Трудовых книжек больше не будет: их заменит электронный документооборот

Просмотров: 63
23.12.2019
Автор статьи Евгения Батракова Клиентский менеджер

В 2020 году в России планируется введение электронных трудовых книжек, которые постепенно заменят привычный бумажный документ. Как будут регулировать этот процесс, что необходимо сделать для перехода на электронный документооборот работникам и работодателям, нужно ли срочно что-то предпринимать «прямо сейчас»? Мы собрали ответы практически на все вопросы, которые возникают у бизнеса в связи с появлением электронных трудовых книжек.

Кто должен осуществить переход на электронные трудовые книжки?

Абсолютно ВСЕ! Это касается и крупных корпораций, и субъектов малого предпринимательства, и индивидуальных предпринимателей.

Какие документы будут регулировать новые правила ведения трудовых книжек?

  • Законопроект 748684-7 О внесении изменений в ТК в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в Трудовой кодекс будет внесена новая статья – ст. 66.1)
  • Законопроект 748744-7 О внесении изменений в закон от 1 апреля1996 года № 27 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Как будут выглядеть электронные трудовые книжки с 2020 года?

«Электронные трудовые книжки» — это просто рабочее название проекта Министерства труда. На самом деле, отдельного носителя или программного обеспечения никто не выпустит, сведения о трудовой деятельности и стаже будут собираться на базе информационных систем Пенсионного Фонда в виде персонифицированной отчетности.

Нужно ли будет приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение, оборудование?

НЕТ. Никакого дополнительного ПО для сдачи персонифицированной отчетности, содержащей сведения о трудовой деятельности и стаже, не потребуется. Сегодня работодатели, штат которых насчитывает более 25 сотрудников, уже обязаны сдавать отчетность со сведениями о трудовой деятельности в электронном виде. С будущего года этот процесс, выстроенный по аналогичному сценарию, станет обязательным для всех.

Нужно ли будет заключать соглашение об обмене электронными документами с Пенсионным Фондом?

Нет, работодатель уже обязан предоставлять эту информацию в рамках Федерального Закона.

Какую информацию придется передавать в Пенсионный Фонд? Придется ли переносить из трудовой книжки в базу данных всю информацию о трудовой деятельности?

Всю информацию о трудовой деятельности работника заносить в базу данных не нужно. Обязательно нужно будет предоставить следующие данные:

1. Сведения о самом работодателе (Страхователе): наименование, сведения об изменении наименования, регистрационный номер;

2. Сведения о работнике: ФИО, паспортные данные, страховой номер;

3. Сведения о выполняемой работе и периодах работы:

  • прием на работу с указанием структурного подразделения
  • трудовая функция
  • переводы на другую постоянную работу
  • увольнения, их основания и причины
  • реквизиты документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

4. Информация о подаче заявления о сохранении или отказе от бумажной трудовой книжки (ст. 66 и 66.1. ТК РФ).

В какие сроки будут проводиться изменения и что для этого должен сделать работодатель?

В 2019 году для перехода на электронную трудовую книжку ничего делать не нужно. В 2020 году до 30 июня работодатели будут обязаны уведомить всех работников (включая совместителей) об изменениях в трудовом законодательстве, а работники должны будут сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки. После этого до конца 2020 года работодатель должен будет проанализировать все свои внутренние локальные нормативные акты и при необходимости внести в них изменения.

Например, необходимо будет найти в Правилах внутреннего распорядка пункты, в которых упоминается термин «трудовая книжка», и внести дополнительный термин — «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».

Как подготовиться к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде?

  • Изменить кадровые документы, где прописан порядок работы с трудовыми книжками;
  • Проверить бумажные трудовые книжки;
  • Обеспечить техническую возможность передачи информации в ПФР;
  • Уведомить сотрудников о новых правилах;
  • Разработать форму заявления, которое будут подавать сотрудники;
  • Составить список сотрудников, сведения о которых будут подаваться в Пенсионный фонд.

Как уведомить работников об изменениях в трудовом законодательстве?

Работодателю необходимо разработать внутренний локальный нормативный акт, в котором прописываются следующие тезисы:

  • Сведения о работнике, выполняемой работе, переводах и увольнении работодатель передает в ПФР.
  • Бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о трудовой деятельности.
  • Сотруднику необходимо выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный вариант) и написать соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года.

Обратите внимание, что работодатель обязан уведомить работника об изменении в трудовом законодательстве до 30 июня 2020 года, а работник имеет право написать заявление до 31.12.2020 г.

Как работник будет получать сведения о своей трудовой деятельности, если он выберет «электронный» вариант?

Сотрудник может запросить эти данные у работодателя, ПФР, МФЦ или посмотреть необходимую информацию в личном кабинете на сервисе «Госуслуги».

Как должно выглядеть уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки

Образец заявления на электронную трудовую книжку

А если сотрудник не напишет заявления и не сделает выбор в пользу бумажного или электронного варианта трудовой книжки?

Если работник не напишет заявление, то работодатель по умолчанию продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

Какие будут формы отчетности?

СЗВ — ТД

Предоставляются в ПФР при приеме на работу, постоянном переводе, увольнении и подаче работником заявления о выборе способа формирования сведений.

С 1 января 2020 года – ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным

С 1 января 2021 года:

— по сотрудникам, за которых не отчитались в 2020 г., – не позднее 15 февраля 2021 года

— при постоянном переводе и подачи заявления о выборе способа формирования сведений – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным

— при приеме и увольнении – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

СЗИ — ТД Выписку со сведениями о трудовом стаже работника работодатель выдает сотруднику по запросу в течение трех дней при увольнении

Формы сдачи отчетности, еще не утверждены, ждем января 2020 года.

Поделитесь статьей
Читайте другие статьи
26.07.2021
Можно ли вернуть переплату по налогам, если прошло больше трех лет?
26.07.2021
Нужно ли предоставлять в налоговую отчёт об операциях при передаче в лизинг оборудования из перечня прослеживаемых товаров?
19.07.2021
Могут ли налоговики взыскивать налоги с личного счёта ИП?
19.07.2021
Как оценить риск выездной налоговой проверки: 12 показателей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.