Внедрение управленческого учёта — типичные ошибки на примерах

Просмотров: 176
31.05.2022
Ирина Екимовских
Автор статьи Ирина Екимовских Директор

Как и в штатном режиме, так и особенно, в ситуации неопределённости ошибочное представление о показателях бизнеса может привести к неверным управленческим решениям. Собственник должен оперировать достоверными цифрами.

Это возможно, если у вас настроена система управленческого учёта. Руководитель АЦ «Основа Капитал» Ирина Екимовских разбирает типичные ошибки при внедрении учёта на примерах семи компаний.

Зачем бизнесу управленческий учёт?

К управленческому учёту бизнес относится по-разному: кто-то считает, что это просто расчёт прибыли, для кого-то это — метод расчёта себестоимости или учёт затрат.

На самом деле, управленческий учёт — это вся корпоративная бизнес-аналитика. Любая информация, на основе которой собственник принимает решения.

Перед бизнесом стоит задача сохранить и приумножить капитал. А управленческий учёт выполняет защитную функцию. Без точных цифр все чёрные лебеди и непредвиденные обстоятельства бьют по компании гораздо сильнее.

На схеме фундамент защиты капитала — мероприятия, которые позволяют сохранить деньги компании.

  • На первом месте в защите капитала стоит управленческая отчётность — если вы не видите размер капитала, который вложен в бизнес, как вы можете его контролировать и защищать?
  • Затем идёт формирование резервов — один из ключевых элементов финансовой безопасности бизнеса.
  • Для защиты капитала также важно соблюдать финансовые коэффициенты — не брать лишнюю кредитную или инвестиционную нагрузку.
  • Наконец, всё это объединяет система поддержки принятия решений, которую используют управленцы в бизнесе. И опирается эта система на управленческий учёт.

Типичные ошибки при внедрении управленческого учёта

К сожалению, не всем компаниям удаётся с первой попытки настроить учёт грамотно. За время практики у нас накопилось достаточно примеров, как делать не стоит. Поделимся кейсами.

Ирина Екимовских: Основные ошибки при внедрении управленческого учёта

1. Убытки, которые оказались прибылью

Во время пандемии к нам обратился предприниматель с запросом — из-за убытков предстоит сократить людей, пересмотреть приоритетность проектов. У него в бизнесе несколько направлений и несколько юридических лиц. Из отчётов у компании был только Отчёт о движении денежных средств. Что было в распоряжении собственника:

  • шесть бухгалтерий, которые никак не были связаны и вели учёт в 1С;
  • отдельно предприниматель пользовался 1С:Зарплата и управление персоналом;
  • параллельно управленческая касса велась в Google-таблицах;
  • проектная деятельность фиксировалась в отдельных листах;
  • частично собственник внедрил 1С:Комплексная автоматизация;
  • проектно-управленческий отдел вёл свой реестр договоров;
  • производственники вели собственный учёт проектов.

И везде была разная информация, а отчёты формировались по разным принципам.

Мы собрали всю информацию (хотя это было непросто). И поняли, что бизнес у клиента не убыточный, а прибыльный. Причина финансовых проблем была в другом — в структуре оборотного капитала. У компании был отложенный экспортный НДС, затоваренный склад и высокая дебиторская задолженность. А персонал, который предприниматель планировал сокращать, показывал даже более высокую эффективность, чем по отрасли.

2. Много систем без результата

Это распространённая история среди российских компаний. Предприятие использует несколько программ:

  • учётная система производственных процессов (компания пыталась внедрить План-факт);
  • продажи вели в amoCRM;
  • отдельно со своими процессами жила бухгалтерия, которая использовала 1С.

 

И каждый по-своему считал расходы и доходы, системы в этом не было. В итоге собственник получал от каждого разную информацию, управлять которой просто невозможно.

3. Оптимизировали, оптимизировали и запутались

Ещё одна распространённая история — когда из-за налоговой оптимизации у компании невозможно наладить управленческий учёт. Большое количество процессов, которых нет в реальности, и большое количество юрлиц может запутать.

В нашем случае компания планировала сделать классическую схему: ООО на общей системе налогообложения, ООО на упрощённой системе, куда выделен персонал и сырьё, а также ИП для отдельных операций. На картинке всё выглядит достаточно неплохо.

Но получилось вот так:

Есть нюанс — компания использовала капризную с точки зрения занесения информации систему 1С:Управление производственным предприятием. В итоге компания стала закупать туда, где есть ООО, отгружать оттуда, откуда получается. Последовательность введения операций была нарушена.

