Хотели как лучше… Договорились менеджеры, а отвечать собственнику

КЛИЕНТ

Региональный производитель пищевых продуктов.

ПРОБЛЕМА

В ходе анализа документов выяснилось, что в компании регулярно расходятся данные бухгалтерского учета и первичной документации – товарных накладных, с которыми товар направлялся со склада покупателям.

Почему так произошло?

Как мы выяснили, неверные данные в товарных накладных – инициатива менеджеров по продажам. Они отправляли покупателям то количество товаров и по тем ценам, которые были согласованы в договоре, однако в товарной накладной указывались другие цифры. Менеджеры компании-клиента договаривались с менеджерами компаний-покупателей товара и искажали данные, чтобы соответствовать тем или иным показателям – например, требованиям тендера. При этом, никто не был в курсе таких договоренностей – ни собственники компании, ни бухгалтерия.

Чем это грозит?

Такая самодеятельность отдела продаж, возможно, улучшает его показатели, но несет серьезные юридические и репутационные риски. При любом споре с покупателем будет подниматься первичная документация, в которой указаны неверные данные. И покупатель может смело заявлять, что ему поставили не тот объем товара или не по той цене, о которой было заявлено ранее. И поставщику придется изрядно попотеть, доказывая, что отгрузка товара произведена в том объеме и на тех условиях, которые согласованы в договоре. Это неизбежно ведет к потере временных и денежных ресурсов. К счастью, контрагенты еще не предъявляли нашему клиенту требования по этим накладным, но такой инцидент мог произойти в любой момент, и устные договоренности менеджеров могли привести к дополнительным затратам.

ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ И РЕЗУЛЬТАТ

• Во-первых, выяснили причину расхождения данных в документах. Исключили версию, что ошибка возникла на стороне бухгалтерии.
• Предупредили собственника о рисках. Обратили его внимание на недостаток контроля за действиями отдела продаж.