока существования организации.

Учетная политика, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т.ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Документы налогового учета

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (в том числе первичные документы по доходам и расходам), следует хранить в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Данный срок хранения документов соответствует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (в рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий 3 предшествующих календарных лет).

Течение срока хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов. Например, отсчет срока хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен начинаться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

ВАЖНО:Если один документ используется для нескольких целей (например, подтверждает расходы в бухгалтерском и налоговом учете), а срок отличается, то необходимо ориентироваться на больший срок хранения бумаг в архиве организации.

Документы, подтверждающие убытки

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, хранят в течение всего срока, когда указанный убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6, п. 16 ст. 214.1 НК РФ). Срок хранения не сокращается даже после проведения налоговой проверки. После того как убыток будет полностью списан, документы продолжают хранить в соответствии с установленными для них сроками.

Документы по кадровому учету

Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ). В частности, трудовые договоры, кадровые приказы (прием на работу, установление совмещения, переводы, аттестация, поощрения, предоставление отпусков и т.д.), личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, согласие на обработку персональных данных и т.п.

Сроки хранения документов по личному составу (п. 1 и 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):

• 75 лет — для документов, созданных до 1 января 2003 года;
• 50 лет — для документов, созданных после 1 января 2003 года.

При этом на многие документы по личному составу установлены иные сроки хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Ответственность за нарушение сроков хранения документов

Если организация (индивидуальный предприниматель) по требованию госорганов (ИФНС, ФСС РФ, трудовой инспекции и т.д.) не представите документы, чей срок хранения не истек, то организация (индивидуальный предприниматель) и ее должностные лица будут оштрафованы. Размеры штрафов указаны в НК РФ, КоАП РФ, Законе № 125-ФЗ.

Протоколы по административным штрафам выписывают:

• налоговые орган (по ст. 15.6 и 15.11 КоАП РФ);
• Роструд РФ  (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
• Росархив (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ);
• ФСТЭК  (ст. 14.20 КоАП РФ);
• Росфиннадзор (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ);
• ФАС РФ (ст. 19.31 КоАП РФ).