Как получать бизнес-отчеты вовремя. Советы руководителю.

Каждый грамотный предприниматель старается держать руку на пульсе своего бизнеса и оперативно контролировать все изменения. Для этого ему нужно максимально быстро получать точные данные, которые показывают, сколько компания заработала в этом месяце, выполнен ли план, есть ли перерасход. В начале следующего месяца он запрашивает необходимые ему цифры у бухгалтера, а в ответ — тишина. День, два, неделю… И долгожданный отчет руководитель получает в лучшем случае числа 25-го. К сожалению, это очень распространенная ситуация, с которой, скорее всего, сталкивались и вы.

Почему же так происходит?

Во-первых, бухгалтер просто-напросто не понимает ваших целей. Вам нужно максимально быстро получить данные, чтобы иметь представление о том, чем жил ваш бизнес в последний месяц, среагировать на изменения, происходящие в компании и на рынке, принять оперативные решения. Для бухгалтера эти цели — пустой звук: скорее всего, в ответ на ваши претензии он ответит, что «не для этого учился».

Во-вторых, бухгалтер просто боится. Причем, боится он не вас, а налоговую. Государство и ИФНС годами вбивают в него главный постулат: весь учёт в компании должен быть обоснован для наголовиков, на каждое действие нужна бумажка. И бухгалтер ведет учёт так, чтобы было проще считать налоги, а не чтобы руководству было удобно принимать решения. Поскольку ИФНС он боится больше, чем вас, сначала делаются все необходимые отчёты для налоговой, и только потом, по остаточному принципу — для руководителя.

Как типичная бухгалтерия собирает данные?

• Отражение выручки — до 5 числа месяца, следующего за отчетным, когда менеджеры принесут все акты / накладные, подписанные заказчиками. Отдельная каста — строительные подрядчики: они подписывают КС-ки до 25 числа.
• Сверка всех онлайн-касс с данными ОФД — до 3 числа месяца, следующего за отчётным.
• Сведение официальной кассы и не слишком официальной (той самой, что ведётся в таблицах Excel), выведение остатка, пересчёт денег, поиск средств, которые «перечислялись на карту» — до  5 числа месяца, следующего за отчётным.
• Разбор всех  чеков / командировочных / служебок по расходу подотчётных сумм, которые сотрудники приносят раз в месяц — до 8 числа (чтобы успеть до начисления зарплаты).
• Расчёт заработной платы с учётом мотивации менеджеров в зависимости от выручки — 10 число месяца, следующего за отчётным.
• Сбор всех входящих актов / накладных за месяц — до 15 числа месяца, следующего за отчётным. Особая сложность — акты по аренде, где есть переменная часть, и акты от организаций-монополистов ЖКХ.
• Начисление процентов по займам и кредитам — до 16 числа. Более оперативно, как правило, это сделать не получается: проценты приходится считать вручную, так как расчётный период у банка не совпадает с календарным месяцем.
• Формирование отчёта в Excel из выгруженных таблиц 1С для руководителя (для этого нужно сгруппировать статьи и переименовать их в соответствии с требованиями шефа) — до 18 числа.
• Доведение отчёта в Excel до ума: расчет нужных показателей типа маржи или EBITDA, сравнение с плановыми показателями — до 20 числа.

Если добавить к этому 6-8 выходных дней, которые удлиняют указанные периоды, получается, что отчёт для руководителя будет готов к 28-му числу следующего месяца. Такой «портрет» получился на основе 20-летнего опыта сотрудничества с нашими клиентами — малыми компаниями с оборотом от 50 до 100 млн ₽. Узнали свою ситуацию?

Теперь к главному — что сделать для того, чтобы получать отчёты от бухгалтерии на три недели раньше.

• Установить систему мотивации менеджеров, привязанную к факту сдачи документов по реализации и закрытию сделок в CRM-системе.  Закрепить сроки — 1 число следующего месяца. Сдал не вовремя? Мотивация будет, но только в следующем месяце.
• Установить расчёт заработной платы до 3 числа. Если в CRM все сделки закрыли вовремя, рассчитать зарплату — дело техники. Желательно сделать для этого автоматизированный отчёт в 1С.
• Ежедневно сверять онлайн-кассы и ОФД. Если этим заниматься регулярно, сбор данных не займет много времени. Сверку за последний день месяца проводить 1 числа.
• Своевременно отражать управленческую и официальную кассу в 1С, печатать расходники и приходники, ежедневно вести оперативный учёт. Благодаря этому пересчитать деньги и сверить с учётом можно будет уже в последний день текущего месяца.
• Установить электронный обмен документами с максимальным количеством контрагентов. Получение входящих документов от поставщиков по ЭДО — последнее число текущего месяца.
• По всем существенным расходам, документы по которым приходят с запозданием (например, коммуналка), начислять резервы. Их можно рассчитывать по показаниям счетчиков или по данным аналогичного месяца прошлого года с коэффициентом — 3 число.
• По регулярным и понятным расходам в виде абонентских плат (аренда, seo-продвижение, юристы на аутсорсинге и прочие) начислять расходы по условиям договора — 3 число.
• Настроить в 1С автоматический расчет процентов по займам / кредитам по условиям договоров — 1 число.
• Добиться того, чтобы у бухгалтера в приоритете была аналитика для управленческих отчётов, необходимых руководителю. Пусть декларации полежат подольше, но управленческий отчёт будет сделан вовремя!

В конечном итоге останется рассчитать в Excel нужные результирующие показатели и добавить план — и отчёт, необходимый руководителю, ляжет к нему на стол 5-6 числа.

Конечно, перестроить принципы подготовки отчетности, преодолевая сопротивление персонала («Мы никогда так не делали!») непросто. Но это вполне выполнимо, и, главное, даёт отличный результат. В этом один из наших клиентов – крупный девелопер, собственник бизнес-центров, торговых и офисных помещений – убедился на практике. Как в большинстве компаний его экономисты получали данные от бухгалтерии к 25-му числу следующего за отчётным месяца и готовили отчёт для руководителя еще три дня. Отчёты получались подробными и наглядными, только принимать оперативные решения и быстро реагировать на изменения рынка никак не помогали, потому что опаздывали на месяц.

Когда мы внедрили новую систему сбора и обработки данных, руководитель компании получил возможность быстро реагировать на снижение выручки, оперативно распределять деньги на важные процессы в управлении своих объектов (например, капитальные и плановые ремонты), видеть в моменте рост затрат на коммуналку и оптимизировать расходы.

Для этого не потребовалось никаких дополнительных финансовых вливаний и глобальной перестройки бизнес-процессов. Достаточно было вселить в бухгалтеров веру в то, что руководителю нужны данные, отражающие реальную финансовую ситуацию, а не данные, в обязательном порядке заверенные оригиналами документов с двумя печатями. Это оказалось самой сложной задачей, но после того, как с ней удалось справиться, бизнес стал куда более управляемым.