Проведение аттестации сотрудников финансовой службы

Если вы планируете проведение аттестации сотрудников финансовой службы своими силами, наши советы помогут вам.

Хотите проверить квалификацию и профессиональные знания своих работников? Не обязательно сразу приглашать стороннего эксперта, начать можно с неформальной аттестации, которую вполне можно провести своими силами. Такая аттестация почти не требует затрат, но, при этом, позволяет получить довольно точную оценку перспектив работы с каждым сотрудником.

Порядок проведения аттестации

Законодательство РФ никаким образом не устанавливает единый порядок проведения аттестации работников компании. Соответственно, вам нужно будет разработать локальный нормативный акт, включающий в себя:

Цель аттестации. Это может быть оценка квалификации сотрудника, определение направления для его обучения и т. д.;

Периодичность аттестации. Как правило, достаточно проводить такую проверку работников раз в три года;

Категории работников, подлежащих оценке. Нет никаких ограничений для коммерческих компаний: вы можете проверить всех сотрудников. Тем не менее, рекомендуется исключить из списка работников:

  • На испытательном сроке;
  • В декрете;
  • В отпуске по уходу за ребёнком;
  • Проработавших на текущей должности менее 1 года;
  • В возрасте 60 лет и старше.

Состав комиссии. В комиссии, оценивающей результаты аттестации, должно быть не менее трёх человек (обязательно нечётное количество), также должны быть назначены секретарь и председатель. Если в организации есть первичная профсоюзная организация, её члена обязательно необходимо включить в состав комиссии (ст. 82 ТК России);

Форма проведения аттестации. Устная, письменная, практическое задание — можно выбрать несколько вариантов;

Критерии оценки. Как правило, указываются требования, предъявляемые к сотруднику профессиональным стандартом, должностной инструкцией и квалификационным справочником. Также часто указывается корпоративная компетентность — понимание работником задачей и целей компании, стратегии её развития;

Сроки исполнения решений комиссии. Как правило, 1-2 месяца. С данным нормативным актом нужно будет под роспись ознакомить всех сотрудников компании.

Совет: ещё на стадии приёма сотрудника на работу возьмите с него согласие на прохождение аттестации. Его можно указать в трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.

5 простых шагов — план аттестации

Вам нужно будет пройти всего 5 шагов:

  • Определиться с целями аттестации;
  • Собрать информацию о состоянии дел в финансовой службе;
  • Разработать тесты для сотрудников;
  • Провести с каждым сотрудником беседу и тестирование;
  • Подвести итоги.

Схема простая и последовательная, рекомендуем её придерживаться.

Шаг 1: цели аттестации

Основная цель определяется в самом начале: выяснить, достаточно ли у работников финансовой службы компетенций для выполнения своих обязанностей. Но это цель комплексная, а для чёткого планирования аттестации вам нужно сформулировать более конкретные задачи.

Это могут быть:

Грамотное распределение нагрузки. Возможно, у разных сотрудников дублируются функции, возможно, кто-то делает ненужную работу — проверив зоны ответственности, Вы сможете избавиться от таких проблем и оптимизировать работу финансового отдела;

Выявление неэффективных работников. Если кто-то не справляется со своими обязанностями — или просто игнорирует их, теряя время в социальных сетях и на развлекательных сайтах – аттестация это покажет;

Проверка лояльности. Сотрудник, не соблюдающий корпоративные стандарты, может быть угрозой для компании (к примеру, он может случайно или преднамеренно разгласить финансовую тайну).

Кроме того, в ходе аттестации можно уточнить у подчинённых их личные планы: если кто-то собирается уйти на обучение, в декрет или по иной причине будет просить об изменении рабочего графика, лучше узнать об этом заранее. Будет проще распланировать кадровый резерв.

