Управленческий баланс — на что собственнику обращать внимание в разделе «Дебиторская задолженность»

Просмотров: 159
27.09.2021
Татьяна Ракульцева
Автор статьи Татьяна Ракульцева Руководитель проектов управленческого учёта и автоматизации

Одна из ключевых форм финансовой отчётности управленческий баланс. Чтобы он не собирался для галочки, а был прикладным инструментом управления, важно уметь читать форму, знать показатели, которые баланс содержит, и понимать, на что обращать внимание. Зная, как интерпретировать цифры, легко использовать баланс для принятия решений в бизнесе. Мы продолжаем рассказывать о том, из чего состоит баланс и на что управленцу надо обращать внимание.

В первой статье, посвященной балансу, мы рассказывали о структуре отчёта и первом разделе Активов — «Денежные средства». Во второй прошлись по разделу «Товары». В этом тексте разберёмся с «Дебиторской задолженностью».

Иногда предприниматели путают понятия «дебиторская» и «кредиторская» задолженность. Кто кому должен?

Дебиторская задолженность — это когда должны вам. Она делится на два вида: задолженность покупателей и авансы поставщикам.

Задолженность покупателей делится, в свою очередь, ещё на три вида:

  1. Текущая задолженность — текущая отсрочка платежа, которая согласована в договоре, и срок оплаты ещё не наступил.

2.  Просроченная задолженность — платежи, срок оплаты которых пропущен, пошла задержка.

3.  Судебная задолженность — долг, который предстоит подтвердить в суде и взыскать с контрагента.

 

На что обратить внимание в подразделе «Задолженность покупателей»

Важно управлять дебиторской задолженностью и давать отсрочки платежа осознанно. Но на практике очень часто решения по условиям оплаты для покупателей принимаются без оценки финансовой картины бизнеса в целом.

Если мы закупаем по предоплате, а покупателям в основном даём отсрочку платежа, то может возникнуть кассовый разрыв. Даже если у компании зеркальные условия по поставщикам и покупателям, то она всё равно может уходить в минус в отдельные моменты времени. Например, когда деньги от покупателя на расчётный счёт ещё не поступили, а поставщику уже пора платить. Это может быть разрыв в пару дней, но если такая ситуация возникает постоянно, то это постоянное напряжение внимания управленца к данному вопросу.

Поэтому необходимо отслеживать и динамику, и размер дебиторской задолженности по сравнению с кредиторской задолженностью перед поставщиками. Идеальная картина — когда срок отсрочки от поставщика превышает срок отсрочки для покупателя. Например, поставщик предлагает отсрочку 10 дней. Тогда мы покупателю можем дать на этот товар отсрочку на 7 дней, чтобы не попасть в кассовый разрыв и работать на деньги поставщика.

В горизонтальной форме управленческого баланса дебиторская и кредиторская задолженности отражены на одной параллели — чтобы можно было соотнести их размер и понять, за счёт каких источников финансирования мы «кредитуем» покупателя. Собственнику очень удобно контролировать показатели, глядя на эти строки.

Ещё один момент, на который стоит обратить внимание — просроченная дебиторская задолженность. Есть компании-покупатели, практикующие такой подход — пока не попросят, не заплатим. Система работы с дебиторкой должна включать в том числе и регулярные напоминания. Ведь дебиторка — это замороженные деньги, которые не работают на вас. Если мотивация у сотрудников никак не завязана на оплату, то нужно это исправлять. И работать с менеджерами так, чтобы они были заинтересованы снижать просроченную дебиторку.

Таким образом, анализ раздела «Дебиторская задолженность» управленческого баланса может дать понять, что пора налаживать систему работы с дебиторкой, создавать регламент, прописывать параметры и условия отсрочек для клиентов, пересматривать мотивацию продающих подразделений.

Тем более, что согласно правилам бухучёта, бухгалтер имеет право списать задолженность по истечении трёх лет. В нашей практике был такой случай, когда наш клиент пропустил сроки взыскания, а бухгалтерия покупателя просто списала задолженность. Да и в любом случае, лучше заранее снизить риски, чем регулярно заниматься судебными разбирательствами с контрагентами.

Подводные камни в подразделе «Авансы поставщикам»

Эта строка отражает, на сколько товар авансирован собственными деньгами. А мы помним, что лучше работать на деньги поставщиков. Что важно отслеживать:

  • Что именно мы закупаем у поставщика по предоплате, насколько ликвиден этот товар. Конечно, как и вам выгодно получать от клиентов предоплату, так и вашим поставщикам выгодно получить от вас всю оплату сразу. Поэтому вам могут предложить скидку за единовременную оплату или за покупку крупной партии. Если вы знаете, что этот товар у вас быстро расходится, это одно. Но чаще всего вы просто затовариваете склад и покупаете заранее неликвид.

Если в  строке баланса «Авансы поставщикам» вы всё время видите существенные суммы, а одновременно с этим растёт значение в строке «Товары по складам» — это провод проанализировать эффективность закупок и поработать с ассортиментом.

