Как правильно должна проходить выемка документов — подробные разъяснения Минфина

В письме Минфина № 03-02-07/96044 есть чёткое объяснение, когда налоговики могут производить выемку документов в процессе проверки. ФНС может забрать официальные бумаги, если есть достаточные основания полагать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены.

Несколько правил при выездной проверке:

• Инспекция может потребовать у компании документы для ознакомления.
• С подлинниками ФНС может работать только на вашей территории. Кроме случаев, когда выездная проверка проходит по месту нахождения налогового органа.
• В некоторых случаях налоговая может снять копии документов.
• Выемку документов налоговая может проводить только если есть мотивированное постановление должностного лица с утверждением руководителя / заместителя, который вынес решение о налоговой проверке.

Иногда для проверки недостаточно копий документов. И налоговая может подозревать, что компания хочет спрятать / уничтожить доказательства. Тогда инспекция вправе изъять подлинники.

Здесь тоже есть правила:

• При изъятии документов изготавливают копии, которые заверяют в налоговой, а подлинники затем возвращают.
• Если копии снять сложно или невозможно, налоговая может забрать документы на пять дней, а затем вернуть.
• Во время выемки налоговая должна составить протокол о производстве выемки, изъятии документов и предметов.
• Изъятые документы и предметы налоговая перечисляет, описывает в протоколе и прикладывает описи, где указывает наименование, количество, признаки предмета и по возможности — стоимость.
• Все документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, которые участвуют в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются прямо на месте.
• Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора, плательщика страховых взносов).

Если компания отказывается скрепить печатью и подписью документы, об этом налоговая должна сделать специальную отметку в протоколе.

Помните, что налоговая несёт ответственность за убытки, если вдруг своими действиями / бездействием причинила ущерб компании.