Шаг 2: мониторинг состояния финансовой службы

Для того, чтобы оценить общее состояние дел в финансовом отделе, необходимо:

Проверить исполнение бюджета. Бюджеты всех подразделений компании проходят через финансовый отдел, в том числе и собственный бюджет фин. службы. Соответственно, первое, на что нужно взглянуть: всё ли в порядке с расходами, нет ли превышения затрат;

Проверить условия по контрактам. Договоры с банками, инвестиционными фондами и другими организациями, с которыми сотрудничает компания — смотрите на ставки за обслуживание, штрафные санкции, условия поручительств и т. д. Если возникают подозрения в том, что договоры заключаются не с максимальной эффективностью для вашей фирмы, закажите сторонний аудит документации;

Проверить выполняемость задач. Вам понадобятся планы работы и стратегического развития отдела: данные из них нужно будет сравнить с реальными отчётами о проведённой работе. На этом этапе уже можно выделить сотрудников, на которых в ходе аудита нужно обратить особое внимание;

Уточнить функции каждого сотрудника. Зоны ответственности, распределение задач – вы должны получить максимально чёткое представление о том, кто за что отвечает.

Постарайтесь собрать максимально полные сведения о работе финансового отдела, и, если хоть что-то вызывает подозрения, наймите независимого аудитора — профессионала в области финансов.

Шаг 3: подготовка аттестационных заданий

Собрав данные о функциях каждого сотрудника финансовой службы, вы можете подготовить наиболее эффективные аттестационные тесты для каждого из них. Хороший тест обязательно должен содержать:

Профильные задания. Задачи и вопросы, которые проверяют профессионализм сотрудника, его умения и навыки. При подготовке такого рода заданий рекомендуется воспользоваться помощью опытного финансиста (внешнего эксперта или финансового директора — в случае, если он сам не принимает участия в аттестации);

Корпоративные задания. Это вопросы на знание структуры подчинённости, принятой в компании, правил оформления документации и других корпоративных стандартов.

Совет: если в финансовой службе вашей компании работает много сотрудников, составьте тесты только для руководителей. Проведите их аттестацию лично, а потом дайте поручение составить аналогичные задания для остальных сотрудников, согласовать их с вами, и провести тестирование. Кроме того, не рекомендуем включать в тесты большое количество сугубо теоретических вопросов: хорошая задача должна выглядеть как пример из практики работы вашей компании.

И, наконец, рекомендуем большинство вопросов составлять так, чтобы на них можно было ответить «да» или «нет» — или выбрать один из нескольких вариантов. Задания с развёрнутыми ответами гораздо сложнее проверять, поэтому не рекомендуется включать в аттестационный список больше 1-2 подобных задач.

Шаг 4: непосредственное тестирование

Как правило, аттестация состоит из двух этапов:

Личная беседа. Вы уточняете, доволен ли сотрудник своей работой в компании, нет ли у него пожеланий и предложений по изменению условия труда, а также выясняете его планы на ближайшие годы;

Тестирование. Письменное, согласно подготовленным заданиям.

Рекомендуется проводить аттестацию каждого сотрудника в индивидуальном порядке, такой подход даёт наилучшие результаты.

Шаг 5: подведение итогов

По результатам личной беседы и аудита финансового отдела вы уже смогли составить общее впечатление об уровне ответственности и характере каждого сотрудника. Теперь нужно объединить это впечатление с результатами тестов, проверяющих профессиональные навыки. Мы рекомендуем использовать процентную систему оценки:

При этом — если вопросы в тесте имели разную сложность – можно воспользоваться уравнивающими коэффициентами. Например, правильный ответ в части C (сложная практическая задача) может «весить» как два правильных ответа в части B (тест с выбором из 4 вариантов) и три правильных ответа в части A (тест с двумя вариантами, «да» и «нет».

В любом случае, в результате вы получите для каждого сотрудника определённый средний балл. Объединив эти баллы в общую таблицу, где будут указаны результаты для всех работников финансовой службы (не забудьте оставить поле для собственного комментария о личных впечатлениях), вы получите полную и достоверную картину состояния дел в финансовом отделе компании. Эти данные помогут сделать эффективные кадровые перестановки и спланировать обучение сотрудников.

  • Считаете количество правильных ответов в тесте;
  • Переводите его в процент к общему количеству заданий;
  • Получаете результат.
Поделитесь статьей
Читайте другие истории успеха
29.03.2021
Как понять, какую задачу для вашего бизнеса должен решать управленческий учёт и как настроить систему для получения необходимых вам финансовых данных?
31.03.2020
Семь полезных привычек для руководителя чтобы бизнес не болел
29.03.2021
Больше, чем аудит. Как застройщик узнал, что управляющая компания может быть прибыльной
26.03.2021
Ключевые показатели торговой компании: на что ориентироваться?
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.