Бухгалтерия и финансовая служба – это расходные подразделения, на которых всем всегда хочется сэкономить. Но не стоит торопиться, сначала лучше рассчитать Оптимальные затраты на ведение Учета.
Бухгалтерия и финансовая служба – это расходные подразделения, на которых всем всегда хочется сэкономить. Это вполне предсказуемо, но последствия этого не всегда оцениваются правильно. Экономия на Учете, приводит к недостаткам Контроля, что может стоить компании гораздо больше чем сэкономленная заработная плата бухгалтера.
Поэтому затраты на ведение Учета должны быть оптимальными. Как же рассчитать затраты на Учет?
Считается, что численностью бухгалтерской службы сложно управлять: она растет как на дрожжах, и руководителю всегда кажется, что сотрудников бухгалтерии больше чем надо.
Но формирование Учета – такой же производственный процесс, как и все остальные. Соответственно, у этого процесса есть своя трудоемкость, на которую можно посчитать оптимальное количество человек.
Как рассчитать оптимальное количество сотрудников:
Ежедневно бухгалтерия выполняет множество операции. Например:
Каждая из этих операций имеет свое содержание, то есть набор необходимых для ее выполнения действий, а также среднее время выполнения. У каждого предприятия своя трудоемкость учета и каждой операции.
Для примера возьмем компанию, у которой время на каждый вид операции варьируется от 3 до 6 минут. А самый трудоемкий процесс – принятие к учету расходов по авансовому отчету, занимает 26 минут.
Далее необходимо посчитать общую трудоемкость процесса. Для этого время обработки одной операции умножаем на количество таких операций. Количество операций легко можно посмотреть в программе 1С.
Для примера рассмотрим трудоемкость операций в компании, где общее время работы за год составило 15 875 часов. Вот небольшой фрагмент из таблицы, в которой отмечена трудоемкость отдельных операций:
| Операция | Время | Доля |
|---|---|---|
| Реализация товаров, работ, услуг | 2468 | 15,54% |
| Разнесение выписки банка | 1901 | 11,97% |
| Проведение сверки с контрагентами | 1577 | 9,93% |
| Начало и окончание рабочего дня, перерывы в течение дня | 1482 | 9,34% |
| Отпуск сотрудника | 1440 | 9,07% |
| Отражение кассовых документов | 1085 | 6,84% |
| Отражение поступления товаров, работ, услуг, закрытие резерва | 998 | 6,29% |
| Оформление отчета о розничных продажах | 988 | 6,22% |
| Оформление счета-фактуры | 705 | 4,44% |
Нужно понимать, что цифра 15 875 часов появилась не до расчета таблицы, а после. Фактически, мы сложили все действия бухгалтеров компании и получили их общее время работы.
При этом существует и норма – количество часов, которое должны отрабатывать бухгалтеры ежегодно – 1 974 часа. Посчитав фактические действия каждого сотрудника бухгалтерской службы (с помощью все той же трудоемкости и 1С), вы увидете как дела обстоят на самом деле.
Сведя плановую и фактическую трудоемкость по каждому сотруднику, вы, возможно, увидите, что кто-то перегружен, а у кого-то масса свободного времени.
| Сотрудники | Норма | Факт | Отклонение | Нагрузка от нормы | Доля |
|---|---|---|---|---|---|
| Главный бухгалтер | 1974 | 2772 | — 798 | 140% | 17% |
| Бухгалтер по первичной документации | 1974 | 1400 | 574 | 71% | 9% |
| Бухгалтер по ЗП+прочее | 1974 | 2797 | — 823 | 142% | 18% |
| Бухгалтер по материалам | 1974 | 1153 | 821 | 58% | 7% |
| Бухгалтер по сверкам | 1974 | 2925 | — 951 | 148% | 18% |
| Бухгалтер по налоговому учету | 1974 | 1094 | 880 | 55% | 7% |
| Бухгалтер по учету операции в Рознице | 1974 | 2339 | — 365 | 118% | 15% |
| Бухгалтер по услугам | 1974 | 800 | 1174 | 41% | 5% |
| Бухгалтер по Учету ДС | 1974 | 595 | 1380 | 30% | 4% |
| 17766 | 15875 | 1891 | 89% | 100% |
На финальном этапе мы можем рассчитать, сколько человек должны формировать Учет на предприятии. Для этого время необходимое для обработки учета в год (в нашем случае это 15 875 часов) нужно разделить на норму трудового времени на одного сотрудника (в 2016 это были 1974 часа).
Норма времени рассчитывается как количество рабочих дней в году на продолжительность рабочего дня.
| Норма времени на 1 человека на 2016 год | 1974 |
| Трудоемкость обработки операций | 15875 |
| Расчетное количество человек | 8,04 |
| Бухгалтер на период отпусков | 1,00 |
| Расчетное количество сотрудников | 9,04 |
Так вы можете определить необходимый состав бухгалтерской и финансовой службы.
Помните, что затраты на Учет – это не только заработная плата работников бухгалтерии. Это еще и работа программистов, стоимость автоматизации, услуги консультантов.
Считается, что организован достаточный контроль бизнеса, если расходы на содержание финансово-бухгалтерской службы составляют от выручки:
Приемлемый Уровень Учета возможно достигнуть, если расходы на ФЭС составляют от выручки:
Низкий уровень Учета не обеспечивает контроль и сохранность Капитала владельца. Этот опасный уровень достигается, если расходы на ФЭС составляют:
Как сдать отчетность вовремя?
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
