Одной цепью: почему управленческий учёт не должен быть «головной болью» только бухгалтерии

При формировании управленческого учёта важно, чтобы в нём участвовала не только финансово-бухгалтерская служба, но и другие подразделения. Бухгалтер, например, не может, отвечать за остаток материалов, ведь он не имеет дела с их ежедневным поступлением и расходованием. Поэтому в системе учёта должен также работать и заносить первичную информацию специалист на складе.

Мы насчитали минимум четыре причины — почему в единой учётной системе должны работать все сотрудники. Рассказываем.

1. Учёт должен быть достоверным

Например, сотрудник склада допустил ошибку: отгрузил не ту номенклатуру, которую должен был, либо не оформил документ прихода, и в программе формируются отрицательные остатки. Это не программная ошибка, а человеческий фактор. Такие ситуации нужно исправлять: проводить инвентаризацию, оформлять документы. Кто из сотрудников будет этим заниматься, должен определить руководитель. Если такую ошибку не исправить вовремя, это приведет к недостоверной себестоимости товара и получится некорректный финансовый результат по чистой прибыли в компании.

2. Управленческий учёт основывается на первичных документах

Если в систему не заносят первичные документы, то и отчётность по ним формироваться не будет. Важно, чтобы сотрудники, работающие с первичными документами, заносили данные в систему оперативно, а ответственные за предоставление документов (обычно это руководители ЦФО) своевременно предоставляли закрывающие документы в бухгалтерию.  Контрольной точкой процесса ввода первичной информации должны быть регулярные сверки с поставщиками и покупателями. Если по актам сверок расхождений нет, то отчёт достоверный и все расходы отражены в отчёте.

3. Ответственным за фактически понесённые затраты и их внесением в учётную систему должно быть одно лицо

Обычно процесс работает так, что: сотрудники передают документы в бухгалтерию, или документ приходит по ЭДО, а бухгалтеры вносят их в систему управленческого учёта. Это неправильно, так как бухгалтер может и не знать, что по факту расходы выполнены или не выполнены в полном объёме, или документ может не дойти до бухгалтерии, а если сдают документы без реестра, то «крайнего» и не найти. Важно, чтобы время между операцией и её занесением в систему было минимальным, и ответственность была на одном человеке — кто по факту принял эти работы и кто внёс документы в программу. Поэтому именно хозяин операции должен сразу заносить её в учётную систему. При таком подходе, бухгалтер может проверить был фактический расход или нет, и был документ или нет.

4. Бухгалтерия не может вести пообъектный учёт

Только тот, кто выполняет операцию, например делает закупку, может знать, к какому объекту эти затраты относятся. Бухгалтерия такой информацией не владеет. Поэтому если нужен чёткий пообъектный учёт, то вносить в систему данные о сделке должен тот, кто её совершает.

Чтобы система управленческого учёта работала, важно на этапе внедрения определить роли сотрудников в ней: кто заносит данные, кто контролирует, кто меняет должностные инструкции и внедряет регламенты. Учёт материалов на складе подтверждает служба логистики или склада; за документы на списание отвечает мастер участка или начальник смены. Отдел продаж привязывает к сделке расходы на логистику, доставку до клиента или подарки.

Как снизить риски проекта внедрения управленческого учёта

Часто мы видим, что сотрудники со стороны клиентов не вовлечены в занесение данных в учётную систему, и тут две основных причины.

1. У сотрудника не хватает времени на то, чтобы узнавать функционал системы и работать с ней. Он настолько занят основной работой, что не успевает изучить новую программу. Такой риск возникает, когда в компании внедряют новую программу и не выделяют времени для обучения пользователей.
2. Со стороны сотрудников возникает сопротивление тому, что им добавляют новые обязанности, связанные с работой в новом ПО. У них может и есть время на обучение, но они не хотят его проходить и саботируют процесс.

Чтобы снизить эти риски при реализации проекта управленческого учёта, мы рекомендуем следующее.

1. Собственник компании или лидер проекта, или заказчик постановки управленческого учёта должен быть вовлечён в процессы на разных уровнях: от участия в обязательной ежемесячной встрече с командой до контроля результатов. Если заказчик сам избегает участия в проекте, то и сотрудники будут саботировать свои обязанности.
2. При внедрении системы учёта нужно разработать систему мотивации персонала. Для разных людей мотивация может быть разной, как материальной, так и не материальной. Кого-то больше вдохновит солидная премия, а кого-то перспективы в должности.
3. Важно организовать обучение с практикой и контролировать его прохождение. Например, можно купить курс с практическими заданиями и получением сертификата. Тогда будет понятно, что если человек получил сертификат, значит, прошёл обучение.
4. Полезно доукомплектовывать штат помогающими специалистами. Это могут быть операторы, основные обязанности которых связаны с ведением документооборота. Особенно это важно, если в компании работают компетентные и опытные сотрудники в возрасте, которым сложно осваивать новые технологии.