Финансовые отчёты: почему не используем?

По статистике, 70% руководителей не используют финансовые отчёты. Причина – они непонятные и нечитабельные. Среди директоров ходит шутка: «Есть чем давать сдачу покупателям – прибыль есть. А сдачи нет – нет и прибыли».

Даже крупные отечественные компании часто ограничиваются контролем по «кассовому» методу: считая доходами и расходами движения денежных средств. В конечном итоге такой подход приводит к необходимости анализировать не показатели деятельности, а вникать в суть массы ежедневных операций.

Зачем нужны отчёты

Финансовые отчёты показывают как текущее состояние предприятия,так и его динамику. Отследить, куда уходят деньги, увидеть прибыль в настоящий момент, понять, рентабельно ли в принципе предприятие, можно только из финансовых отчётов.

Основные объекты учёта – расходы и доходы предприятия.

С помощью отчётности можно просчитать коэффициенты, которые покажут, в каком состоянии организация в данный момент.

Однако типичны ответы руководителей: «Отчёты не использую, потому что:

• они непонятные;
• поздно предоставляются;
• в них постоянно ошибки и исправления».

Соответственно, руководители не знают, где в компании прибыль, где убытки. Без точной отчётности они могут лишь примерно это представлять.

Откуда видно деньги

Три главных управленческих отчёта – следующие:

• Отчет о доходах и расходах (ОДР).
• Отчёт о движении денежных средств.
• Баланс.

ОДР покажет, сколько прибыли получает организация, и какие затраты можно себе позволить.

Отчёт о движении денежных средств позволит понять, сколько и каких денег поступает в компанию и уходит из нее.

Баланс отражает текущее состояние, исходя из которого можно отследить, как выросла «дебиторка» или уменьшилась «кредиторка», и сколько, в конце концов, стоит компания.

Периодичность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) и детализацию (глубина аналитики и расшифровки показателей) показателей каждая организация определяет самостоятельно.

Отчёт – коммерческая тайна

Законодательство не предписывает, как именно должен выглядеть отчёт. Организация управленческого учёта – это внутреннее дело организации. Назначение отчётов только одно: ясно ответить на «вечный» вопрос, где деньги? Поэтому каждый руководитель строит учёт сам «под себя», а форма внутренних отчётов – коммерческая тайна.

Отсюда многочисленные примеры самодельных внутренних отчётов, которые делаются не по общепринятым стандартам, а на усмотрение руководителя (если руководитель вообще читает отчётность). Бизнес – это итак зона повышенного риска для предпринимателя. Отсутствие внутренней отчетности серьезно увеличивают риск бизнеса.

Как выглядят данные

Если предприниматель пользуется управленческими отчетами, то основная ошибка, которая усложняет их понимание, – это визуализация информации. Часто такой внутренний отчёт выглядит как громадная таблица, в которой невозможно разобраться.

Рис.1 Скриншот с реального отчета одного из клиентов.
Если его распечатать и склеить, длина отчета составит 3 м.

Есть целый ряд способов представить информацию читаемо и наглядно. Наглядно – значит, не просто использовать цифры, а подкреплять их графикой.

Визуализация данных

Как же создать понятный финансовый отчёт? Наглядно представить отражённые в нём данные, то есть использовать визуализацию данных.
Визуализацию данных используют только 37% отчётов. А ведь это мощный инструмент, позволяющий:

• увидеть ключевые показатели деятельности предприятия на одной странице,
• легко сравнить показатели соседних периодов,
• проследить динамику расходов и доходов, прибыли и убытков,
• понять общую тенденцию, которой следует организация в своём развитии.

Хороший отчёт может выглядеть так:

Рис. 2 Пример наглядного финансового отчета

Принципы отчётности

Из отчёта должно быть понятно:

• что анализируется (например, группы товаров, сорта продукции, отдельные продукты, а также и финансовые показатели: доходы, расходы, прибыль);
• по каким критериям анализируется (период, сравнение с плановыми величинами и т. п.).

Человеческий мозг мыслит образами, а не точными данными, поэтому графика всегда легче для восприятия, чем цифры. А когда цифр становится слишком много (например, анализируется хотя бы 10 показателей по 5 критериям), наша память не в состоянии удерживать столько цифр, чтобы их сравнить. Выход – графическое представление информации.

Правила хорошего тона

Даже при составлении графически наглядных отчётов не нужно забывать о правилах хорошего тона:

• Один отчёт – одна страница.
• Не забываем заголовок и дату.
• Шрифт читается без напряжения.
• Данные структурированы.
• Приятная цветовая схема.

Что нам даст отчётность

Какую пользу руководитель может извлечь из таких отчётов? При правильной свободно читаемой отчётности легко сразу:

• отследить признаки ухудшения финансового состояния предприятия и принять своевременные меры (внести средства от собственников, продать неиспользуемые активы и так далее);
• определить точки роста. Подумать об инвестировании в другие направления. Такие решения принимает не главный бухгалтер, а руководитель. 

Исходя из показателей финансовой отчетности можно понять стратегию развития компании.

Подведём итоги

• Отчёты – это информационный канал, через который руководитель компании может взаимодействовать со всеми подразделениями и даже сотрудниками.
• Отсутствие финансовых отчётов – это риск для организации. Чтобы свести его к минимуму, разработайте формы для каждого из отчетов. Делайте их понятными, лёгкими для восприятия.
• Умея читать финансовую отчётность, вы контролируете вашу организацию. Если вы не читаете отчётов, или они непонятно написаны, – вы теряете контроль.
• Только наглядную информацию легко воспринимать и анализировать.