Power BI — один из самых удобных инструментов для финансового анализа, который изменит ваше представление об отчётах

Что такое Power BI

Power BI — это набор специальных программных сервисов Microsoft. Они позволяют собирать данные из различных, несвязанных между собой, источников (1С, Excel, Google-таблиц, CRM и др.); преобразуют их и представляют в наглядном виде, удобном для анализа.

Проще говоря, огромное количество разрозненных цифр и таблиц с помощью Power BI превращается в красивый и понятный интерактивный отчёт.

Большой плюс Power BI — возможность автоматически повторять все действия по подключению к источникам и очистке данных. Для пользователя это значит, что модель данных нужно настроить один раз, потом установить расписание и Power BI сам будет подключаться к источникам (например, 1С) и подгружать новые данные в отчёт.

Возможности Power BI

Если правильно настроить Power BI, то сервис становится правой рукой для руководителя. У программы есть разные функции:

• подключается к любым источникам данных и создаёт единый отчёт;
• сохраняет последовательность обработки и расчётов — их не нужно повторять, они сформируются автоматически;
• моделирует и загружает собственные формулы и показатели для анализа;
• отображает информацию с помощью интерактивной графической визуализации;
• предоставляет все отчёты и дашборды через сайт или мобильное приложение Power BI Mobile;
• позволяет вносить изменения и автоматически обновляет всю информацию в режиме реального времени;
• разграничивает права доступа к отчётам для сотрудников разных уровней и подразделений;
• присылает оповещения, чтобы оперативно отслеживать ключевые показатели.

Для руководителя главное преимущество системы Power BI — наглядность и экономия времени. Можно увидеть все основные показатели деятельности компании на разных этапах и оценить эффективность. Понятный и оперативный отчёт — это то, что нужно для принятия правильных решений.

Важный источник данных для финансового анализа в Power BI — программа 1С. В комплексе эти сервисы дают полную и интуитивно понятную картину по финансовому состоянию компании.

Информация из 1С выгружается в Power BI, и программа предоставляет аналитику в любых разрезах, которые есть в системе учёта. Это позволит вам и вашим сотрудникам получать данные из 1С через браузер или мобильное приложение, не заходя в систему. Так вы экономите серверные мощности и приобретаете меньшее количество лицензий 1С.

Чем Power BI отличается от Excel и Google-таблиц

По сути, эти сервисы — основа для сбора данных и создания отчётов. Функциональность Excel и Google-таблиц очень похожа. Обе программы имеют простой интерфейс. Основное назначение обоих сервисов — накопление данных в табличном виде. Визуализации и «панели приборов» — только вспомогательные функции с весьма урезанными возможностями.

Power BI принципиально от них отличается, так как этот программный продукт создан не для «забивания» данных, а для их анализа и визуализации. Непосредственно в Power BI будет сложно завести план по продажам на следующий год.

Но вы без проблем сможете подключиться к такому плану, который хранится в Google-таблице, и в режиме онлайн увидите график выполнения плана, сможете построить прогноз до конца года, при этом моделируя разные сценарии. А если нужно будет увидеть, кто в команде у вас «локомотив», либо, наоборот, «тормоз», то в один клик сможете получить аналитику по филиалам, менеджерам, продуктам и другим данным, необходимым аналитикам.

Чем ещё Power BI отличается от других систем:

1. Важное отличие Power BI от Excel и Google-таблиц — полная автоматизация ручного труда по своду информации, необходимой для анализа. Например, в Power BI мы можем проделывать манипуляции в пару кликов: сравнить финансовые периоды между собой.
2. Функция Drill down, которая позволяет детализировать любой показатель в отчёте до первичного документа.
3. Возможность совместной работы. В Power BI заложен механизм простого обмена данными. Информация размещается на облачном сервисе, который их автоматически обновляет. Можно дать доступ пользователям только к части данных.

Стоит отметить, что в Google-таблицах тоже есть удобный совместный доступ, можно также настроить автоматический импорт данных из сторонних источников.

1. Разница в объёме данных. Если в Excel и Google-таблицах у вас могут возникнуть проблемы при открытии больших файлов, то с Power BI этого не произойдёт. Специальный алгоритм сжимает данные, соответственно, увеличивается скорость их обработки.
2. Отчёт в Excel и Google-таблицах статичный, в Power BI — динамический и интерактивный.
3. Наконец, Power BI — это более наглядная визуализация и разнообразие элементов.

Среди средств визуализации: различные графики; круговые, линейчатые, комбинированные, воронкообразные и прочие диаграммы; датчики, спидометры и многое другое. Есть даже географические карты, которые могут пригодиться, например, для больших организаций с филиалами в других городах.

Сколько стоит Power BI?

У Power BI есть бесплатная версия для одного пользователя с ограничением объёма данных до 1 ГБ.

Для того, чтобы попробовать продукт, можно скачать с официального сайта и установить бесплатную однопользовательскую версию. Она полностью функциональна в части подключения к источникам данных и видам визуализаций, но не позволит вам поделиться созданным отчётом с другими пользователями.

Для совместной работы необходимо приобрести лицензию Power BI Pro всем пользователям, которые будут работать с отчётом (как минимум тому, кто отчёт размещает и кто будет просматривать).

Нашим клиентам мы предоставляем одну лицензию Power BI Pro в составе пакета. Первые отчёты вы получите на 10-й день после старта проекта. Если ваша учетная система 1С настроена не совсем корректно и в ней отсутствуют важные для вас показатели, которые вы хотите увидеть в Power BI, то мы поможем её донастроить.