В итоге одно из предприятий холдинга наградили за эффективность и прибыльность. А когда мы начали проводить аудит управленческого учёта, выяснилось, что прибыль обернулась убытком.

Система для налоговой оптимизации оказалась слишком сложной и не сочеталась с 1С:УПП. Оказалось, что налоговая экономия вышла крайне незначительной, потому что два года компания, по сути, не управляла своими финансами.

4. Начали за здравие, а закончили — как обычно

Ещё одна классическая история, когда компания начала правильно подходить к постановке управленческого учёта, но не смогла довести начатое до конца.

В компании выбрали единую программу для отчётности — 1С:Управление торговлей. Но не смогли в программе грамотно делать закрытие периодов, чтобы корректно считать себестоимость. Решили завести отдельный файл для расчёта себестоимости отгруженной продукции в Excel.

Ошибка такого решения — нарушение принципа двойной записи. Из-за того, что один из процессов вывели из учётной системы, связь активов и пассивов была потеряна. Компания только условно считала прибыль. А достоверно посчитать остатки получилось только тогда, когда был наведён порядок в системе и мы помогли разобраться, почему не закрывается себестоимость продукции.

5. Табличка в четыре тысячи строк

Машиностроительная компания с оборотом в 400 млн ₽ решила управленческий учёт настроить в Google-таблицах. Предприятие работало с гособоронзаказом. У них было несколько казначейских счетов, а также трудолюбие и мужество финансового специалиста.

Вбивать столько данных в таблицу, на самом деле, практически нереально. До определённых размеров бизнеса и количества операций можно сделать аналитическую систему в Google для накопления информации.

Но Excel или Google-таблица никогда не заменит 1С в силу плоскости структуры. Бизнесу нужно видеть аналитику в разрезе продукта и направлений, а обычная табличка этого не даёт.

Бизнесу важно найти и организовать систему, которая минимизирует влияние человеческого фактора; систему, в которой можно проводить контрольные процедуры введённой информации; где можно закрывать периоды и где будут автоматически формироваться отчёты.

6. Когда миллионы вложили в ИТ-программу, но не учли главного

Крупная компания по доставке продуктов питания вложилась в мощную ИТ-архитектуру. Но только с точки зрения бизнес-процессов: принять, отгрузить, доставить, связаться с курьером. Автоматизация процессов была настроена очень круто.

Но потом они захотели получать из своей программы финансовую отчётность. И ошибка была в том, что они или не привлекли финансового специалиста, или он был недостаточно компетентен.

Поэтому при автоматизации процессов не учитывались принципы формирования финансового учёта. Например, расход формировался в момент, когда заявка уже подтверждена. А в этот момент деньги со счёта не списываются — не может заявка считаться расходом. И таких ситуаций, когда нарушался принцип двойной записи, оказалось много.

В итоге большая ИТ-система, в которую вложено много денег, оказалась неподходящей для управленческого учёта. И пока непонятно, что с этим делать.

7. Без регламента не выловишь рыбку из пруда

Ещё одна классическая история — строительная компания всё сделала правильно, но не учла, что нужны регламенты.

Они выбрали систему БИТ.ФИНАНС, проанализировали её работу, правильно настроили. Но управленческий учёт не получился, потому что не была проведена регламентация учётных процессов. Не регламентировали: документооборот, закрытие периода и проверочные процедуры. Сотрудники на площадках неправильно работали с документами, с опозданием предоставляли информацию.

Какой бы правильный инструмент вы ни выбрали, если не настроены учётные регламенты, управленческий учёт «не взлетит».

В следующей статье расскажем о каких правилах стоит помнить при постановке учёта, как происходит грамотное внедрение и какая управленческая отчётность будет работать.

 

Если вы уже начали или планируете постановку управленческого учёта, получите компетентную оценку вашей системы и проверенные рекомендации от наших экспертов — запишитесь на РАЗБОР УЧЁТА.

Поделитесь статьей
Читайте другие статьи
27.06.2022
Как предоставлять документы по требованию ФНС
20.06.2022
Реконструкция по НДС при использовании «технических» компаний — мнение Верховного суда
14.06.2022
Аккредитация и льготы для IT-компаний — подробный гайд
09.06.2022
Контролирующих лиц могут освободить от ответственности из-за действий недружественных стран
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.