Стоп-факторы: кому не подойдёт аутсорсинг учёта в АЦ «Основа Капитал»

Просмотров: 232
22.03.2021
Ольга Екимовских
Автор статьи Ольга Екимовских Руководитель отдела бухгалтерского аутсорсинга

Честно рассказываем о двух типах клиентов, с которыми сложно сработаться и результата от сотрудничества не будет.

Первый тип: неразбериха в процессах

Иногда клиенты не видят взаимосвязи между процессами предприятия и учётом. В производстве, продажах и работе с поставщиками царит хаос. При этом есть ожидание, что аутсорсинговая компания совершит чудо самостоятельно.

Путаница в процессах характерна для первой и второй стадии жизненного цикла компании по Адизесу: когда все чем-то занимаются, но никто не знает, чем. Сотрудники хватаются за всё подряд, а какие-то процессы упускают. Но здесь важно, как руководство к этому относится.

Одно дело, если руководитель считает это не нормой, старается исправить и упорядочить процессы. С такими клиентами мы работаем, и у нас получается им помочь.

Но есть компании, у которых достаточно большие обороты — до миллиарда выручки — а они ещё находятся в стадии, когда никто не понимает процессов, и руководство не считает это серьёзной проблемой. Заключение договора с аутсорсинговой компанией видится им как подорожник, который исправит ситуацию: «чтобы не случилось цифры нам нужны в срок, так как вы по договору обязались». Но, к сожалению, так не работает.

Нежелание понять и увидеть взаимосвязь между качественным бухучётом и выстроенными бизнес-процессами — главное. Компания может соглашаться — да, мы знаем о проблемах со складом. И на этом всё.

Но дело в том, что учёт не может существовать в отрыве от процессов. Здесь отлично подходит метафора про два поезда, которые параллельно едут в одну сторону. В одном находится производство, логистика, склад, в другом — учёт.

И чем ровнее идут поезда, тем проще учётчикам смотреть на соседей и фиксировать, что происходит. А значит, результат будет достоверным. Но если предприятие живёт своей жизнью, а учёт — своей, то ничего не получится.

Часто мы видим, что проблемы на предприятии пытаются перекрыть, например, штатным бухгалтером. Он выполняет несвойственную ему работу — занимается обеспечением процессов. Ведёт документооборот, ходит по отделам и спрашивает документы, информацию. Эти вещи не связаны с учётом — человек просто недостаточно понимает свой функционал и делает всё, что скажет руководство.

И когда после такого к нам приходят клиенты, мы слышим фразу: «У нас бухгалтер всегда это делал». Но это не значит, что так правильно. Поэтому ещё на старте выясняем весь функционал, который выполнял штатный специалист: куда звонил, у кого что спрашивал, не носил ли кофе или не заказывал ли канцтовары. Это мы делаем, чтобы руководству было понятно, какие процессы после передачи бухучёта на аутсорс останутся без внимания.

Но даже если с процессами непорядок, это не значит, что сработаться не получится. На начальном этапе работы мы составляем карту процессов компании, где видно проблемы. Отдельно делаем карту проблем и указываем на вещи, которые требуют внимания. Если клиент готов работать, назначает со своей стороны ответственных, разбирается в этом и стремится исправить, то сотрудничеству быть.

Если же карта процессов остаётся востребованной только нами, а компания считает, что это их не касается, то с такими клиентами мы не сработаемся.

Второй тип: параллельный учёт

Другой тип клиентов, с которыми сотрудничество осложняется — те, кто под аутсорсингом бухгалтерского учёта понимает исключительно решение задач в виде бухгалтерской отчётности, налоговых деклараций.

При этом компании даже не предполагают, что учёт, который ведёт аутсорсер, должен быть реальным.

Такие организации, как правило, живут с двумя учётами: бухгалтерским и управленческим. Они уверены в своей системе, ведут учёт для руководства в отдельном месте — это может быть Google-таблицы или 1С:Управление торговлей. Там компания размещает, по их мнению, достаточный объём финансовой информации для принятия решений. Бухгалтерский учёт воспринимается как придаток.

Один собственник сам вёл учёт в Google-таблицах, иногда привлекая секретаря. Каждый день он работал с таблицами, пока оборот компании не достиг миллиарда. На этой цифре предпринимателю стало сложно вести учёт параллельно, он подумал — что-то здесь не так.

Создание параллельного учёта осложняется тем, что компания не считает нужным вникать и тратить усилия на выстраивание процессов так, чтобы всё работало в единой системе. Сотрудники в первую очередь предоставляют информацию в таком виде, в каком это удобно использовать для управления.

В итоге мы становимся придатком — нужны только для того, чтобы сдать налоговые декларации.

Но при таком подходе данные налоговой декларации могут быть недостоверными. Мы сталкиваемся с расхождением цифр в учёте собственника и нашем учёте. Потому что система не единая, информацию надо заносить в два места параллельно и ошибки неизбежны.

Мы не считаем это правильным, да и для клиента создание двойной системы — слишком большие траты на сдачу налоговых деклараций.

Надо наладить работу так, чтобы сотрудники оформляли документы, подходящие для бухгалтерского, налогового и управленческого учётов одновременно. Поэтому мы много усилий тратим на то, чтобы договориться об изменениях. Но если результата нет, нам такой подход не близок. Создание базы с налоговой декларацией, которая не сходится с реальностью — не для нас.

Оставьте заявку на консультацию по аутсорсингу бухгалтерского учёта, чтобы обсудить ваши задачи с нашими специалистами.
<p>Финансовая стратегия собственника</p>

Финансовая стратегия собственника

Скачайте бесплатную шпаргалку
Поделитесь статьей
Читайте другие статьи
18.10.2021
Договор займа для выплаты дивидендов учредителю: как лучше не делать
18.10.2021
Возможны ли послабления по налогообложению? Рассматриваем законопроекты 2021 года
11.10.2021
Секреты баланса. Разбираем подраздел оборотных активов «Финансовые вложения»
11.10.2021
Суд — на стороне налоговой. В каких случаях управляющий ИП может быть признан взаимозависимым лицом
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.