10 в 1: объединение данных из множества учётных систем в Power BI

Редко встречается, что у компании всего одна учётная программа. Даже если бизнес ещё небольшой, как минимум, есть 1С:Бухгалтерия и CRM-система. Чаще же бывает, что дело не ограничивается этими двумя. Есть складская программа, есть специализированное ПО для производства, а ещё клиент-банк, телеграм-бот, не говоря уже об excel и google-таблицах.

Множество данных во множестве разных систем. Чтобы из каждой из них что-то «достать» в отчёт, приходится это делать руками бухгалтера, продажников, логиста… Пока соберёшь с них всех, уже и месяц пройдёт. А ещё нужно свести этого «франкенштейна» так, чтобы хоть что-то было понятно. Знакомо?

А хочется простого человеческого — открыл отчёт, а там всё наглядно и понятно.

Для этого необходимо данные объединить. И желательно автоматически. Такая задача легко решается в Power BI. BI подключается ко множеству источников данных и формирует отчёт на дашборде. Который можно смотреть и с компьютера, и с телефона.

В других системах это сделать гораздо сложнее.

А теперь практика — расскажем кейсы.

Кейс №1: 11 баз и упорный финменеджер

ПРОБЛЕМА

Группа компаний представлена филиальной сетью. В каждом городе свой отдел бухгалтерии, и ведётся учёт в своей 1С. Итого, 11 баз, физически расположенных на разных компьютерах в разных регионах.

Чтобы собственник мог видеть объединённые данные по группе, например, остатки на р/с компаний или Отчёт по движению денег (ОДДС), финменеджеру приходилось вручную подключаться к каждой базе, выгружать данные и формировать единую информацию.

Это занимало время, поэтому назвать такие отчёты оперативными было сложно.

ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ

1. Объединили данные всех 1С филиалов в Power BI — так, чтобы все они были представлены на одном дашборде.
2. Настроили автообмен между 1С и BI — теперь данные автоматически подгружаются каждое утро.

Для этого:

• Сделали специальную обработку в 1С, которая выводит остатки на бухгалтерских счетах по дням. Стандартными настройками 1С-ка такой отчёт делать не умеет. Это позволило нам видеть остатки на каждый день в течение месяца, чтобы получить ретроспективу.
• Настроили эту обработку по нужным нам бухгалтерским счетам — 51 (р/с), 50 (касса) 55 (депозиты), 57 (переводы в пути).
• Настроили обмен данными между 1С:Предприятие 8.3 и 1С:Фреш клиента и Power BI.
• Настроили выгрузку на FTP и One Drive, куда уже «цепляется» BI, чтобы забрать данные на дашборд.

На дашборде показаны:

• Остатки денег на каждый день в разрезах, которые важно контролировать собственнику. В данном случае: деньги на р/с, в кассе, на депозитах и в пути по каждой компании в группе и итого.
• ОДДС также подгружается оперативно — и собственник может видеть движение по каждой статье.

Теперь собственник доволен, что данные у него в отчётах всегда в режиме реального времени. А финменеджер вообще счастлив, ведь теперь ему не нужно перелопачивать все базы руками.

Кейс №2: анализ ФОТ

ПРОБЛЕМА

В группе несколько компаний. Учёт зарплаты и кадров ведётся в шести базах 1С:ЗУП. Собственнику важно видеть ФОТ не только по организациям, но и по функциям — например, ФОТ на специалистов по продажам в разрезах компаний и во всех компаниях итого.

Для этого вновь — нужно вручную заходить в каждую базу, формировать отчёт по начисленной зарплате и сводить.

ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ

1. Объединили данные всех 1С:ЗУП в Power BI — так, чтобы можно было увидеть ФОТ сотрудников по направлениям работ: маркетинг, продажи, администрация, производство и так далее. А также по видам начислений — оклад, переменная часть, отпуска и пр.

Также в отчёте можно увидеть динамику, отклонения от средней по месяцам. Это позволяет контролировать затраты оперативно.

2. Вывели на дашборд аналитики, которые компании важно видеть: зарплата всего, средняя, страховые взносы и т. д.

А также важные для анализа финансовой эффективности показатели — доля ФОТ в выручке и прибыли. Чтобы их получить, мы подтянули в этот отчёт данные по выручке и прибыли из 1С:ERP.

Раньше все эти цифры собирались вручную, теперь — автоматически.

Важно: сначала методология, потом визуализация

Если автоматизировать бардак — получится автоматизированный бардак.

Power BI позволяет решить задачу по оперативности и грамотной визуализации данных. Но для начала:

• нужно разобраться в целях и задачах компании и понять, какие показатели нужны для анализа,
• сами данные должны корректно заводиться в учётные системы — 1С, CRM и другие, откуда они будут браться.

Тогда можно настраивать дашборды, которые станут вашими помощниками в ежедневном контроле и принятии управленческих решений.