Стоит ли переходить на кадровый аутсорсинг?

Просмотров: 84
10.01.2021

Что такое кадровый аутсорсинг, как он работает, в чем преимущества и как на него перейти — об этом читайте в нашей новой статье.

Грамотно и без потерь для организации выстроить работу отдела кадров удаётся не всегда. Есть несколько проблем, которые заставляют либо переплачивать, либо терпеть неудобства.

Проблема 1: неравномерная нагрузка в малых, средних и крупных фирмах

Допустим, в организации есть 1 специалист по кадровому учёту – и в штатном режиме работы компании его вполне хватает, но объем работы может резко возрасти. Например: открывается новый филиал, в компании начинает работу новый отдел,  или наоборот, в связи с кризисом руководство компании принимает решение о сокращении персонала и т.д. 

Ситуаций, в которых нагрузка на специалистов отдела кадров возрастает в несколько раз достаточно много – и все они требуют  решения. 

Можно нанять ещё несколько сотрудников в кадровый отдел для равномерной нагрузки на специалистов отдела кадров, но, когда ситуация разрешится, в них не будут нуждаться  до следующего подобного “кризиса”. А держать специалистов, которые в штатном режиме будут работать с нагрузкой в 50 % от нормы, просто ради «запаса прочности», не принося компании пользу – это нерационально.

Проблема 2: низкая нагрузка на кадры

У микробизнеса другие сложности: кадровое делопроизводство вести нужно, но объём работы так мал, что его не хватает даже для загрузки одного специалиста. В этой ситуации можно:

  • Нанять сотрудника и смириться с тем, что ему приходится платить полную ставку при низкой загрузке;
  • Передать функции кадрового отдела бухгалтеру, секретарю или любому другому сотруднику. 

Минусы очевидны: это будет не профессионал в кадровом делопроизводстве, а простой сотрудник, которому все равно нужно будет доплачивать. Доплачивать за неквалифицированную работу и при этом нести риски, за которые придется расплачиваться во время визита контролирующих органов.

Проблемы у микро-, малого, среднего и крупного бизнеса разные, но и те, и другие сложности решаются переходом на аутсорсинг.

Что такое кадровый аутсорсинг?

Делегирование всех функций кадрового учета сторонней организации. Фактически, фирма получает удалённо целый отдел кадров: передаёт все работы по кадровому делопроизводству выбранному подрядчику, который несет ответственность за полученный  результат.

Преимущества и недостатки кадрового аутсорсинга

Плюсы такого выбора очевидны:

Вы получаете услуги профессионалов ровно в том объёме, который вам нужен. В штатном режиме с вашей компанией может работать один специалист, но, допустим, при найме сотрудников на новый объект к задаче могут моментально подключиться ещё специалисты и  в том количестве, которое необходимо для ее решения. Вам не нужно искать кадровиков, проводить с ними собеседования, проверять их компетентность, нанимать их на работу: достаточно просто запросить больший объём услуг у подрядчика;

Вы платите ровно за тот объем работ, который необходим вашему предприятию.

Недостатки аутсорсинга достаточно условны и, как правило, они исчезают при выборе хорошего подрядчика.

Из возможных проблем стоит отметить:

Поверхностное представление о работе фирмы. Аутсорсер не работает в вашей компании и может быть незнаком с её спецификой, но эта проблема сойдет на нет при выборе подрядчика, который имеет в своем портфеле клиентов из разных сфер бизнеса. Его специалисты знают, как грамотно выстроить взаимодействие, и какие вопросы нужно вам задать, чтобы максимально быстро погрузиться в специфику вашей организации.

Удалённость сотрудников. Пугает то, что вы не можете контролировать работу удалённого работника – только её результаты. Но будьте спокойны, вам и не нужно этим заниматься: аутсорсеры дорожат репутацией и несут материальную ответственность за результат своей работы. Кроме того процесс взаимодействия с клиентами выстраивается таким образом, что качество и сроки выполнения задач регламентируются изначально;

Риск нарушения конфиденциальности. Данное сомнение снимается на стадии подписания договора: как правило, там указываются обязательства аутсорсера по сохранению конфиденциальной информации (в том числе коммерческой и банковской тайны), а также ответственность за её разглашение.