  • Авансы поставщикам при длительных сделках. Бывает так, что мы оплатили, например, товар из Китая, а поставщик нарушает сроки, поставка задерживается, теряется в дороге. И закупленный товар никак не оборачивается в деньги. Баланс может сигнализировать, что нужно держать на особом контроле.

Хотите разобраться в финансах? Участвуйте в авторском семинаре-практикуме Ирины Екимовских «Деньги в бизнесе: приумножить и сохранить» 9-10 декабря.

«Другая дебиторская задолженность» — что это такое?

Следующий раздел в балансе — другая дебиторская задолженность. Обычно состоит из трёх пунктов:

  • переплата по налогам;
  • внутригрупповые расчёты;
  • задолженность по подотчёту.

Налоги в балансе можно отражать двумя способами — по факту оплаты в текущем периоде или методом начислений. Метод начислений подразумевает, что в управленческом балансе отражается сумма, которую бухгалтерия рассчитала предварительно. Т.е. появление суммы налога в балансе привязано к периоду, когда этот налог возник, а не когда фактически был перечислен в бюджет. Поскольку есть лаг между возникновением налога и подачей декларации, затем, когда состоится фактическая уплата, в балансе делается корректировка. Метод начислений позволяет сопоставлять обороты в периоде с уплаченными с них налогами.

В целом, метод отражения налогов в управленческом балансе должен согласоваться со спецификой деятельности и процессами в бухгалтерии. Нужно выбрать максимально удобный и информативный и закрепить в Учётной политике.

В строке «Переплата по налогам» стоит смотреть на динамику суммы. Переплата может возникнуть, например, по НДС, страховым взносам или больничным. Если из месяца в месяц сумма не уменьшается — это повод выяснить, предпринимает ли бухгалтерия какие-то действия, чтобы вернуть излишне уплаченные налоги.

Эту строку удобно анализировать параллельно со строкой раздела Пассивы «Задолженность по налогам». Логика такая же: если там большая сумма, да ещё и растёт — необходимо выяснить, почему. Ведь задолженность по налогам — это риск штрафов. А если в параллельной строке значится переплата, а тут задолженность — точно нужно спросить бухгалтера, делается ли что-то для взаимозачёта.

Строка по внутригрупповым расчётам характерна для холдингов и позволяет отслеживать перемещение активов между лицами группы. Если мы собираем баланс по отдельному лицу в группе, то можем увидеть задолженности других лиц перед нами. Если мы собираем консолидированный баланс, этой строки не будет.

Задолженность по подотчёту возникает тогда, когда деньги сотруднику выданы, но он по ним ещё не отчитался, т.е. не сдал в бухгалтерию подтверждающие документы. У нас в практике есть примеры компаний, у которых такая задолженность вырастала до 10-15 млн ₽. Почему важно контролировать эту строку?

  • Если сотрудник не отчитался, то выданные деньги не отразились на затраты. Значит, не уменьшилась налогооблагаемая база.
  • Если сотрудник получил какие-то деньги и не отчитался, что потратил их в интересах компании, значит это что? Его доход. С дохода сотрудника, т.е. зарплаты компания, как налоговый агент, обязана перечислить НДФЛ и уплатить страховые взносы. А компания, получается, этого не делает. Большие суммы по подотчёту налоговая может квалифицировать как форму выплаты зарплаты и доначислить налоги.
  • Ну и большие зависшие суммы за подотчёт — сигнал, что у вас бардак в бизнес-процессах. Видимо, ни кадровики, ни бухгалтерия не контролируют эту отчётность, а сотрудники не сдают вовремя или вообще не сдают документы. Это повод отладить процесс, создать или пересмотреть регламент.

Иногда в балансе в подразделе «Другая дебиторская задолженность» бывает строка «Задолженность по заработной плате». Такая задолженность может возникнуть, когда мы выплатили аванс сотрудникам, а период ещё не закончился и они как бы не всё отработали. Но поскольку баланс собирается по итогам месяца, обычно, к этому времени и зарплата уже выплачена, и сотрудники отработали полный период, поэтому в строке — 0 ₽. Такая строка может появиться в каких-то очень индивидуальных случаях.

А вот параллельная строка «Задолженность по заработной плате» в разделе Пассивы присутствует всегда и отражает задолженность компании по выплате зарплаты перед сотрудниками. Тут всё прозрачно: если у компании есть невыплаченная заработная плата — это риски по трудовому законодательству.

В следующей статье разберём последний подраздел оборотных активов — финансовые вложения.

Планируете постановку управленческого учёта? Пройдите аналитический этап, чтобы выявить ошибки в учёте, сформулировать цели и задачи системы учёта, получить дорожную карту проекта.

Поделитесь статьей
Читайте другие статьи
18.10.2021
Договор займа для выплаты дивидендов учредителю: как лучше не делать
18.10.2021
Возможны ли послабления по налогообложению? Рассматриваем законопроекты 2021 года
11.10.2021
Секреты баланса. Разбираем подраздел оборотных активов «Финансовые вложения»
11.10.2021
Суд — на стороне налоговой. В каких случаях управляющий ИП может быть признан взаимозависимым лицом
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.