Человек или машина — кому доверить аутсорсинг для бизнеса?

В крупных компаниях всегда большой штат специалистов, а значит и большие расходы на его содержание. Чтобы оптимизировать затраты фирмы все чаще отдают часть непрофильных, но важных функций на аутсорсинг, то есть внешним исполнителям. Благодаря этому сами они могут сосредоточиться на том, что получается у них лучше всего. Например, придумывать и продвигать новые виды кроссовок, как это делает Nike. Остальные функции фирма поручила партнерам.

На фоне растущей потребности бизнеса в качественном аутсорсинге мы разобрались, кто лучше справится с задачей: человек или машина?

Виды аутсорсинга

Сначала нужно понять, какие услуги можно отдать сторонней организации, а какие оставить себе. В современном мире возможности аутсорсинга практически безграничны. По статистике, чаще всего предприниматели обращаются за следующими услугами:

• бухгалтерское обслуживание
• кадровый учет
• юридическое сопровождение
• помощь в оптимизации налогообложения

Более экзотическим аутсорсингом можно считать логистику, производство, маркетинговое продвижение, установку и монтаж изделий.

Также возможно привлекать аутсорсеров только на сезонную загрузку. Так вы сэкономите на необходимости нанимать и обучать новых людей, которые уже через пару месяцев окажутся вам не нужны.

Организация аутсорсинга

Различают 3 типа организации аутсорсинга в зависимости от формата общения между заказчиком и исполнителем. При автоматическом аутсорсинге вам предоставляют доступ к личному кабинету на сайте подрядчика, он максимально автоматизирован. При «человеческом» аутсорсинге — ваш проект ведут специалисты, с которыми вы поддерживаете преимущественно личный контакт. И смешанный, сочетающий в себе возможности цифрового и человеческого аутсорсинга. Разберем плюс и минусы каждого из них на примере аутсорсинга бухгалтерии.

Автоматический аутсорсинг

Плюсы:

• Нет человеческого контроля, а значит и человеческих ошибок. Никто не забудет про дату для сдачи отчетности – вы получите автоматическое напоминание от системы.
• Цена ниже.

Минусы:

• Никто не проверяет, правильно ли заполнены загружаемые документы. Часто автоматически подгружаются формы, заполненные некорректно и, из-за отсутствия человеческого контроля, этого никто не замечает.
• Отчетность составляется по факту, поэтому заранее неизвестно, сколько налогов придется заплатить клиенту. Неприятного сюрприза можно избежать при качественном человеческом аутсорсинге, когда бухгалтер составляет предварительную отчетность
• Отсутствие прямого общения, которое происходит через личный кабинет, а это осложняет принятие правильных решений в срочной или нестандартной ситуации.
• Вы не получаете советов со стороны высококвалифицированных специалистов по улучшению этой стороны бизнеса. По сути на вас работают исполнители, не заинтересованные в оптимизации

Человек-аутсорсер

Плюсы:

• Высокое качество оказываемых услуг. Аутсорсинговые компании следят за изменениями законодательства и регулярно повышают квалификацию сотрудников. В то время как определить компетенции бухгалтера при найме в штаб достаточно трудно.
• Личный контроль специалиста вашей отчетности и правильности оформления документов становится большим преимуществом на сложных проектах, где в случае ошибки вы можете лишиться выгодного контракта
• Быстрое решение нестандартных вопросов и индивидуальный подход. Вы можете рассчитывать, что к вашей проблеме подойдут с максимальным вниманием
• Закрепление за клиентом специалистов по каждому направлению. Например, при бухгалтерском аутсорсинге с вами могут работать сразу несколько профессионалов — главный бухгалтер, бухгалтер по зарплате, по налогам и т.д. Каждый из них — узкий специалист

Минусы:

• Человеческий фактор. Никто не застрахован от риска забыть важную дату. Однако в хорошей компании таких проколов практически не бывает плюс все риски страхуются.
• Такой аутсорсинг не подходит руководителям, которые не могут смириться, что сотрудники на той стороне не его подчиненные, пытаются управлять ими, регулировать отпуска, время работы и держать под полным контролем.
• Важно найти взаимопонимание с подрядчиком, чтобы этап согласований и постановки задач проходил максимально быстро и эффективно. При долгосрочном сотрудничестве этот минус исчезает, так как вы и аутсорсер привыкаете к требованиям друг друга.

Смешанный аутсорсинг

Он удачно совмещает плюсы как «человеческого», так и автоматического аутсорсинга. Например, вам приходят уведомления о важных датах, подгружаются необходимые комплекты документов.

В то же время на связи всегда находится высококвалифицированный специалист, который внимательно составит и вычитает документы. Ему в любой момент можно задать интересующие вас вопросы, и быть уверенным, что проблема найдет решение. Вы можете быть спокойны, у задачи есть ответственный исполнитель.

Однако не стоит думать, что аутсорсинг совершенно исключает вас из цепочки принятия решений. Не только специалисты подрядчика, но и вы должны быть на связи, чтобы сотрудничество оказалось по-настоящем эффективным.

Остались вопросы? Обращайтесь к нам, мы проконсультируем!