It’s not personal, just business. Аутсорсинг бухгалтерии = объективные данные для собственника

Для аутсорсера заказчик — собственник бизнеса. Именно его интересы первостепенны и имеют ключевое значение. Поэтому, если наёмный директор не справляется с обязанностями, если в процессах бардак, то мы просигналим об этом своевременно и без стеснения покажем реальную картину. Будучи внешним партнёром, мы не связаны дружескими отношениями или, наоборот, отношениями иерархической подчинённости, как штатные сотрудники. А такие отношения могут обязывать где-то «закрыть глаза» на неточности, где-то тянуть с выполнением задач, где-то «прикрывать» босса или, что гораздо хуже, намеренно дезинформировать владельца.

Открытый разбор ошибок в учёте, подсвечивание проблем с целью их устранения, мотивация ТОПов на предоставление качественной отчётности — это необходимые шаги на пути к формированию достоверного учёта, а затем управлению бизнесом через точные цифры. А там полшага — и выход из операционки для собственника.

Как это работает на практике — рассказываем кейс.

С нашим клиентом мы распределили обязанности следующим образом: проведение инвентаризации — за нами, учёт кассы — на исполнительном директоре компании. После первого же месяца работы мы выявили расхождение данных по кассе с результатами инвентаризации. А также его причину — небрежный двойной учёт, который вошёл в практику. Сообщили об этом на ежемесячной отчётной встрече с собственником. Зафиксировали проблему, дабы устранить её в следующем месяце.

Но ситуация повторилась. На третий раз, когда в excel’e исполнительного директора значился кассовый остаток на 800 тыс. ₽, а в сейфе реально было только 50 тыс. ₽, собственник взял вопрос под личный контроль, а исполнительному директору пришлось всё же начать ответственно относиться к своим обязанностям и деньгам компании. Пока бухгалтерия подчинялась исполнительному директору он отмахивался от подобных вопросов годами, потому что «и так сойдет» и «ну придумайте там что-нибудь, мне некогда этим заниматься», а внешнего контроля не было.

То тут, то там — из таких «неточностей» складывается отчётность, которой нельзя доверять. А собственник, вместо ясности получает тревожность и вечное ощущение бардака в финансах. Мы, как независимый аутсорсер бухучёта, заинтересованы в том, чтобы собственник знал как обстоят дела в его компании и принимал решения с опорой на точные цифры. И наш клиент ценит именно это: «Я понимаю, что никакие внутренние отношения не могут повлиять на то, будет у меня отчётность или нет, и какие цифры в ней будут. Это самое идеальное, что может быть».

Качественный учёт — это системность и дисциплина. Ещё один кейс про наведение порядка.

У компании-клиента несколько производственных направлений. До начала работы с нами доходы и расходы по ним не разделялись — всё в один котёл. Понятно, что при таком подходе к учёту никто, включая собственника, достоверно не знал, какое из направлений более прибыльно, какое более расходное, в итоге — какое их них следует развивать, а какое сворачивать. Всё на ощущениях. Мы взялись организовать раздельный учёт, чтобы показать собственнику цифры. Спойлер — ощущения были не верные и чуть не привели к отказу от направления, которое как раз и «кормило» всю компанию.

В первую очередь было важно настроить учёт затрат по направлениям. С единого склада компании материалы расходились бесконтрольно. Даже руководители направлений не могли ответить, сколько чего ушло на их объекты за период. Мы ввели систему штампов для документов, чтобы бухгалтерия могла идентифицировать, какие материалы в каком объёме на какие цели были выданы со склада. Для каждого из шести направлений — свой штамп.

Профитов было два:

• Во-первых, мы ответили собственнику на вопрос, какие затраты он несёт отдельно по каждому направлению.
• Во-вторых, руководители, поняв, что всё считается и в итоге влияет на оценку эффективности вверенного им направления, стали относиться к расходованию материалов более внимательно и не так халатно, как раньше — например, не брать излишнего «про запас» и «чтоб два раза не ходить». Благодаря чему, экономика объектов улучшилась без каких-либо дополнительных расходов на оптимизацию.

Итого, грамотный учёт:

1. оцифровывает бизнес и показывает реальный финрез,
2. является инструментом контроля для собственника, не вовлечённого в операционку,
3. позволяет найти возможности по оптимизации расходов,
4. позволяет дисциплинировать персонал, а в отдельных случаях — помогает прекратить воровство сотрудниками, если есть такая проблема.

К слову, что касается двойного учёта из первого кейса, что учёта товарных запасов в бухгалтерских и складских программах — мы придерживаемся позиции, что бухучёт надо вести так, чтобы на его основе можно было получить управленческую отчётность. Это подразумевает однократный ввод информации, использование единой учётной системы и максимальную автоматизацию процессов — без excel’я, тетрадок и нескольких разных 1С.

Резюмируя. Кто-то скажет, что аутсорсинг бухгалтерии — это ребята вне штата, поэтому они, не так вовлечены, не знают «внутреннюю кухню», они не «под рукой» в любую минуту. Мы ответим, что:

1. Да, не вовлечены. Во внутренние «разборки» и создание коалиций. Мы ведём учёт в интересах собственника. Помогаем ему видеть реальную картину бизнеса без необходимости личного участия в операционных процессах.
2. Да, мы не «варимся» во внутренних процессах компании и не «деформированы» взглядом изнутри, что позволяет смотреть на возможности и риски бизнеса объективно. Мы даём владельцу необходимую информацию для принятия взвешенных управленческих решений.
3. Да, мы не сидим в соседнем кабинете. Но именно поэтому нас нельзя уговорить, например, не показывать собственнику «плохие» цифры. Мы не заинтересованы в завышении или занижении показателей. «Политические» вопросы нас не касаются. Поэтому собственник может быть уверен, что получает только достоверную отчётность.