Сколько хранить документы в компании?

Просмотров: 279
01.06.2018

В процессе деятельности любая организация неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых и гражданско-правовых отношений. В этой статье мы поговорим о том, сколько хранить документы в компании.

В процессе деятельности любая организация неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых и гражданско-правовых отношений.

Данные требования законодательства обусловлены не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью организаций (индивидуальных предпринимателей).

Действующее законодательство предъявляет различные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также устанавливает требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Так, при формировании внутреннего регламента о порядке документооборота и сроках хранения документов в архивах организации необходимо ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:

  • в отношении документов бухгалтерского учета и отчетности следует учитывать нормы Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
  • по документам налогового учета – нормы НК РФ
  • по документам по кадровому учету — нормы Федерального закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

 

Документы бухгалтерского учета и отчетность

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Срок хранения годовых бухгалтерских балансов и отчетов, приложений к балансу, пояснительных записок, бюджетной отчетности установлен как постоянный. Соответственно, бухгалтерская отчетность должна храниться в течение всего срока существования организации.

Учетная политика, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т.ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

 

Документы налогового учета

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (в том числе первичные документы по доходам и расходам), следует хранить в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Данный срок хранения документов соответствует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (в рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий 3 предшествующих календарных лет).

Течение срока хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов. Например, отсчет срока хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен начинаться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

ВАЖНО:Если один документ используется для нескольких целей (например, подтверждает расходы в бухгалтерском и налоговом учете), а срок отличается, то необходимо ориентироваться на больший срок хранения бумаг в архиве организации.

Документы, подтверждающие убытки

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, хранят в течение всего срока, когда указанный убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6, п. 16 ст. 214.1 НК РФ). Срок хранения не сокращается даже после проведения налоговой проверки. После того как убыток будет полностью списан, документы продолжают хранить в соответствии с установленными для них сроками.

 

Документы по кадровому учету

Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ). В частности, трудовые договоры, кадровые приказы (прием на работу, установление совмещения, переводы, аттестация, поощрения, предоставление отпусков и т.д.), личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, согласие на обработку персональных данных и т.п.

 

Сроки хранения документов по личному составу (п. 1 и 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):

 

  • 75 лет — для документов, созданных до 1 января 2003 года;
  • 50 лет — для документов, созданных после 1 января 2003 года.

При этом на многие документы по личному составу установлены иные сроки хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

 

Ответственность за нарушение сроков хранения документов

Если организация (индивидуальный предприниматель) по требованию госорганов (ИФНС, ФСС РФ, трудовой инспекции и т.д.) не представите документы, чей срок хранения не истек, то организация (индивидуальный предприниматель) и ее должностные лица будут оштрафованы. Размеры штрафов указаны в НК РФ, КоАП РФ, Законе № 125-ФЗ.

Протоколы по административным штрафам выписывают:

  • налоговые орган (по ст. 15.6 и 15.11 КоАП РФ);
  • Роструд РФ  (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
  • Росархив (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ);
  • ФСТЭК  (ст. 14.20 КоАП РФ);
  • Росфиннадзор (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ);
  • ФАС РФ (ст. 19.31 КоАП РФ).

Подключайтесь к услуге абонентского консалтинга и получайте оперативные компетентные ответы по вопросам бухгалтерского учёта, налогообложения и права от экспертов Консалтинговой группы «Капитал».

<p>33 способа улучшения фин. состояния для стоматологических клиник</p>

33 способа улучшения фин. состояния для стоматологических клиник

Скачайте бесплатную шпаргалку
Поделитесь статьей
Читайте другие статьи
26.07.2021
Можно ли вернуть переплату по налогам, если прошло больше трех лет?
26.07.2021
Нужно ли предоставлять в налоговую отчёт об операциях при передаче в лизинг оборудования из перечня прослеживаемых товаров?
19.07.2021
Могут ли налоговики взыскивать налоги с личного счёта ИП?
19.07.2021
Как оценить риск выездной налоговой проверки: 12 показателей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.