Внутренний аудит или как мы добиваемся точности бухгалтерского учёта для клиента

От правильности отчётности, сданной в налоговую, зависит отсутствие штрафов и пени. От грамотности формирования данных, которые попадают на стол руководителю, зависит принятие решений в бизнесе. Поэтому качество учёта — наш основной приоритет в клиентских проектах.

Чтобы не допустить ошибки в отчётности, выявить неточности в учётных процессах клиента, найти внутренние резервы и точки роста бизнеса — в нашу технологию бухгалтерского аутсорсинга мы включили внутренний аудит для контроля качества.

Наша методология подразумевает регулярное проведение внутреннего аудита: не реже, чем раз в полгода по каждому клиенту.

В ходе аудита:

• выявляются существенные ошибки в данных учёта, которые могли быть допущены как нашими сотрудниками, так и сотрудниками клиента,
• аудитор запрашивает выборочно подтверждающие первичные документы, а также договоры-основания,
• анализируются остатки на счетах бухгалтерского и налогового учёта,
• проверяется корректность расчётов налогов,
• проверяется правильность формирования бухгалтерской отчётности и отражения операций по ПБУ 18,
• особое внимание уделяется нестандартным сложным операциям, например, лизингу или учёту незавершённого производства;
• даются рекомендации по проведению инвентаризации активов и обязательств.

Эти мероприятия позволяют нам своевременно выявлять и устранять ошибки. Например, что мы выявляем в ходе аудита:

• Отсутствие единообразия в отражении хозяйственной операции. Чаще всего связано с использованием разных счетов учёта и разной аналитики. Аудитор обращает на это внимание и просит зафиксировать правило в учётной политике.
• Аналитика по остаткам на складах не детализирована — не понятно, где какие остатки на самом деле содержатся. Аудитор рекомендует провести инвентаризацию и настроить учёт по местам хранения.
• Движение материалов отражается без указания подразделений, которые их заказывают. В результате собственник не владеет полной информацией о расходах по бизнес-единицам. Аудитор рекомендует изменить процесс и фиксировать данные в разрезе подразделений.
• Разнятся данные бухгалтерского и налогового учёта. Например, по одному регистру стоимость материалов списывалась на расходы, а по другому материалы числятся на остатке, накапливаются. Это влечёт серьёзные ошибки при расчёте налоговой базы. Аудитор рекомендует привести регистры в соответствие.
• Отсутствие отражения нужной информации на забалансовом учёте, например, по малоценному инструменту. В результате возникает большое поле возможностей для хищений со стороны сотрудников. Аудитор даёт рекомендации по том, как такой учёт настроить.
• Ошибки по отражению операций по расчётам с персоналом: например, некорректные остатки, резервы на отпуска, начисление зарплаты. Неверный учёт по этому участку может привести к серьезным штрафным санкциям по страховым взносам.
• Наличие в учёте задолженностей по контрагентам, деятельность которых прекращена.
• Отражение ручными проводками операций, для которых на самом деле предусмотрены специальные документы в 1С. Ручные операции всегда несут повышенный риск ошибок в расчёте налоговой базы.

Эти примеры показывают, как благодаря процедуре внутреннего аудита мы выявляем недоработки в учётной политике, в процессах и программном обеспечении. Это позволяет сформировать план улучшений.

Каждый клиент приходит со своим бэкграундом и уровнем настройки процессов. Но практика показывает, что даже в «тяжелых случаях» через 3-4 отчётных периода с помощью рекомендаций внутреннего аудитора нам удаётся навести порядок в учёте.