Управленческий учёт ≠ параллельный учёт

Обычно основа того, что понимается под управленческим учётом в МСП, — это информация о движении денежных средств. Собирается она независимо от бухгалтерии. Экономисты выгружают данные из банка в Excel, кодируют по статьям, понятным и удобным для руководителя, и регулярно представляют отчёт. Кроме данных о движении денег в Excel собирают и другие показатели: продажи, текущие сделки, конверсии воронок продаж, остатки товаров и другую информацию — например, из CRM или складской программы.

Так в компании возникает два параллельных учёта. Первый ведёт бухгалтер в 1С, чтобы сдавать налоговые декларации и другую обязательную отчётность. Второй обычно ведут финансисты, экономисты, руководители или помощники. Они собирают данные из разных источников и представляют цифры в удобном для собственника виде.

Параллельный учёт в компании может существовать достаточно долго. Предприятие растёт, оборот увеличивается до 50, до 500 млн ₽, а единой системы так и нет. Постепенно из-за двойного учёта начинают возникать трудности.

В какой-то момент становится понятно, что управлять предприятием только на основании отчёта о движении денежных средств невозможно — недостаточно данных. Нужна информация о выручке, активах, обязательствах, количестве отгруженного и оплаченного товара, и пр.

Эти данные есть в бухгалтерском учёте. Руководители начинают запрашивать информацию в бухгалтерии, пытаются выгрузить цифры в Excel и свести отчёты — о движении денежных средств (ОДДС), о доходах и расходах (ОДР), баланс — в привычную для себя форму.

Сделать это сложно. Баланс не сходится, постоянно возникают ошибки. Тогда ищут виноватых: то ли бухгалтерия неправильно отражает информацию, то ли дело в чём-то другом.

А дело в том, что у бухгалтерии одни правила и принципы ведения учёта, а у финансистов и экономистов — другие.

В итоге собственник тратит деньги:

• на содержание бухгалтерии — это может быть целый штат специалистов из 4-5 человек, которые занимаются исключительно расчётом налогов и сдачей отчётности;
• на штат экономистов, чтобы сводить управленческий учёт.

При этом результатами труда бухгалтеров не пользуются, и отделы существуют сами по себе. В этом есть плюс: собственник уверен, что получит нужные ему данные от экономистов в срок независимо от того, загружена ли бухгалтерия сдачей отчётности или нет. Правда, плюс этот единственный.

Ирина Екимовских: Фундамент управленческого учёта

Минусы у параллельного учёта существеннее:

1.  Слишком высокие затраты на содержание двух систем учёта. Держать целую бухгалтерию просто для того, чтобы она корректно считала налоги, можно. Но зачем? Специалисты вполне могут собирать и учитывать данные в таком виде, в котором они нужны руководителю и собственнику для управления.

2.  Трата дополнительных ресурсов и времени на то, чтобы найти расхождение в данных. У предпринимателя часто возникает вопрос: почему в бухучёте есть прибыль, в управленческом — нет? Почему по расчётам экономистов размер налога один, а у бухгалтерии — другой? Разница в любом случае будет, и собственники тратят время на то, чтобы осознать проблему, проверить информацию и устранить ошибки.

Как решить эти проблемы? Создать единую учётную систему.

Ирина Екимовских: 3 основные ошибки при внедрении управленческого учёта

• Информация в базовую систему заносится максимально близко к месту осуществления операции.

То есть, данные заносит не только бухгалтер. Хозяин операции отражает её сам: менеджер по продажам — реализацию, кладовщик — информацию о поступивших и выбывших товарах со склада. В той же программе производится начисление заработной платы. Все работают в одной системе.

В общем, это базовая система, где есть основная информация о бизнесе. Здесь же можно рассчитывать налоги и выгружать данные для дальнейшей переработки, чтобы добавить их в Excel и получить управленческий отчёт.

• Сотрудники должны осознавать, что информацию надо заносить в таком виде, в каком это необходимо руководству, чтобы управлять предприятием.

Все, кто работает с системой, включая бухгалтерию, должны делать это не потому что «надо для налоговой». ПО позволяет любую операцию отражать в трёх разрезах: для управленческого, бухгалтерского и налогового учётов. Задача на местах — при однократном вводе информации сразу закодировать её под эти формы, сделать её универсальной.

Так мы экономим время и деньги на двойном введении одной и той же информации. У экономистов появляется время на то, чтобы проводить анализ данных, а не тратить ресурсы на сбор цифр. И, что существенно, снижаем риск ошибок и расхождений в отчётности.