Новые правила документооборота для бизнеса с 2026 года

С 1 января 2026 года единственным официально признанным форматом для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг станет УПД (Универсальный передаточный документ). Чтобы избежать рисков и обеспечить бесперебойность операций, налоговая служба советует предпринять шаги по внедрению УПД уже сейчас. Рассказываем об этом в статье.

Что изменится

До сих пор в электронном документообороте использовались разные форматы: для передачи товаров (приказ ФНС России от 30 ноября 2015 года №MMB-7-10/551@) и для оказания услуг или выполнения работ (приказ ФНС России от 30 ноября 2015 года №MMB-7-10/552@). С 2026 года они утратят силу. Им на смену придёт единый унифицированный формат — УПД (Универсальный передаточный документ), утверждённый приказом ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@.

УПД выполняет две функции одновременно:

• это счёт-фактура, необходимая для применения налоговых вычетов по НДС,
• и первичный учётный документ, подтверждающий передачу товаров, работ или услуг.

Таким образом, компании будут использовать один документ вместо двух, что упрощает процессы и снижает вероятность ошибок.

Почему важно переходить заранее

ФНС России рекомендует бизнесу не ждать 2026 года, а внедрять УПД уже сейчас. Ранний переход позволит:

• Постепенно встроить УПД в процессы. У компаний будет время настроить учётные системы, адаптировать программное обеспечение и провести обучение сотрудников.
• Снизить риски. Ошибки в документообороте могут привести к отказу в вычетах по НДС или к спорам с контрагентами. Чем раньше будут отработаны все процедуры, тем меньше вероятность проблем.
• Повысить эффективность. Использование одного документа вместо двух сокращает трудозатраты бухгалтерии и ускоряет документооборот.
• Гарантировать бесперебойность работы. С 2026 года все документы, представленные в старых форматах, будут отклоняться. Перейдя на УПД заранее, бизнес избежит технических сбоев и авралов в начале года.

Что нужно сделать

1. Проверить, поддерживает ли оператор электронного документооборота работу с УПД.
2. Настроить учётные системы для корректного формирования и приёма нового формата.
3. Обучить сотрудников, которые участвуют в документообороте.
4. Протестировать процессы заранее — например, обменяться несколькими УПД с ключевыми контрагентами.