Воинский учёт в 2025 году: что учесть, чтобы избежать штрафов

Воинский учёт — это то, о чём топ-менеджмент вспоминает в последнюю очередь. Но штрафы за его отсутствие или ошибки могут достигать 500 000 рублей. С 2025 года система воинского учёта меняется: новые формы, электронные уведомления, пересмотр правил бронирования. Всё это требует от бизнеса точности, оперативности и, самое главное, системности. Что нужно сделать уже сейчас, чтобы выстроить систему, избежать штрафов и спать спокойно — рассказываем по шагам.

Нюанс. Воинский учёт обязателен.

Любой организации, в штате которой работает хотя бы один военнообязанный — необходимо вести воинский учёт. Не имеет значения: форма собственности, численность персонала, вид деятельности. Даже если один всего один директор в штате или директор и он же учредитель, учёт вести нужно. Исключений не предусмотрено.

Так что шаг 1: проверьте, ведётся ли в компании воинский учёт. А также, есть ли у вас ответы на эти вопросы:

— Назначен ли ответственный за воинский учёт?

— Оформлены ли документы на каждого военнообязанного?

— Есть ли порядок взаимодействия с военкоматами?

Шаг 2. Ознакомьтесь с новыми формами документов

С 2025 года в системе воинского учёта появляются новые формы: выписка из Реестра воинского учёта (РВУ), выписка из Реестра направленных повесток (РП)

Обе формы являются официальными документами воинского учёта, и работодатель вправе их запрашивать у сотрудника или использовать при взаимодействии с военкоматами. Это формализует и упрощает процессы, связанные с подтверждением статуса военнообязанного.

Шаг 3. Подготовьтесь к электронному взаимодействию с военкоматами

До 31 декабря 2025 года все работодатели обязаны перейти на электронную подачу сведений. Уже сейчас часть компаний могут отчитываться через госуслуги. Передавать нужно: сведения о приёме, увольнении, изменениях в должности, адресе, образовании, семье и пр. Проверьте, есть ли у вашей компании технический доступ.

Шаг 4. Настройте систему отслеживания изменений по сотрудникам

Наиболее частые ошибки, за которые будут налагаться штрафы от 10 000 до 20 000 руб. (вместо текущих 1 000–5 000 руб.): несвоевременное сообщение о смене адреса, образования, семейного положения, отсутствие обновлений в документах учёта.

Что сделать:

• автоматизируйте отслеживание изменений,
• введите внутренний регламент по срокам передачи данных,
• назначьте лицо, ответственное за сверку и подачу обновлений.

Бронирование сотрудников: новые правила

С 21 марта 2025 года вступили в силу новые правила бронирования сотрудников. Изменений много, и часть организаций потеряют право на бронь (отсрочку от призыва на срочную службу или по мобилизации).

Ключевые изменения:

• Бронирование теперь доступно только для отдельных категорий организаций.
• Необходимо создать специальные мобилизационные органы внутри компании.
• Бронь, оформленная до 5 июня 2024 года, аннулируется 21 марта 2025 года. Необходимо пройти переоформление.

Важно. Бронь действует только до момента увольнения или перевода на другую должность. После этого сотрудник теряет защищённый статус.

Шаг 5. Проверьте готовность компании по чек-листу

Простой внутренний аудит:

— Организован ли в компании воинский учёт (даже если на данный момент у вас нет ни одного военнообязанного сотрудника)?

— В компании есть необходимый набор документов на каждого сотрудника?

— Мы знаем к какому военкомату относятся наши сотрудники и какие требования в данном военкомате?

— Мы регулярно сверяемся и подтверждаем информацию с военкоматом?

— Мы отслеживаем изменения в законодательстве и оперативно внедряем их в работу?

Если есть сомнения хотя бы в одном пункте — вы в зоне риска.

Воинский учёт перестаёт быть формальностью. Он становится частью управленческой ответственности, как налоговая или кадровая отчётность. Ошибки и промедление — это риски и штрафы. Подготовиться сейчас — значит сэкономить ресурсы и защитить бизнес в будущем.