Управленческий учет: зачем нужен, какие отчеты содержит, как внедрить

Просмотров: 375
09.01.2021

Только 30% руководителей российских компаний использует в своей работе финансовые управленческие отчеты, остальные собственники и топ-менеджеры пренебрегают этим важнейшим инструментом контроля над бизнес-процессами. А ведь именно низкое качество финансового управления, по данным аудиторской компании Deloitte Touche Tohmatsu, является одной из главных причин неэффективности российского бизнеса.

Оглавление

1. Мифы учета и контроля

2. Управленческий учет и бухгалтерский учет: отличия

3. Как наладить управленческий учет в компании

4. Как сделать финансовую отчетность удобной для управления

5. Три в одном: что должна содержать управленческая отчетность

6. Отчет о доходах и расходах (ОДР): сколько заработали и сколько потратили

7. Отчет о движении денежных средств (ОДДС)

8. Структура отчёта о движении денежных средств

9. Управленческий баланс

10. Структура баланса

Мифы учета и контроля

Цель управленческого учета – контроль над бизнесом, который позволяет повышать устойчивость компании и увеличивать прибыль.

Почему же российские руководители не пользуются этим абсолютно необходимым инструментом? В первую очередь потому, что далеко не все предприниматели знают, что это такое и как им пользоваться. Давайте развеем основные заблуждения, из-за которых во многих современных компаниях до сих пор не внедряется такой учет.

1. Управленческий учет мне не нужен, я и так все знаю

Когда бизнес включает в себя всего несколько хозяйственных операций, держать в голове всю информацию не так сложно. Функцию управленческого учета выполняют память собственника, записи в тетради, пометки в ежедневнике. Но с ростом бизнеса количество хозяйственных операций возрастает в геометрической прогрессии, и запомнить все уже нереально. Важно не упустить момент, в который необходимо изменить отношение к контролю над процессами в компании. В противном случае эффективность работы начнет резко снижаться: собственник уверен в том, что владеет полной информацией о своем бизнесе, а в реальности дела обстоят совершенно по-другому.

2. Управленческий учет нужен только крупным компаниям

Управление необходимо бизнесу любого уровня. Управление – это планирование, выполнение, анализ и контроль. В задачи управленческого учета входит реализация трех из этих функций. Чем раньше руководитель задумается о качественном управлении, которое невозможно без качественного учета, тем больше шансов у бизнеса претендовать на хороший рост.

3. Управленческий учет – это волшебная красная кнопка

Некоторым кажется, что организация управленческого учета на предприятии – дело одномоментное: нажимаешь на волшебную красную кнопку – и узнаешь все о деятельности компании. Но такой кнопки не существует! Учет – это отлаженная система сбора информации, в которой определены сроки, правила, формы, люди, которые аккумулируют данные. В этом процессе участвуют практически все работники компании, а пользуются полученной информацией руководители, принимая на ее основе решения.

4. Цифры цифрами, а решать буду я

Продуктом управленческого учета является информация, необходимая для принятия решений. Чтобы ее получить, приходится вложить в процесс сбора и анализа немало усилий и, часто, средств. Однако одной информации для качественного управления недостаточно, нужна еще и воля руководителя. Если он не видит необходимости принимать решения, опираясь на конкретные данные и цифры, все затраты на их получение будут потрачены впустую, управление не станет более эффективным, а неиспользованная информация «заболеет», то есть:

  • потеряет оперативность;
  • потеряет достоверность;
  • потеряет исполнителя.

5. Что тут сложного? Управленческий учет внедрит любой консультант!

Учет – это прикладная наука, все тонкости и нюансы которой раскрываются в процессе многолетней практики. Даже в Екатеринбурге найдется не так много компаний, специалисты которых имеют десятилетний опыт работы с отчетностью предприятий и хорошо представляют себе, что такое методы управленческого учета. Соответственно, при выборе консультантов нужно внимательно изучить их опыт работы над решением аналогичных задач.