В конечном счёте – и при грамотном выборе подрядчика – риски сходят на нет, а выгода от перехода на аутсорсинг быстро окупает все затраты на поиск аутсорсера и организацию работы с ним.

Какие задачи можно передать на аутсорсинг?

Все. Если говорить об основных, то это:

Составление типовых документов – трудовых договоров, соглашений, штатных расписаний, должностных инструкций, положений о материальной ответственности, правил внутреннего распорядка и пр.

  • Кадровый учет первичной документации – табелей, приказов (формы Т-1, Т-8, Т-5, Т-6 и др.), личных карточек, графиков отпусков и пр.;
  • Ведение персонифицированного учета, который занимает важное место в эффективном кадровом учете;
  • Заполнение трудовых книжек и журнала их движения;
  • Консультирование по трудовым вопросам;
  • Взаимодействие с надзорными органами (Трудовая инспекция, Пенсионный Фонд, Фонд Социального страхования, Прокуратура в части соблюдения норм трудового законодательства и т.д.).

Все эти задачи необходимо закрывать даже тогда, когда трудоустроен всего один сотрудник, т.к. за отсутствие хотя бы одного документа предусмотрены серьёзные штрафы. Более того: они назначаются и суммируются за каждое выявленное нарушение. Поэтому у вас должна быть уверенность в качестве ведения кадрового учета.

Проще всего передать выполнение всех основных задач по кадровому делопроизводству профессиональным аутсорсерам: специалистам, которые отлично разбираются в законодательстве, специализируются именно на работе с кадрами и не допускают ошибок. Соответственно, собственный отдел кадров не нужен вообще (при большом объёме работ можно нанять 1 сотрудника, который и будет заниматься взаимодействием с аутсорсером).

Как перейти на кадровый аутсорсинг?

Можно разбить процесс на четыре основных этапа:

Аудит. Тщательно посчитайте, в какую сумму обойдётся создание собственного отдела кадров, удовлетворяющего все потребности компании. Потом проведите анализ рынка аутсорсинговых услуг, запишите средние тарифы наиболее крупных подрядчиков, предлагающих нужные Вам услуги, и сравните цифры: убедитесь в том, что переход на аутсорсинг будет целесообразен;

Выберите подрядчика. Это должна быть фирма, присутствующая на рынке несколько лет, имеющая хорошие отзывы (очень удачно, если можно связаться с текущими и прошлыми клиентами компании, чтобы получить по ней обратную связь). Учтите, что некоторые организации работают только со средним и крупным бизнесом, некоторые – только с малыми и микропредприятиями. И обязательно уточните, есть ли у подрядчика страховка профессиональной ответственности;

Обговорите условия контракта. Вам – совместно с выбранным подрядчиком – нужно составить максимально полное ТЗ на услуги аутсорсинга: опишите весь объём работ, условия сотрудничества в части оплаты при увеличении или уменьшении объема работ и обговорите ответственность сторон. 

Важные пункты, которые требуют обсуждения:

  • Минимальная квалификация специалистов аутсорсера, работающих с вашей компанией;
  • Сроки выполнения, сдачи и приёмки работ;
  • Условия и порядок взаиморасчёта;
  • Ответственность аутсорсера за качество услуг.

Подпишите договор. В присутствии профессионального юриста и при его участии: проверьте, что договор содержит все согласованные в процессе переговоров условия.
В большинстве случаев все условия достаточно типовые, поэтому проблем не будет.

Как контролировать работу аутсорсера?

Для контроля достаточно:

  • Следить за тем, чтобы работа аутсорсера соответствовала заранее достигнутым договоренностям;
  • Периодически собирать обратную связь от менеджеров, контрагентов и сотрудников – всех, с кем контактируют представители аутсорсера.
  • При возникновении любых проблем свяжитесь с компанией-аутсорсером и обсудите сложившуюся ситуацию. Но, как показывает практика, проблем и сложностей не возникает.
Поделитесь статьей
Читайте другие истории успеха
29.03.2021
Как понять, какую задачу для вашего бизнеса должен решать управленческий учёт и как настроить систему для получения необходимых вам финансовых данных?
31.03.2020
Семь полезных привычек для руководителя чтобы бизнес не болел
29.03.2021
Больше, чем аудит. Как застройщик узнал, что управляющая компания может быть прибыльной
26.03.2021
Ключевые показатели торговой компании: на что ориентироваться?
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.