Внедрение комплексной автоматизации за месяц: пошаговый план

Клиент

Компания по производству изделий из текстиля.

Проблема

Главный запрос — компания хотела внедрить комплексную автоматизацию (КА). Учёт на предприятии вели с помощью системы «1С: Управление производственным предприятием». Это морально устаревшая программа, которую не поддерживает разработчик. В системе накопилось много ошибок, которые не позволяли сформировать точные управленческие отчёты.

У клиента были конкретные цели для внедрения 1С:КА. Собственнику важно было:

1. Видеть маржинальность по заказам и номенклатуре.
2. Иметь возможность анализировать себестоимость продукции в целом и в каждом переделе.
3. Видеть в системе достоверные данные о складских остатках.
4. Вести раздельный учёт по гособоронзаказу и автоматически формировать отчёты.

Ну и сразу о сложностях. Во-первых, сделать «также, как было в УПП» не получится, потому что программы отличаются по многим аспектам. Во-вторых, сотрудники сопротивляются изменениям. Приходится  убеждать, что всё будет работать и вообще «всё будет хорошо».

Что мы сделали

Мы выстраиваем работу с клиентом пошагово. Весь процесс можно разделить на пять больших блоков.

1. Бэклог — что мы хотим?

До начала внедрения важно определиться с требованиями к системе — в методологии SCRUM это обычно называют бэклог.

На старте мы выяснили приоритетные задачи, определили главные и второстепенные запросы к системе.

Среди основных требований заказчику важно было контролировать статьи затрат, вести учёт по переделам, среди второстепенных — учёт оплат по заказам, учёт транспортных расходов и пр.

2. Дорожная карта проекта

Затем мы составили дорожную карту и определили вектор, по которому надо было двигаться для внедрения КА. Без понятного плана действий, без дорожной карты не получится безболезненно перейти из одной системы в другую.

Пример дорожной карты

3. Составление карты процессов.

Важно собрать информацию о всех учётных процессах в одном месте. Для этого у нас есть инструмент — карта процессов.

Так может выглядеть карта процессов

Для составления карты надо последовательно по каждому процессу ответить на пять вопросов: цель процесса, кто отвечает, куда заносится информация, как заносится информация и когда это делается.

4. Настройка процессов.

Следующий большой блок работы — проработка методологических и технических процессов предприятия: базовая настройка программы, работа со справочниками, настройка учёта гособоронзаказа, складского учёта и пр.

5. И самый важный этап — настройка производственного учёта. Мы приехали на завод, чтобы своими глазами увидеть, как выглядит оборудование, какие есть переделы, где что хранится, что делает персонал. Это нужно, чтобы весь процесс посмотреть в реальности и эту схему переложить на бумагу, а затем — в программу.

6. Работа с программой в процессе настройки.

Во время внедрения комплексной автоматизации мы проверяли, как работает программа, и последовательно подключали к системе всех сотрудников компании.

7. Закрытие периода.

Для того, чтобы сформировать точные управленческие отчёты, после завершения месяца обязательно выполнение процесса закрытия. Термин бухгалтерский, что в переводе означает последовательное выполнение контрольных процедур, гарантирующих то, что необходимая информация о деятельности компании отражена, и отражена корректно. Важно, что по завершении процесса закрытия, вносить новые данные или изменять данные в прошлом месяце уже нельзя. Уже после первого месяца работы в новой базе мы провели тестовое закрытие. Так мы очень быстро увидели — как формируются управленческие отчёты, услышали обратную связь от клиента, смогли быстро что-то изменить, перенастроить.

8. Управленческие отчёты.

После процесса закрытия месяца можно формировать управленческие отчёты. В КА есть достаточное количество отчётов, понятных любому руководителю или собственнику: отчёт о валовой прибыли, анализ себестоимости, ведомость по товарам на складах, сверка оперативного и бухгалтерского отчёта и пр.

Примеры отчётов, которые можно сделать в системе

Результат

Мы начали тестовое закрытие уже после первого месяца работы в проекте. Кладовщик и менеджеры компании начали работать в новой программе с первого месяца.

Главный вывод — внедрение учётной системы получится, если мы понимаем цель и у нас есть чёткие требования системе. Мы не рекомендуем создавать параллельные системы (программы) для управленческого и бухгалтерского учёта. Всегда должна быть одна — базовая — и начинать надо с неё.

Мы всегда сначала формируем требования к системе — что хочет заказчик, продумываем методологию, и только потом ищем техническое решение в учётной системе. И никогда в другой последовательности! В этом залог успеха внедрения — как комплексной автоматизации, так и любых учётных систем.