6. Главное – бухгалтерский учет. Управленческий подождет

Задача бухгалтерского учета – сформировать бухгалтерскую отчетность в соответствии с правилами Минфина РФ, которую сдают в ФНС. Основной продукт управленческого учета – информация, которая позволяет на основе актуальных данных принимать оперативные решения, учитывать риски и контролировать бизнес.

7. Управленческий учет требует больших затрат

Если правильно организовать учет, сбор и анализ информации потребует примерно столько же сил и средств, сколько тратится на формирование бухгалтерского и налогового учета. А пользу принесет огромную!

Управленческий учет и бухгалтерский учет: отличия

Любой бизнес индивидуален, и у него есть свои индикаторы, которые помогают контролировать его развитие: понимать, куда же на самом деле уходят деньги, видеть реальную прибыль и оценивать рентабельность. Однако оценить положение дел в компании, основываясь только на бухгалтерском учете, не получится. Задачи собственника решает именно управленческая отчётность. Разберёмся, в чем же разница между управленческой и бухгалтерской отчетностью.

1. Практическая значимость

Бухучет служит источником как налоговой отчетности, которая направляется в ФНС, так и информации для управленческого учета. Но для того, чтобы эти данные можно было использовать для принятия решений, необходимо дополнить их нефинансовой информацией.

Управленческий отчёт — это документ, сформированный исключительно для внутреннего применения. На его основе вы можете принимать оперативные решения и контролировать риски бизнеса.

2. Кастомизация

Управленческий отчёт — это внутренний документ компании, а значит, каких-то обязательных общепринятых правил для его формирования нет. Вы можете сами решить, что будет внутри документа, кто будет заниматься его составлением, в какой форме его будут писать. Главное, чтобы руководитель мог понять то, что собрали его сотрудники.

3. Оперативность

Руководитель компании принимает решения практически каждый день, и для того, чтобы основывать их на реальных данных, он должен оперативно получать информацию. Поэтому при формировании управленческого учета необходима оперативность, и ей в угоду иногда можно пожертвовать точностью. Быстрые отчеты, в том числе, обновляемые в режиме реального времени допускают приблизительность данных. В бухгалтерских отчетах, понятное дело, приблизительность – вещь недопустимая, да и плановых управленческих отчетах – ежегодных, ежемесячных, еженедельных – необходимо проверять все данные и стремиться к максимальной точности.

4. Детализация

На первый взгляд кажется, что финансовый управленческий и бухгалтерский учеты слабо связаны между собой, но на самом деле это не так: фактически, первый базируется на данных второго. Другое дело, что управленческий учет подразумевает наличие более глубоких и детализированных данных.  Например, объекты управленческого учета – это  не просто общий поток средств в компании, но и отдельные показатели по каждому подразделению и даже сотруднику, не просто товары, а показатели  каждой отдельной группы и вида.

5. Прогнозирование

Управленческий учет не только показывает текущее положение дел, но и позволяет отслеживать динамику развития, а значит – строить обоснованные прогнозы. Например, анализируя предыдущие периоды работы, руководитель может увидеть сезонные факторы влияния на работу компании и спрогнозировать уровень выручки и затрат на грядущий аналогичный период.

Такая отчетность заметно повышает аналитические возможности компании, с ней руководитель сможет не только аргументированно прогнозировать развитие бизнеса, но и быстро перестроить управление компанией в случае неожиданных изменений на рынке.

Итак, управленческий учёт — это способ внутренней информационной поддержки собственника и руководителей компании. Эти данные помогают наиболее детально и полно взглянуть на процессы, происходящие в компании, и на их основе принимать правильные стратегические решения.

Как уже говорилось, не существует строгих единых правил для формирования такой отчетности – ее оформление и содержание зависит от специфики работы компании. В качестве основы для нее можно использовать, например, первичные данные из бухгалтерских отчетов, которые анализируют в динамике – за несколько периодов, что позволяет прогнозировать развитие компании.

