Лайфхаки по управлению дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность возникает тогда, когда товар (или услугу) вы уже отдали, а деньги вам ещё не заплатили. По бумагам прибыль есть, на практике же есть только долговое обязательство от клиента или партнёра. А долговое обязательство в оборот не пустишь.

Отсюда простой вывод: чем быстрее вы получаете деньги от своих клиентов, тем меньше сумма дебиторской задолженности. Чем меньше сумма дебиторки, тем выше оборачиваемость. Чем выше оборачиваемость, тем выше прибыль. Чем выше прибыль… тем лучше.

Идеальная ситуация: дебиторской задолженности нет вообще. К сожалению, на практике этот идеал почти недостижим, поэтому нужно учиться работать с дебиторской задолженностью. В прошлых статьях блога мы уже писали, как ей управлять:

• Для управления текущей задолженностью нужен регулярный и понятный управленческий отчет «Реестр старения дебиторки», а также регламент действий сотрудников.
• Для того, чтобы регулировать будущую Дебиторскую Задолженность, нужно сформировать лимиты задолженности покупателей, и утвердить Политику Кредитования Покупателей.

Сегодня же мы поговорим о том, чем эти мероприятия дополнить.

Ценные советы по Управлению Дебиторской Задолженностью:

• Сделайте так, чтобы покупателю было выгодно платить вам в срок. Ценные призы, скидки, подарки, приглашения на мероприятия – сделайте так, чтобы вашему контрагенту хотелось заплатить вам в срок. Больше мотивации;
• Начинайте работать с дебиторкой ещё до момента ее возникновения. Сделайте первый звонок контрагенту заранее, ещё до того, как произошла отгрузка, вот в таком формате:

Добрый день, через пять дней мы планируем отгрузку на ваше предприятие. Вам надо быть готовым заплатить нам через 15 дней. Будьте готовы к платежу пожалуйста.

В момент отгрузки повторите монолог. И через 5 дней ещё раз уточните, всё ли будет в порядке;

Быстро выставляйте счета. Счёт часто согласовывают несколько руководителей, только потом по нему идёт платёж. Соответственно, чем раньше вы отдадите счет, тем быстрее будет расчёт. В идеале счёт отсылается одновременно с отгрузкой или до неё;

Это интересно: в книге «Развитие Бизнеса. Инструменты прибыльного роста» Верн Харниш есть пример компании, которая в два раза увеличила денежный поток, только благодаря тому, что они стали выставлять счета два раза в месяц;

Напоминайте о себе. Не получили деньги в срок? Начинайте звонить партнёру как можно чаще, это поможет ему не забыть о вас и даст дополнительную мотивацию закрыть свои обязательства;

Подключите смс-оповещение по оплате отгруженного счета. Хорошо работает автоматическая рассылка СМС вида: «У вас задолженность 100 000 рублей перед компанией НАЗВАНИЕ за отгрузку от 01.02.2021. Оплатите счёт №12345». Не стесняйтесь показаться навязчивым: вам уже должны денег и уже не выполняют свои обязательства;

Указывайте на счете конкретную дату оплаты. Избегайте шаблонных формулировок вроде «счет надо оплатить в течение 10 дней с момента отгрузки». Указывайте конкретную дату, не позднее которой счет должен быть оплачен. Например: «Оплатить не позднее 15 марта 2021 года»;

Разберитесь в бизнес-процессах клиента, поймите от кого зависит оплата вашего счета. Иногда бывает, что счета «горой» скапливаются у операциониста, и она просто не успевает оплачивать все счета вовремя. И простой знак внимания – например, коробка конфет или букет цветов – может помочь вашему счету оказаться наверху этой «горы»;

Включите в договор «драконовские» санкции за просрочку. Сделайте так, чтобы вашему контрагенту было невыгодно задерживать оплату. Возможно, вы никогда и не воспользуетесь этой мерой ответственности, но ваши письма-претензии с указанием суммы штрафа помогут привлечь внимание к проблеме.

Надеемся, предложенные нами методы помогут вам справиться с ростом дебиторской задолженности и свести её к минимуму!