Чтобы получить достоверную управленческую отчётность, нужно проверить, все ли операции, которые отражены в бухгалтерской или управленческой программе, соответствуют действительности. Для такого процесса мы сделали регламент управленческого закрытия месяца. В статье расскажем, как он работает.
Регламент закрытия месяца тесно связан с регламентом документооборота. Сначала в компании создают регламент документооборота и назначают ответственного за каждый документ. Тот, кто отвечает за документ, отвечает и за отчётность, связанную с ним. Например, завскладом отвечает за перемещение товаров на складах и, соответственно, за отчёт по остаткам товаров на складах. Казначей проводит документы по списанию и поступлению денег, соответственно, отвечает и за остатки денег на счетах, и за деньги в пути.
Кроме этого в компании есть один сотрудник финансовой или бухгалтерской службы, который контролирует весь процесс управленческого закрытия периода. Он напоминает ответственным, когда надо сдать документы, и перепроверяет отчёты.
У нас есть бизнес-процесс, где расписаны мероприятия по каждому разделу учёта. Список этих мероприятий может отличаться для разных компаний и меняться со временем, но он обязательно должен охватывать все разделы учёта и документооборота компании.
Возьмём для примера первый и самый простой отчёт — о движении денежных средств (ОДДС). По нему нам нужно проверить, что все остатки в программе соответствует действительности: остатки на счетах по банковским выпискам разнесены, нет отрицательных остатков или остатков по кассе, все деньги в пути закрылись.
Вторым действием мы должны проверить обороты: все ли операции разнесли по правильным счетам и статьям управленческого учёта. Для этого мы формируем отчёт по этим статьям либо оборотно-сальдовую ведомость и проверяем данные.
Регламент закрытия месяца с примерами мероприятий по ДДС
Следующий отчёт в нашей программе — о доходах и расходах (ОДР). С ним проводим аналогичные операции, что и с ОДДС. Но, если отчёт по движению денежных средств закрывают в начале месяца, то доходы и расходы, как правило, 15–20 числа.
Сверяем с действительностью данные о выручке, прочих доходах, производственных процессах, формировании себестоимости, дебиторской и кредиторской задолженности, продавцах, покупателях, начислениях заработной платы, налогах, товарах на складах.
Регламент закрытия месяца с примерами мероприятий по ОДР
В регламенте закрытия месяца также указаны рабочий день, когда ту или иную операцию нужно сделать, и дата фактического исполнения. Например, мы видим, что ДДС должны были сдать на пятый рабочий день месяца — 7 января, а сдали 10 января, потому что не могли раньше подтвердить отсутствие отрицательных остатков. По каждому пункту отчёта, где есть фактическое отставание, выясняем причину, и решаем, что нужно сделать, чтобы в следующем месяце сдать отчёт вовремя.
Процесс управленческого закрытия периода происходит так. Ответственный сотрудник формирует в 1С отчёт, просматривает его и пишет в чат, что данные проверены и отражают правду. Тот, кто контролирует закрытие периода, перепроверяет отчёты. Когда все данные совпадают с бухгалтерскими и управленческими программами, изменения больше не вносят.
Но бывает, что в данных находят нестыковки. Тогда в документах оставляют комментарии, например: «Разбираемся с минусами». В отчёте фиксируем факт, что данные не соответствуют действительности. Чтобы разобраться, почему так вышло, потребуется много времени, но это обязательно нужно сделать. Задачу можно разделить на несколько этапов, каждый этап фиксировать и контролировать, чтобы не допустить таких ошибок в дальнейшем.
Мы даём своим клиентам методологию управленческого закрытия периода, разрабатываем регламент, шлифуем его на практике и проверяем контрольные точки. Отчёт собирает ответственный внутри компании. У нас есть пример, когда ответственного не назначили. В итоге мы внедрили регламент, а при проверке не могли подтвердить остатки, и процесс затормозился. Но стоило привести базу в порядок, назначить ответственных, и мы начали держать темп сбора данных по регламенту.
Если нет ответственного, который перепроверяет отчёты, то случаются и такие ситуации. Собственник смотрит отчёты и начинает задавать вопросы. «А почему у меня такая большая задолженность по поставщикам?». Проверяем — а это не поставщики, а неправильно отражённые внутригрупповые обороты.
Или часто в отчёте выходит маленькая себестоимость. Смотрим — а там много отрицательных остатков и услуг не отражено. Сотрудник ушёл в отпуск и никому не передал дела.
Поэтому важно, чтобы итоговый отчёт проверял на адекватность финдиректор либо финменджер.
Процедура управленческого закрытия периода выполняет сразу несколько задач:
Чтобы разобраться в управлении финансами и настройке качественного управленческого учёта, участвуйте в авторском 3-дневном практикуме Ирины Екимовских для первых лиц «Деньги в бизнесе: приумножить и сохранить».
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
