Внедрение финансового управленческого учёта в бизнесе — это проект изменений. Проект достаточно сложный, потому что затрагивает ключевые бизнес-процессы в компании — производство, продажи, логистику, склад, бухгалтерию.
Чтобы настройка учёта прошла гладко, а вы на выходе начали получать качественную финансовую отчётность, важно соблюсти важные вехи проекта.
Мы уже настроили учёт более чем в 130 компаниях малого и среднего бизнеса, и знаем, как реализовать успешный проект. Делимся с вами дорожной картой.
Проект внедрения управленческого учёта складывается из последовательных этапов. Сначала пройдемся по списку:
Расскажем про каждый шаг подробнее.
Нужен для того, чтобы выявить запрос собственника и руководителей, сверить понимание целей и задач, сформировать образ результата и получить все необходимые вводные по текущей ситуации с учётом, отчётностью, бизнес-процессами, программами, а также оценить сроки и стоимость проекта.
Поняв предстоящий объём изменений и ключевых лиц, формируем команду проекта. В неё обязательно войдут и наши специалисты (куратор, финансовый менеджер, методолог, специалист по Power BI), и представители заказчика.
Крайне важно, чтобы в проект был вовлечён собственник (или директор), чтобы у проекта был лидер со стороны компании и все необходимые специалисты для выполнения проектных задач изнутри.
Чтобы стартануть организуем kickoff-встречу со всей командой.
На ней:
На этом этапе составляем подробную карту процессов: прохождение заказа, перемещение товаров, производство и переделы и так далее. Дополняем карту, получившуюся во время предпроектного анализа. Это занимает 2-3 дня.
Чаще всего наши специалисты «ногами ходят» по компании, по производству, площадкам, где оказываются услуги. Общаются с исполнителями, чтобы зафиксировать, как всё делается «руками», как оформляется документально, как отражается в учётной системе, какие есть проблемы.
Результаты этого этапа:
На этом этапе окончательно понимаем конфигурацию учётной системы — из каких программ она будет состоять и как будет осуществляться обмен информацией.
Мы рекомендуем как основную базу для накопления информации использовать одну из версий 1С. Эта система позволяет вести двойную запись и настраивать различные аналитики. Также в IT-архитектуру войдут все CRM, Excel-файлы, фронт-программы и др. Конечно, чем меньше источников данных, тем лучше, но это не значит, что надо все процессы «запихивать» в 1С. Для «дружелюбной» визуализации отчётности в IT-архитектуре предусмотрен Power BI.
При этом обязательного условия смены ПО нет. Если текущая программа закрывает все потребности, то учёт выстраивается на ней. Если ПО всё-таки меняется, то выбирать нужно по принципу необходимо и достаточно. Чем проще программа, тем быстрее компания в ней освоится и начнёт корректно использовать.
Итог этого этапа — документ, утверждающий IT-архитектуру, в котором описаны возможности и пробелы текущего ПО, и почему выбрана другая программа.
Далее следует самый ответственный этап — разработка методологии финансового учёта.
На этом этапе:
Итог этапа — документ «Учетная политика управленческого учета».
Берём все активы (дебиторская задолженность, товары, основные средства) и пассивы (обязательства) компании и путём инвентаризации подтверждаем их наличие и корректируем остатки в системе. Эта задача на стороне команды клиента.
Важно провести инвентаризацию не формальна, а реально. Потому что от того, какие есть активы и обязательства у компании, мы рассчитаем величину собственного капитала, и далее уже будем отталкиваться этой точки при анализе план-факт.
Этот этап мы часто запускаем сразу после kickoff-встречи, потому что он долгий, сложный и регулярно сопровождается сопротивлением внутри компании.
Смотрите запись вебинара Ирины Екимовских и Ивана Ямова о том, как начать постановку управленческого учёта и как проходит грамотный проект. Получите запись бесплатно с использованием промокода «UU».
Это документ, который описывает кто, кому, какие документы передаёт, и как они заносятся в систему. Этот документ нужен, чтобы договориться. Частично мы его уже составили в блоке методологии.
Этот этап подразумевает перенос методологии в систему — настройку справочников, корректировку стандартных настроек ПО.
На этом этапе целесообразно привлечение программистов. Техзадание программисту ставит финансовый специалист. Ход работ по настройке нужно контролировать каждую неделю-две.
Важный этап для того, чтобы система реально заработала.
Чтобы эффективно обучить пользователей работе в новом ПО недостаточно письменных инструкций и роликов для самообучения. Нужно полноценное обучение функционалу с практическими заданиями, тестированием и получением сертификата.
Один месяц системы — старая и новая — работают параллельно, чтобы проверить отработку процессов и сравнить. Как только мы получаем корректное закрытие периода, от старой системы отказываемся и полностью переходим на новую.
Этап, который наиболее интересен собственнику.
Обычно первая версия отчётности появляется на второй месяц проекта. Для начала собирается не идеальный вариант, а промежуточный. Начинаем с ОДДС, как самого простого отчёта, затем ОДР и Управленческий баланс.
Тут важно не дожидаться выверенных до копейки управленческих отчётов, а уже начинать работать с тем, что получается собрать. Смысл для собственника — привыкнуть к формату, начать понимать, как читать отчёты, начать задавать вопросы, начать думать, какие решения можно наметить. Постепенно по ходу проекта точность отчётов увеличивается.
На этом этапе собственник и руководители могут осознать, что им не хватает знаний «матчасти», и чтобы анализировать отчётность и делать выводы, необходимо прокачаться в финансах. Есть два пути — постепенно вникать вместе с консультантами, либо пройти обучение.
Обычно происходит через 4-5 месяцев проекта. Первые отчёты (например, движение денег) можно настроить уже с первого-второго месяца. Это помогает увидеть результат.
Законченная структура дашбордов включает:
Количество отчётов на дашбордах индивидуально. Зависит от специфики. Их может быть как несколько, так и порядка 30 страниц.
Маркером завершения проекта внедрения будет прохождение 3-4 циклов сбора полноценной управленческой отчётности без ошибок.
Проект постановки в среднем занимает 10 месяцев. Первый-шестой месяцы — это методология, процессы, выбор ПО. Седьмой-девятый месяцы — шлифовка системы.
Для успешного проекта важны ежемесячные встречи экспертов с собственниками и руководителями. На этих встречах вырабатывается привычка работать с отчётами, понимание, куда смотреть и как интерпретировать цифры. К моменту завершения проекта собственник и другие пользователи ориентируются в отчётах, умеют их читать, понимают, как принимать решения на основе финансовых данных.
Чтобы настроить управленческий учёт в вашем бизнесе, оставляйте заявку на консультацию с нашими специалистами.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