Как наладить управленческий учет в компании

Систему учета для каждой конкретной компании выбирают исходя из нескольких факторов – отраслевой принадлежности, состава хозяйственных операций, необходимости представления данных внешним пользователям, совместимости существующих стандартов. Формирование отчетов и ведение управленческого учета может осуществляться согласно МСФО, GAAP или РСБУ, а также с применением смешанных способов. Выбрав подходящую систему, необходимо назначить лиц, ответственные за сбор и обработку данных. 

Внедрение управленческого учёта состоит из следующих этапов:

  • Определить круг основных потребителей информации.
  • Разработать и сформировать подходящую для конкретной организации структуру учета.
  • Определить перечень отчетности.
  • Определить методологию учета.
  • На конечном этапе – автоматизировать процессы учета.

Основные задачи системы управленческого учёта:

  • Предоставление руководству достоверных данных.
  • Контроль ресурсов – денег, времени, усилий сотрудников.
  • Выявление резервов, которые позволят повысить прибыльность как отдельных подразделений, так и бизнеса в целом.
  • Управление расходами и доходами предприятия.
  • Выявление показателей, необходимых для принятия взвешенных управленческих решений.
  • Применение различных методов калькуляции для ценообразования – Директ-костинг, система АВС, Стандарт-кост, ТС и др.
  • Минимизация кредиторской / дебиторской задолженности.
  • Перераспределение оборотных средств, если возникнет такая необходимость.

Профессионально выполняемая постановка управленческого учета на предприятии включает плановые и финансовые показатели, а также планово-факторный контроль. Расчетную часть этого процесса на этапе обработки данных максимально автоматизируют, что позволяет «разгрузить» менеджеров и эффективно решать задачи бюджетирования, финансового анализа и последующего контроля.

Как сделать финансовую отчетность удобной для управления

Единых обязательных требований к составлению подобной отчетности не существует, но следуя определенным правилам, можно облегчить работу всем участникам процесса.

Пять правил грамотно составленного отчета:

1. Формы и правила заполнения отчетов должны быть утверждены и согласованы руководителем. Для согласования форм управленческого учета используют специальный регламент.

Управленческий регламент – это таблица или схема, которая увязывает четыре ключевых элемента:

  • кто (составляет отчет)
  • что (какой отчет)
  • как (для кого)
  • когда (в какие сроки)

2. Все финансовые отчеты составляются по единым учетным принципам. Например, если договорились, что расходы на канцтовары называются «расходами по содержанию офиса», значит во всех отчетах (отчете о движении денежных средств, отчете о доходах и расходах) они должны называться именно так.

3. Отчеты составляются по одной и той же форме. В противном случае невозможно будет провести грамотный анализ статей и качественно спланировать следующий период.

Напомним, чтобы составить план на один период вперед, необходимо проанализировать три предыдущих периода.

4. Один отчет – одна страница. Правило хорошего тона: отчет должен полностью входить на одну печатную страницу. В таком случае руководитель сможет охватить взглядом всю картину и сделать правильные выводы.

5. В отчетах нужно использовать приятную цветовую гамму, которая помогает, а не затрудняет читать отчет. Эта характеристика поначалу кажется неважной, но довольно скоро становится весьма существенной.

Три в одном: что должна содержать управленческая отчетность

Несмотря на то, что управленческая отчётность индивидуальна и настраивается под конкретный бизнес, одно общее правило всё же есть. Управленческая отчётность «верхнего уровня» должна обязательно содержать три отчёта:

  • отчёт о доходах и расходах;
  • отчёт о движении денежных средств;
  • управленческий баланс.

Только если у вас есть три отчёта, составленных на одну дату, можно говорить о том, что у вас есть правильно сформированная отчетность. Дело в том, что эти три формы проверяют друг друга,  и отсутствие хотя бы одной из них не позволит сделать вывод о правильности отчётности.

