7 золотых правил планирования: как составить финансовый план организации

Правило 1:3

Золотое правило планирования гласит:

Планирование одного отчетного периода строится на анализе трёх предшествующих периодов.

То есть, если вы хотите составить финансовый план на год, вам необходимо иметь перед глазами данные по трём годам, предшествующим планируемому.

Сопоставимость форм в финансовых планах

Чтобы делать правильные выводы, вы должны работать в «одной системе координат».

Формы отчётности, правила признания доходов и расходов за прошлые периоды и планы на будущий период, должны совпадать. Если вы хотите использовать с Нового Года новые формы финансовой отчетности, то данные за три прошедших периода необходимо переложить в новые формы.

Использовать кассовый метод или по начислению?

Вечный вопрос всех предпринимателей: как планировать расходы – по начислению или фактической оплате?

По начислению

Если у вашей организации есть дебиторская и кредиторская задолженность, то план Доходов и Расходов надо составлять по начислению, иначе можете получить наверное неверное представление о финансовом результате периода и о состоянии ваших Активов и Пассивов.

По оплате

Кассовым методом можно учитывать те расходы, величина которых несущественна, и по которым не возникает длительных задолженностей.

Например, канцтовары. Вы их сегодня оплатили, завтра вам их доставили. Или услуги сотовой связи – у вас по ним не возникнет большая кредиторская задолженность, так как оператор вам заблокирует телефон.

Правило которым можно руководствоваться

По оплате (кассовым методом) учитывать расходы:

• величина которых постоянна, то есть не зависит от показателей деятельности организации
• несущественна (например, менее 5% всех расходов)
• у которых совпадают день оплаты и день получения услуги (расхода)

Что за зверь «Прочие расходы»

Чтобы расходами управлять, они должны быть классифицированы и отнесены к конкретной статье.

Перечень статей

• не должен быть большим
• должен быть понятным и управляемым
• должен быть закрытым и изменяться не чаще 1 раза в год (в идеале).

Правильный учет прочих расходов

В статью прочие расходы можно включать расходы, которые не подходят под другие статьи.

Но у статьи «прочие расходы» должно быть жесткое ограничение – не более какого-то установленного лимита от выручки или от общей величины расходов.

Например, не более 3% от выручки. Если статья «прочие» будет “вылезать» из установленных вами ограничений, значит необходимо расширять перечень статей.

Расходы – «пессимистичный сценарий»

Расходы следует планировать по пессимистичному сценарию.

Если вы не уверены случится этот расход или нет, то лучше запланируйте его и прикиньте хватит ли вам финансов.

Если расхода не произойдет, то по результатам года у вас будет дополнительная прибыль, что будет являться положительным отклонением.

А вот столкновение с неожиданными расходами может иметь серьезные последствия.

Три формы отчётности

Так же как ежемесячный финансовый отчёт должен состоять из трех форм отчётности:

• Отчёт о Доходах и Расходах;
• Отчёт о движении Денежных Средств;
• Баланс

Так и планирование финансов тоже должно содержать эти же три формы:

• План Доходов и Расходов – покажет сколько прибыли вы заработаете в следующем году;
• План Движения Денежных Средств — покажет хватит ли вам денег на все выплаты;
• Прогнозный Баланс — покажет, какое состояние Активов и Пассивов у вас будет на конец планируемого периода, если вы заработаете столько Прибыли и получите такие Денежные Средства.

Меньше деталей

Уделите внимание формам финансовой отчетности и планирования.

Формы отчетности должны быть понятны и читаемы. Не загромождайте отчётность слишком большим количеством цифр, не пытайтесь детализировать.

Выносите в финансовую отчетность только ту информацию которая важна для анализа, для управления затратами и финансовым результатом.

Например, не надо раскрывать статью «канцтовары» на составляющие бумага, ручки, карандаши и так далее, если для вашей организации это несущественные затраты.

Загроможденность форм цифрами приводит к растерянности, размыванию внимания. Обязательно упустите что-то важное.

Все важные показатели, статьи должны быть выделены шрифтом, цветом, или каким то другим способом.

Формы финансовых планов – это основа для ежемесячного контроля вашей деятельности. Анализируя сложившиеся отклонения, вы можете своевременно провести необходимые изменения, и достигнуть желаемых результатов.