Отчет о движении денежных средств – зачем и кому нужен

Самый любимый и самый распространённый отчёт у предпринимателей – отчет о движении денежных средств. Если вы, как и многие собственники, аккуратно в экселе записываете все движения денег – что от кого получили, и кому и за что заплатили – то и вы не исключение. Но что дает вам эта табличка с цифрами и как ее заставить работать на результат?

Назначение ОДДС

По отчету о движении денег вы ориентируетесь достаточно ли у вас средств, чтобы достигнуть поставленных целей. Но в иерархии финансовых отчетов, он занимает отнюдь не первое место. Ведь по сути он показывает всего лишь сколько денег у компании было в начале периода, сколько стало в конце и почему эти цифры не совпадают.

Основное назначение ОДДС – показать достаточно ли поступлений на осуществление задуманного или вас ожидают «кассовые разрывы».

Кассовый разрыв – это период, в который платеж необходимо обязательно произвести, а поступлений в этот период не запланировано.

Когда составляется предварительный План Движения Денежных Средств финансовая служба должна проанализировать и найти возможности переноса платежей или варианты привлечения заемных средств. Поэтому, Отчет о движении денег это больше инструмент для финансовой службы для планирования денежных потоков.

Структура отчёта о движении денежных средств

Стандартно в структуре отчета о движении денежных средств выделяют отдельно три вида деятельности – операционную, инвестиционную, финансовую.

Это делается для того, чтобы собственнику было легче оценить воздействие этих направлений на финансовое положение компании.

Разделы отчета:

Поступления лучше всего разбить на следующие группы:

• Авансы
• Дебиторка в срок
• Дебиторка просроченная (свыше 30 дней)

Выплаты делят по направлениям деятельности:

• Основная деятельность – то, что приносит бизнес компании, и оплата текущих операций по основному бизнесу.
• Финансовая деятельность – деньги, финансирующие развитие бизнеса. Погашение и привлечение кредитов, уплата процентов
• Инвестиционная деятельность – деньги потраченные на покупку основных средств, дополнительного бизнеса или полученные от продажи основных средств или части компании – то, что вы инвестируете в свой бизнес
• Выплаты собственнику – дивиденды.

Как проверить правильность отчета о движении денежных средств

Проверить правильность Отчета о Движении Денежных Средств очень просто: остатки денежных средств в отчете должны быть равны остаткам на счете плюс в кассе, плюс деньги в пути, остатки на депозите, в общем все варианты, где у вас могут оказать денежные средства на отчетную дату.

Три основные ошибки при составлении ОДДС

• Самая главная ошибка в составлении этого отчета бывает в том, что заносятся не все выплаты. Например, не отражаются какие-то выплаты собственнику или выплаты по поручению собственника. Независимо от того, как вы относитесь к платежам за садик ребенка учредителя, вы должны это отразить в Отчете о Движении Денежных Средств либо как заработную плату учредителя, либо как дивиденды.
• Вторая ошибка – платеж не разнесен на какую-то определенную статью. Например, произведена выплата из кассы, не понятно на какие нужды, поставлено как прочие выплата из кассы. Все платежи должны быть идентифицированы, и назначение платежа должно определяться до совершения фактического расхода.
• И третья ошибка – разная структура статей ОДДС и ОДР. Данные отчеты могут содержать разную детализацию, например в ОДР у вас будет одна статья – выручка, а в отчете о Движении Денежных Средств – три статьи (авансы, платежи в срок, погашение просроченной задолженности). Но важно чтобы основная структура статей совпадала, чтобы в дальнейшем вы могли проводить качественный анализ

Как внедрить ОДДС в компании

Основное назначение Отчета о Движение Денежных Средств – это предупреждение «кассовых разрывов». Деньги – ресурс ограниченный, их всегда не хватает. А если по ресурсу есть ограничение, помочь сможет только правильное планирование.

Планирование денежных средств это часть бюджетирования деятельности компании.

Несколько советов, которые помогут правильно организовать этот процесс:

• Определите срок к которому все подразделения должны сдать в финансовую службу заявки на платежи на следующий месяц, например к 25 числу текущего месяца.
• Определите срок, к которому финансовая служба предоставляет директору предварительный вариант БДДС (бюджета движения денежных средств), например к 27 числу текущего месяца. Желательно, чтобы к 27 числу финансовая служба уже провела все необходимые переговоры со службами, и постаралась «сбалансировать» бюджет.

Сбалансировать бюджет на языке финансистов означает уравновесить поступления и выплаты.

• Определите дату, когда Бюджет Движения Денежных Средств должен быть окончательно утвержден директором предприятия. Например, 1 число планируемого месяца. Желательно, чтобы до утверждения БДДС никакие платежи (кроме платежей 1-ой очереди) не производились.
• Определите даты для контроля выполнения показателей бюджета. Например, подекадно – 10 и 20 число каждого месяца.
• В контрольные даты при невыполнении показателей по поступлению должны проводиться мероприятия по секвестированию бюджета или, говоря простым языком, по вычеркиванию платежей.

Все платежи должны иметь приоритетность и очередность

1 очередь – платежи, невыполнение которых может повлечь остановку деятельности компании. Например, например налоги, кредиты, платежи по по судебным решениям.
2 очередь – платежи, невыполнение которых грозит высокими рисками для предприятия, например, заработная плата
3 очередь – платежи по основной производственной деятельности, по графику согласованному с поставщиками
4 очередь – платежи по обеспечению основной деятельности (общехозяйственные расходы)
5 очередь – платежи на инвестиционные цели

Любая заявка на осуществление расхода должна быть привязана к статье бюджета и осуществляться в строго согласованных лимитах. Лучше установить время, когда можно подавать заявки для платежей на следующий день, чтобы у финансовой службы была полная планируемая сумма и можно было утвердить заявки исходя из приоритетности платежей.

Делаем выводы

Отчет о Движении Денежных Средств входит в состав трех самых главных финансовых отчетов, поэтому он обязательно должен быть в компании. Но если вы не используете его при планировании, у вас есть большой шанс потерять однажды контроль над ситуацией. Движение денежных средств нужно планировать. Деньгами надо управлять.

Внедрение системы планирования и бюджетирования на предприятии – процесс достаточно трудоемкий. Помимо временных затрат он требует участия высококвалифицированных специалистов. В этом случае бывает эффективнее привлечь на проект консалтинговую компанию, чем справляться с задачей самостоятельно.