Давайте разберемся в специфике каждого из этих отчетов. Все три формы можно представить как панель, с помощью которой владелец управляет своим бизнесом:

Отчет о доходах и расходах (ОДР) – это спидометр, который показывает, с какой скоростью движется бизнес, сколько прибыли вы заработали, насколько эффективно развивается компания.

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) – это датчик топлива. Он показывает, хватит ли вам средств, чтобы «доехать» куда нужно и достичь поставленной цели.  

Баланс – это внутренний «компьютер», который анализирует, насколько исправно работают внутренние системы и выполняются заданные соотношения.

Отчет о доходах и расходах (ОДР): сколько заработали и сколько потратили

В его структуру входят:

  • Доходы – выручка (отгрузка) компании за определенный период. Её рекомендуется разбить по тем видам / направлениям деятельности или группам товаров, по которым вам важно контролировать маржинальную прибыль (рентабельность).
  • Прямые расходы – расходы, непосредственно (прямо) относящиеся к выручке, которую вы указали в доходах. Не было бы выручки, не было бы этого расхода.
  • Выручка – это стоимость отгруженного товара, то есть сумма, за которую вы продали товар покупателю.
  • Прямые расходы – это себестоимость отгруженного товара, то есть сумма, за которую вы купили отгруженный товар у поставщика. Совет: включайте в состав прямых расходов только те расходы, которые вы можете посчитать прямым методом – материалы, заработную плату, услуги. Расходы, относящиеся к нескольким видам продукции, лучше учитывать по отдельным статьям затрат.
  • Производственные расходы – как следует из названия, это расходы, непосредственно связанные с производственным циклом. В них входят заработная плата рабочих, аренда цеха, затраты на обслуживание оборудования и так далее. Эти расходы считаются условно-постоянными. Часть из них – например, затраты на электроэнергию или сдельная зарплата – могут зависеть от выручки, но по большей части они постоянны.
  • Общехозяйственные расходы – расходы по обслуживанию основной деятельности: заработная плата бухгалтерии, финансовой службы, услуги маркетинга и зарплата управленцев, служба HR и сервиса – это постоянные расходы, которые никак не зависят от объема выручки.
  • Расходы по финансовой деятельности – расходы по привлечению заемного капитала, обслуживанию кредита.
  • Показатели рентабельности также рекомендуем включить прямо в ОДР – маржинальная (или валовая) прибыль, маржинальная рентабельность, прибыль от производства продукции, операционная прибыль (или EBITDA), чистая прибыль,  рентабельность периода, нераспределённая прибыль.

Отчет о движении денежных средств (ОДДС)

Отчет о движении денежных средств позволяет сориентироваться, хватает ли у вас средств и ресурсов для достижения поставленной цели. Он показывает, сколько денег у компании было в начале  того или иного периода, сколько стало в конце, и почему эти цифры не совпадают.

Основное назначение ОДДС – показать достаточно ли поступлений или вас ожидают «кассовые разрывы». Кассовый разрыв – это период, в который платеж необходимо обязательно произвести, а поступлений в это время не ожидается.

Чтобы избежать этого, финансовая служба при составлении Плана движения денежных средств должна найти варианты переноса, отсрочки платежей или возможность привлечения займов. То есть, отчет о движении денег – это, в первую очередь, инструмент планирования денежных потоков, которым пользуется финансовая служба.

Стандартно в структуре отчета о движении денежных средств выделяют отдельно три вида деятельности – операционную, инвестиционную и финансовую. Это позволяет руководителю с большей легкостью оценить воздействие этих направлений на финансовое положение компании.

