Как правильно оформлять путевые листы? Разбираемся в тонкостях нововведения Минтранса

На самом деле, Минтранс не утверждал новую форму путевого листа. Приказом ведомства введены именно обязательные реквизиты, которые нужно указывать в путевых листах.

Как оформлять путевые листы

Путевой лист нужен для учёта и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта). Сформировать его можно в электронном виде или составить на бумаге.

Формат электронного путевого листа утверждён приказом ФНС России № ЕД-7-26/116@.

Форм путевых листов в бумажном виде, обязательных к применению, нет. Поэтому компания может самостоятельно разработать бланки или взять за основу унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России № 78.

Формы, которые вы используете, необходимо закрепить в учётной политике.

Но есть и обязательные элементы для путевого листа:

• сведения, перечисленные в ч. 3 ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Их состав и утверждён приказом Минтранса России № 390;
• обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Поэтому предусмотрите в путевом листе обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в частности, наименование документа и дату его составления.

Кроме того, укажите в нём сведения (ч. 3, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 1 Состава сведений и порядка оформления путевого листа):

• о сроке действия путевого листа;
• лице, который оформил путевой лист;
• транспортном средстве;
• водителе (водителях);
• виде перевозки;
• виде сообщения.

Также в путевом листе можно указать дополнительные сведения, которые отражают особенности вашей деятельности.

Если за основу путевого листа вы возьмёте формы, которые утверждены постановлением Госкомстата России, то дополните их всеми вышеуказанными сведениями и обязательными реквизитами.

Кому обязательно использовать путевой лист?

Путевой лист нужен на каждое транспортное средство, которое перемещается до дороге при перевозке пассажиров, багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

То есть, все организации, у которых есть транспортные средства, должны оформлять путевые листы. Кроме того, путевой лист считается документом, который подтверждает расход ГСМ.

Единственный случай, когда оформлять путевой лист необязательно — если физлицо использует собственное транспортное средство в своих целях, либо передаёт его по доверенности другому физическому лицу.

Что будет, если не применять путевой лист или неправильно его оформить?

Штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор может выписать штраф за езду без путевого листа в размере 500 ₽ или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил оформления. Например, за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие в документах соответствующей отметки) организацию могут оштрафовать на 30 000 ₽, а её должностных лиц — на 5 000 ₽.

Такие же суммы предусмотрены за нарушение требований технического осмотра транспортного средства.