Всё, что необходимо знать про использование автомобилей в работе организаций и ИП
Всегда ли надо оформлять путевые листы? Когда проводить техосмотр машины, и надо ли врачу осматривать водителя? Какие путевые листы не подтвердят расходы для целей налога на прибыль и вычеты по НДС? Обо всём и многом другом в девяти вопросах и ответах.
Юрлица и ИП, занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов автобусами или грузовыми автомобилями, обязаны проводить предрейсовый контроль технического состояния транспорта. Об этом говорится в п.1.2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Если вы не используете в перевозках автобусы и грузовые автомобили, необходимость в предрейсовом осмотре автомобиля отпадает.
Предрейсовые медицинские осмотры водителей проводятся во всех случаях обязательно, кроме водителей машин экстренных оперативных служб. Если осуществляется перевозка пассажиров или опасных грузов, то помимо предрейсового медосмотра перед началом рабочего дня обязателен еще и послерейсовый медицинский осмотр. Всё это регулируется п.4. Приказа Минздрава России от 15.12.2014 N 835н «Об утверждении Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров».
Путевой лист нужен независимо от того, перевозите вы пассажиров или груз. И нужен в дальнейшем, чтобы подтвердить расходы для целей налогообложения (причем в нем должен быть детализированный маршрут — адрес, откуда двигается транспортное средство, и куда, с указанием наименования существующего или потенциального контрагента, формулировка “по городу” не подойдет). А также если не будет путевого листа, сотрудники ГИБДД могут привлечь к административной ответственности.
В соответствии с законом путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем для перевозок грузов, пассажиров и багажа. Следовательно, если вы не везёте пассажиров или груз, обязанность оформления путевого листа не установлена. Учтите, что такой подход скорее всего приведет к спорам с сотрудниками ГИБДД, но судебная практика на Вашей стороне. Даже при отсутствии путевого листа должен быть документ со сведениями о маршруте движения и израсходованном топливе для целей признания в расходах сумм по налогу на прибыль и вычетов по НДС.
Часто у организаций возникает вопрос о том, надо ли вносить показания одометра в путевой лист. В ряде случаев ФНС сверяет показания одометра в путевом листе с заказ- нарядами при ремонте автомобилей. К обязательным реквизитам путёвки относятся:
Путевой лист выписывается до начала рейса, если длительность поездки превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель делает один или несколько рейсов. В редакции этой нормы до 1 марта 2019 года допускалось оформление путёвки на срок от одного дня до месяца. Сейчас такая возможность исключена, путевые листы нужно оформлять строго для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов.
Когда путевого листа нет совсем, возможно привлечение к ответственности по п.2. ст. 12.3. КОАП. Наказание в этом случае — предупреждение или наложение административного штрафа в размере 500 рублей. В случае, если путевой лист есть, но он оформлен ненадлежащим образом, возможно привлечение к ответственности с использованием данных норм, у ГИБДД будет довод о том, что надлежаще оформленный путевой лист отсутствует. Если осуществляется перевозка пассажиров или грузов в отсутствие предрейсового медицинского осмотра, то согласно п.2. ст. 12.31.1. КОАП возможно наложение административного штрафа
Если деятельность перевозчика лицензируется, тогда возможна административная ответственность по п.3. ст. 14.1. КОАП. Штраф за отсутсвие путевого листа гражданину — от 1500 до 2000 рублей, должностному лицу — от 3000 до 4000 рублей, организации — от 30 000 до 40 000 рублей.
Также возможна административная ответственность по п.3. ст. 5.27.1 (допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда, а также обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня, обязательных психиатрических освидетельствований или при наличии медицинских противопоказаний). Санкция — штраф должностных лиц и ИП от 15 до 25 тысяч рублей; для юридических лиц — от 110 до 130 тысяч рублей).
В судебной практике фигурирует позиция, подтверждающая необходимость полного и корректного оформления этого документа.
Если в путевых листах не будет сведений о маршруте следования, суд может сделать вывод о том, что они не могут подтверждать осуществленные расходы на ГСМ в целях исчисления прибыли, поскольку не представляется возможным установить связь спорных расходов с деятельностью общества, по этой же причине будет отказано в вычетах по НДС (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 N Ф05-12699/2018 по делу N А40-76951/2017).
То же самое касается и ситуации с отсутствием путевых листов (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 28.09.2018 N Ф09-5395/18 по делу N А34-12500/2017 (Определением Верховного Суда РФ от 17.12.2018 N 309-КГ18-21253 отказано в передаче дела N А34-12500/2017 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления)).
Однако, если будут иные документы (а путевых листов не будет даже в ситуации, когда они необходимы), которые подтверждают маршрут следования и размер затраченных ГСМ, то в этом случае есть большая вероятность доказать в суде правомерность расходов по налогу на прибыль и вычетов по НДС. В Письме от 18.10.2005 N 03-03-04/1/285 сказано, что «…соответствие затрат налогоплательщика критериям отнесения их к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, предусмотренным Кодексом, является необходимым и достаточным условием для учета таких затрат в целях налогообложения вне зависимости от действия норм законодательства иных отраслей, предметом которого налоговые правоотношения не являются».
В п.11 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации № 33 от 30.05.2014 г. «О некоторых вопросах, возникающих у Арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость» указано, что «…невыполнение налогоплательщиком при осуществлении хозяйственной деятельности тех или иных предписаний, установленных как публично-правовыми, так и гражданско-правовыми нормами (например, неполучение в необходимых случаях лицензии, иных разрешений или согласований; неосуществление регистрации договора и т.п.) влечет неблагоприятные для него налоговые последствия (например, невозможность использовать освобождение от налогообложения конкретных операций, применять налоговые вычеты, заявлять налог к возмещению из бюджета и др.) лишь в том случае, если это прямо предусмотрено положениями части второй Кодекса».
Также в путевых листах обязательно должен быть указан точный адрес следования и наименование существующего или потенциального контрагента (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 10.12.2018 N 05АП-8453/2018 по делу N А51-3746/2018).
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