Структура отчёта о движении денежных средств:

  • Поступления, разбитые на следующие группы: авансы; дебиторка в срок; дебиторка просроченная (свыше 30 дней).
  • Выплаты, поделенные по направлениям деятельности: основная деятельность – то, что приносит бизнес компании, и оплата текущих операций по основному бизнесу; финансовая деятельность – деньги, идущие на развитие бизнеса; погашение и привлечение кредитов, уплата процентов.
  • Инвестиционная деятельность – деньги, потраченные на покупку основных средств, дополнительного бизнеса или полученные от продажи основных средств или части компании – то, что вы инвестируете в свой бизнес.
  • Выплаты собственнику – дивиденды.

Управленческий баланс

Баланс – самый важный, но при этом самый нелюбимый финансовый документ у предпринимателей. Большинство представителей бизнеса считает, что из всех управленческих отчетов Баланс – самый сложный и нужен только для бухгалтерии.

На самом деле Баланс содержит до 80% всей информации, необходимой для проведения финансового анализа. Только Баланс может охарактеризовать жизнеспособность и устойчивость бизнеса, а также показать реальную стоимость бизнеса.

Баланс состоит из двух частей. На бухгалтерском языке это называется Активы и Пассивы, на «человеческом» языке – имущество и обязательства.

Структура баланса:

  • Активы (имущество): основные средства – земля, здания и сооружения, оборудование и прочее; материалы; незавершенное производство (строительство);готовая продукция; денежные средства (расчетный счет, касса); финансовые вложения; дебиторская задолженность покупателей; дебиторская задолженность поставщиков по выданным авансам; прочая дебиторская задолженность.

Управленческий баланс, как правило, формируют на основе данных бухгалтерского учета. При этом важно, чтобы в отчетности было отражено реальное имущество по той цене, за которую вы приобретали этот Актив. Основные средства лучше учитывать по рыночной цене, примерно раз в год корректируя стоимость имущества.

Важно!

Если вы считаете, что стоимость недвижимого имущества, которое отражено на балансе вашего бизнеса, выросла, и вы хотите отразить это в балансе, то в Отчете о Доходах и Расходах у вас возникнет дополнительный внереализационный доход – переоценка Основных Средств.

Если стоимость Основного Средства уменьшилась – то переоценка отразится как  внереализационные расходы и уменьшит финансовый результат за период.

Для отражения переоценки в Управленческом Балансе не обязательно иметь заключение сертифицированного оценщика, это может быть ваша экспертная оценка, или оценка лица, которому вы доверяете.

  • Пассивы (обязательства): задолженность по кредитам, полученным займам; задолженность перед поставщиками; задолженность перед покупателями по полученным авансам; задолженность по заработной плате; задолженность перед бюджетом по налогам и страховым взносам; прочая кредиторская задолженность.

Сами по себе отчеты – это не конечный продукт. Это инструмент управления, необходимый для принятия решений. Отсутствие финансовых отчётов – это риск для организации. Отчеты позволяют формировать выводы на основании анализа, который делается с помощью финансовых показателей.

Регулярно отслеживаемые финансовые показатели и своевременно полученные данные позволяют избежать потерь, найти скрытые ресурсы и рычаги для роста и развития, выбрать верную стратегию, отказаться от неперспективных направлений, а в итоге – приумножить и сохранить капитал! Наш более чем 17-летний опыт работы с финансами в различных сферах бизнеса позволяет говорить о том, что грамотная управленческая отчётность, настроенная под потребности бизнеса, всегда задаёт более чёткий вектор развития и ведёт к повышению эффективности.

Поделитесь статьей
Читайте другие истории успеха
29.03.2021
Как понять, какую задачу для вашего бизнеса должен решать управленческий учёт и как настроить систему для получения необходимых вам финансовых данных?
31.03.2020
Семь полезных привычек для руководителя чтобы бизнес не болел
29.03.2021
Больше, чем аудит. Как застройщик узнал, что управляющая компания может быть прибыльной
26.03.2021
Ключевые показатели торговой компании: на что ориентироваться?
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.