Почему компании не хватает денег или, как управлять дебиторкой

Дебиторская задолженность относится к активам компании, её имуществу. При этом большая дебиторка — самая распространённая причина нехватки денежных средств в бизнесе.

В физике есть закон сохранения энергии: она бесследно не исчезает и не возникает из ничего. Так и в бизнесе тоже ничего из ниоткуда не возникает — у каждого актива есть свой источник (пассив), за который нужно платить.

Дебиторкой надо управлять. Ведь всё, чем вы не управляете, имеет тенденцию расти — лишний вес, затраты, остатки на складах и, конечно, дебиторская задолженность.

Для работы с дебиторской задолженностью есть три постулата, которых мы рекомендуем придерживаться:

• стратегическая цель отдела продаж — обеспечение денежного потока,
•  управление дебиторкой — это управление платёжеспособностью компании,
• 70% работы с проблемной дебиторкой выполняется ещё до подключения к работе юристов.

Управление дебиторской задолженностью делится на два блока:

• управление будущей задолженностью,
• управление текущей задолженностью.

Управление будущей задолженностью

Выстраивая управление будущей дебиторской задолженностью, нужно ответить на три вопроса:

1. Какую дебиторку может позволить себе бизнес / СКОЛЬКО?
2. На какой срок можно кредитовать своих покупателей / НА СКОЛЬКО?
3. Кого можно кредитовать / КОМУ?

СКОЛЬКО? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно составить Управленческий баланс с реальными данными по остаткам. Главное уравнение баланса: активы (имущество) = пассивы (источники финансирования имущества). Источники — это собственные и заёмные средства. Зная размер источников (пассивов), вы можете посчитать допустимый размер дебиторской задолженности. Только не забывайте, что в структуре активов кроме дебиторки есть материалы, готовая продукция, незавершённое производство, строительство — они тоже должны быть обеспечены пассивами (источниками средств).

НА СКОЛЬКО? Чтобы рассчитать среднюю величину отсрочки, надо знать коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (КОБ). Для этого понадобятся допустимый размер дебиторки (Д), который мы определили ранее, и план продаж (выручки).

−         КОБ = выручка / Д

−         Отсрочка в днях = период (за который мы взяли выручку в днях) / КОБ

На примере: ваш план продаж 100 млн ₽ в год; исходя из структуры пассивов допустимый размер дебиторской задолженности 10 млн ₽. Тогда:

−         КОБ = 100 / 10 = 10

−         отсрочка = 360 / 10 = 36 дней

КОМУ? Чтобы получить кредит в банке, необходимо предоставить внушительный пакет документов для анализа — так банки пытаются понять свои риски при выдаче кредита. Продавая с отсрочкой, вы кредитуете своего покупателя и тоже рискуете. Если не анализировать покупателей — риск увеличивается. В то же время бизнес — не банк. Компания не может тратить слишком много времени и денег на анализ своих потенциальных покупателей. Необходимо найти золотую середину.

Сегодня много информации о юрлицах можно найти в открытом доступе. Как минимум стоит воспользоваться сервисом «Прозрачный бизнес» от ФНС, проверить количество и динамику судебных споров контрагента, заказать справку в НБКИ, если сумма сделки большая. Также запросить бухгалтерскую отчётность и проверить:

•  устойчивость — долю заёмных средств в бизнесе,
• кредитную нагрузку — отношение выручки к остатку задолженности по кредитам,
• наличие основных средств — есть ли у покупателя какое-то имущество, на которое можно наложить взыскание.

Управление текущей задолженностью

Управление текущей задолженностью — это слаженные действия финансистов, отдела продаж и юристов.

Финансовый отдел отвечает за своевременный отчёт — реестр старения задолженности, в котором дебиторка разбита на группы:

• текущая задолженность — долги в рамках договорных условий,
• просроченная задолженность — долги, по которым нарушены условия оплаты, пошла просрочка,
• судебная задолженность — долги, которые вы взыскиваете через суд,
• сомнительная задолженность — долги, по которым вы сомневаетесь в получении средств, вероятна к списанию.

По каждой группе задолженности должен быть разработан регламент действий сотрудников — менеджеров по продажам и юристов. Кроме того, у персонала должна быть мотивация работать с дебиторкой. А руководитель обязан контролировать весь процесс и отслеживать размер долгов.